Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis: Pflicht, Regeln und Umsetzung

Ja — jede Arztpraxis mit Angestellten muss deren Arbeitszeit erfassen. Das gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 und unabhängig davon, ob in der Praxis zwei oder zwanzig Menschen arbeiten. Ein eigenes Gesetz, das die Details regelt, gibt es bis heute nicht. Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz, so wie es das BAG im Licht des europäischen Rechts auslegt.

Für viele Praxen ändert sich weniger, als die Schlagzeilen vermuten lassen: Wer Überstunden ohnehin auf einem Stundenzettel festhält, ist schon nah dran. Entscheidend ist, dass jeder Arbeitstag vollständig erfasst wird — nicht nur die Ausnahmen — und dass die Aufzeichnungen zuverlässig und nachprüfbar sind.

2019: Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs

Im Verfahren C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank) entschied der EuGH am 14. Mai 2019, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann". Nur so lasse sich prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Wie das System aussieht, dürfen die Staaten selbst festlegen — auch mit Rücksicht auf Branche und Betriebsgröße.

2022: Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts

Deutschland hat das Urteil nicht in ein Gesetz umgesetzt. Das BAG hat die Lücke am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) geschlossen: Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pflicht gilt seitdem — ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für kleine Betriebe.

Laut BAG müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Das bloße Erheben genügt nicht: Die Zeiten müssen tatsächlich aufgezeichnet werden. In der Praxis heißt das für jeden Arbeitstag:

• Arbeitsbeginn und Arbeitsende — bei geteilten Diensten (Vormittags- und Nachmittagssprechstunde) beide Blöcke.
• Pausen — nicht ausdrücklich verlangt, aber nötig, um die Dauer und die Pausenregeln aus § 4 ArbZG nachzuweisen.
• Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung — damit das Soll stimmt und Lücken erklärbar sind.

Wer erfasst werden muss

Mehr zu den Regeln, die Sie mit den Aufzeichnungen nachweisen — 8 bzw. 10 Stunden, Pausen, 11 Stunden Ruhezeit — lesen Sie im Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis.

Nach geltendem Recht ist die Form frei. Das BAG hat ausdrücklich festgehalten, dass die Erfassung nicht elektronisch sein muss — Papier kann genügen. Das System muss aber drei Anforderungen des EuGH erfüllen:

• objektiv — es misst die tatsächlich geleistete Zeit, nicht das Soll laut Dienstplan;
• verlässlich — Änderungen sind nachvollziehbar, Einträge lassen sich nicht unbemerkt überschreiben;
• zugänglich — Beschäftigte, Praxisleitung und Aufsichtsbehörde können die Daten einsehen.

Die Praxