Zeiterfassung für Arztpraxen: 5 Wege im Vergleich (mit Checkliste)

Es gibt fünf Wege, die Arbeitszeit in einer Arztpraxis zu erfassen: den Stundenzettel auf Papier, eine Excel-Tabelle, ein Stempeluhr-Terminal, Cloud-Software im Abo und Software, die auf einem Rechner in der Praxis läuft (On-Premise). Rechtlich sind alle fünf zulässig. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Praxen die Arbeitszeit aber vollständig erfassen — Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags. Warum das so ist, erklärt der Artikel Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis.

Die Frage ist also nicht, ob Sie erfassen, sondern mit wie viel Aufwand. Als Faustregel: Bis etwa drei Beschäftigte kommt eine Praxis mit Papier oder Tabelle gut zurecht. Sobald Teilzeit, Minijob, Auszubildende und geteilte Dienste zusammenkommen, frisst die Handarbeit an Urlaubskonto und Überstundensaldo schnell mehr Zeit, als eine Software kostet.

Der Europäische Gerichtshof verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System (Urteil vom 14.05.2019, C-55/18). Übersetzt in den Praxisalltag heißt das: Erfasst wird die tatsächlich geleistete Zeit und nicht das Soll laut Dienstplan, Änderungen müssen nachvollziehbar sein, und Beschäftigte wie Praxisleitung müssen die Daten einsehen können. Dazu kommen Besonderheiten, die es in vielen anderen Branchen so nicht gibt:

• Geteilte Dienste: Vormittagssprechstunde, lange Mittagspause, Nachmittagssprechstunde — zwei Arbeitsblöcke an einem Tag.
• Viel Teilzeit: unterschiedliche Wochenstunden und Arbeitstage, dadurch anteiliger Urlaub und ein anderes Tages-Soll für jede Person.
• Minijobs: Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein — ein Verstoß kann nach § 21 MiLoG bis zu 50.000 € kosten.
• Auszubildende unter 18: Nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz gelten höchstens 8 Stunden am Tag und 40 in der Woche, außerdem längere Pausen.
• Pausenregeln nach § 4 ArbZG: mehr als 6 Stunden Arbeit → mindestens 30 Minuten Pause, mehr als 9 Stunden → 45 Minuten, aufteilbar in Blöcke von mindestens 15 Minuten.
• Feiertage je Bundesland und Betriebsferien zwischen den Jahren oder im Sommer.

Die Regeln im Detail — 8 und 10 Stunden, Ruhezeit, Sonn- und Feiertage — stehen im Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis.

1. Stundenzettel auf Papier

Jede Mitarbeiterin trägt täglich Beginn, Ende und Pause in ein Formular ein, am Monatsende rechnet jemand die Stunden zusammen. Das kostet nichts und funktioniert ohne Technik. Die Schwächen: Niemand prüft automatisch, ob die Pause gereicht hat; Einträge lassen sich nachträglich überschreiben, ohne dass es auffällt; Urlaub und Überstundensaldo führen Sie getrennt. Für die Lohnabrechnung muss alles abgetippt werden.

2. Excel- oder LibreOffice-Tabelle

Eine Tabelle rechnet Netto-Stunden, Soll und Saldo selbst und kann einfache Warnungen anzeigen, etwa bei zu kurzer Pause. Sie ist schnell eingerichtet — eine fertige Stundenzettel-Vorlage für Excel gibt es bei uns kostenlos. Aber: Wer die Datei öffnen kann, kann jeden Wert ändern, und die Tabelle merkt sich nicht, wer wann was geändert hat. Anteiliger Urlaub, Feiertage in Teilzeit und der Übertrag über das Jahr bleiben Handarbeit.

3. Stempeluhr-Terminal

Ein Gerät an der Wand, an dem sich die Beschäftigten mit Chip (RFID), PIN oder Fingerabdruck an- und abmelden. Das ist objektiv und für das Team bequem. Laut Vergleichsportalen kostet ein Terminal etwa 200–1.000 € in der Anschaffung, dazu kommt meist eine Software zur Auswertung, die oft als Abo läuft. Das Terminal braucht Strom, Netzwerk und einen Platz, an dem alle vorbeikommen — in vielen Praxen ist das der Empfangstresen.

4. Cloud-Software (Software as a Service)

Die Daten liegen auf den Servern des Anbieters, gestempelt wird per Browser oder App, abgerechnet meist als Abo je Mitarbeiter und Monat. Laut Vergleichsportalen liegen die Kosten je nach Anbieter und Teamgröße bei etwa 5–50 € im Monat. Vorteile: nichts zu installieren, Updates kommen automatisch, Zugriff von überall. Nachteile: laufende Kosten, die mit jeder neuen Kraft steigen, Abhängigkeit vom Internetzugang und vom Anbieter — und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, weil der Anbieter die Daten Ihres Teams in Ihrem Auftrag verarbeitet.

5. On-Premise-Software

Die Software läuft auf einem Rechner oder Server in der Praxis, die Daten verlassen das Haus nicht. Gestempelt wird über den Browser an einem Praxis-Arbeitsplatz. Vorteile: keine Abhängigkeit von einem Cloud-Anbieter, keine Auftragsverarbeitung, solange kein Dienstleister auf die Daten zugreift (unsere Einschätzung — bei Fernwartung bitte mit der Datenschutzberatung klären), und häufig keine Kosten je Kopf. Nachteile: Ein Rechner muss laufen, und Datensicherung sowie Updates liegen in der Verantwortung der Praxis oder ihres IT-Dienstleisters. PraxisZeit gehört in diese Kategorie.

Die Tabelle beschreibt typische Vertreter jeder Kategorie. Einzelne Produkte können mehr oder weniger können — prüfen Sie die Punkte mit der Checkliste im nächsten Abschnitt.

Gehen Sie diese Punkte mit jedem Angebot durch — auch mit einer Tabelle, die Sie selbst bauen. Die meisten Probleme zeigen sich nicht im Normalfall, sondern im ersten Urlaubsantrag einer Teilzeitkraft oder in der Woche mit einem Feiertag.

1. 1Geteilte Dienste: Lassen sich zwei oder drei Arbeitsblöcke pro Tag erfassen, ohne dass die Mittagspause als Arbeitszeit zählt?
2. 2Teilzeit-Urlaub: Wird der Urlaubsanspruch nach Arbeitstagen anteilig berechnet, auch bei Eintritt im laufenden Jahr? Details: Urlaubsanspruch berechnen.
3. 3Minijob und Mindestlohn: Erfasst das System Beginn, Ende und Dauer binnen 7 Tagen (§ 17 MiLoG) und behalten Sie die Stunden im Blick, damit Verdienstgrenze und Mindestlohn zusammenpassen? Siehe Minijob-Zeiterfassung.
4. 4Auszubildende: Lassen sich für Jugendliche die Grenzen des JArbSchG (8 Stunden am Tag, 40 in der Woche) und Berufsschultage abbilden?
5. 5Pausen und Höchstarbeitszeit: Warnt das System bei mehr als 10 Stunden und bei zu kurzer Pause nach § 4 ArbZG — oder verhindert es den Fehler sogar?
6. 6Feiertage je Bundesland: Fronleichnam oder der Reformationstag gelten nicht überall. Ein Feiertag an einem freien Tag einer Teilzeitkraft darf ihr Soll nicht senken.
7. 7Betriebsferien: Können Sie Praxisschließungen für alle eintragen und wählen, ob sie als Urlaub, bezahlte Freistellung oder Überstundenabbau zählen?
8. 8Korrekturen mit Protokoll: Vergessenes Ausstempeln kommt vor. Wird jede Korrektur mit Zeitpunkt und Person festgehalten, idealerweise per Antrag und Freigabe?
9. 9Export für Lohnbüro und Steuerberatung: Gibt es einen Monatsexport (Excel, PDF) mit Stunden, Überstunden, Urlaub und Krankheit in einem Format, das Ihr Lohnbüro verarbeiten kann?
10. 10Datenschutz: Wo liegen die Daten? Gibt es bei Cloud-Diensten einen AV-Vertrag? Sieht jede Person nur, was sie sehen soll? Gibt es eine Zwei-Faktor-Anmeldung für die Verwaltung?
11. 11Bedienung am Empfangstresen: Geht das Stempeln in Sekunden, auch an einem gemeinsam genutzten Rechner oder Tablet, ohne dass Patientinnen und Patienten Namen oder Zeiten sehen?
12. 12Kosten pro Kopf oder pauschal: Rechnen Sie fünf Jahre durch — inklusive Minijob, Azubi und Vertretung. Ein Abo je Mitarbeiter wächst mit jeder neuen Kraft.
13. 13Support und Updates: Wer hilft bei Fragen, wie oft kommen Updates, und werden Gesetzesänderungen — etwa die geplante ArbZG-Reform — eingepflegt?
14. 14Ausstieg und Datenexport: Können Sie alle Daten jederzeit vollständig exportieren? Die Nachweise müssen Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren — auch wenn Sie das System wechseln.

Rechenbeispiel: Warum Teilzeit den Unterschied macht

Eine MFA arbeitet 30 Stunden an 4 Tagen pro Woche, Montag bis Donnerstag, jeweils 07:45–12:30 und 15:00–18:15 Uhr — also 4,75 plus 3,25 = 8 Stunden am Tag, dazwischen 2,5 Stunden Mittagspause, die nicht als Arbeitszeit zählt. Gilt in ihrem Vertrag der Manteltarifvertrag für MFA (29 Urlaubstage auf Basis einer 5-Tage-Woche — er gilt nur, wenn beide Seiten tarifgebunden sind oder der Arbeitsvertrag auf ihn verweist), stehen ihr bei 4 Arbeitstagen 29 × 4 / 5 = 23,2 Urlaubstage zu. Fällt ein Feiertag auf einen Freitag, ändert sich ihr Soll nicht, weil sie freitags ohnehin frei hat. Auf Papier muss das jemand jedes Mal von Hand bedenken; eine gute Software rechnet es selbst.

Zur Einordnung der geplanten Reform: Der Entwurf zum Arbeitszeitgesetz von 2026 sieht laut Fachpresse eine elektronische Erfassung vor, aber eine dauerhafte Papier-Ausnahme für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten. Er ist (Stand Oktober 2026) weder vom Kabinett noch vom Bundestag beschlossen. Wer heute elektronisch erfasst, ist auf jede Variante vorbereitet; wer mit Papier arbeitet, muss als kleine Praxis nach dem Entwurf nicht zwingend umstellen. Für Zahnarzt-, Physio- und Therapiepraxen gelten dieselben Regeln — Besonderheiten beschreibt der Artikel Zeiterfassung in Zahnarzt- und Therapiepraxen.

Wer „Zeiterfassung Arztpraxis kostenlos" sucht, hat drei realistische Möglichkeiten:

• Stundenzettel auf Papier — rechtlich zulässig, aber Sie rechnen alles von Hand und bewahren die Blätter mindestens zwei Jahre auf.
• Excel- oder LibreOffice-Vorlage — unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage rechnet Netto-Stunden, Soll, Saldo und den Stand des Arbeitszeitkontos und markiert Tage mit mehr als 10 Stunden oder zu kurzer Pause.
• PraxisZeit (Beta) — während der Beta kostenlos, Open Source unter der AGPL v3. Sie installieren die Software auf einem eigenen Rechner (Windows, Linux, macOS oder Docker). Zu den Preisen nach der Beta siehe Preise.

Welche Arten von „kostenlos" es gibt und welche Kosten trotzdem anfallen, zeigt der Ratgeber Zeiterfassung in der Arztpraxis kostenlos.

PraxisZeit ist eine On-Premise-Zeiterfassung für Praxen. Damit Sie ehrlich vergleichen können:

Passt gut, wenn Sie …

• die Daten Ihres Teams in der Praxis behalten und keinen Cloud-Anbieter einbinden möchten;
• geteilte Dienste haben — bis zu 3 Arbeitsblöcke je Wochentag, die Zeit dazwischen zählt nicht als Arbeitszeit;
• viel Teilzeit beschäftigen — das Urlaubskonto rechnet anteilig, auch bei Eintritt im laufenden Jahr, mit Urlaubsantrag und Genehmigung;
• Minijobs nach MiLoG mit vereinbarter Monatsarbeitszeit und Arbeitszeitkonto führen;
• Warnungen zum Arbeitszeitgesetz wollen: 8 und 10 Stunden, Pausen (Ausstempeln ohne ausreichende Pause wird abgelehnt), Ruhezeit, Sonn- und Feiertagsarbeit;
• Korrekturen per Änderungsantrag mit Protokoll, Betriebsferien, Feiertage je Bundesland und einen Export als Excel, ODS oder PDF brauchen.

Passt nicht, wenn Sie …

• keinen Rechner haben, der in der Praxis dauerhaft läuft — PraxisZeit braucht einen eigenen Rechner oder Server (Windows, Linux, macOS oder Docker);
• ein Hardware-Terminal mit Chip oder Fingerabdruck möchten — gestempelt wird über den Browser, Terminals gibt es nicht;
• eine direkte Schnittstelle zum Lohnprogramm brauchen — PraxisZeit liefert einen Export für Lohnbüro oder Steuerberatung, keine direkte Übergabe;
• sich um gar nichts kümmern möchten — Datensicherung und Updates liegen bei On-Premise-Software in Ihrer Hand oder der Ihres IT-Dienstleisters.

Wie PraxisZeit Soll, Überstunden und Urlaub berechnet, ist offen dokumentiert: So rechnet PraxisZeit. Die Einrichtung beschreibt das Handbuch für die Praxisverwaltung.

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (Pressemitteilung)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (Aushang und Arbeitszeitnachweise)
• § 4 Arbeitszeitgesetz (Ruhepausen)
• § 17 Mindestlohngesetz (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten)
• § 8 Jugendarbeitsschutzgesetz (Dauer der Arbeitszeit)
• Art. 9 DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten)
• Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeiter)

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.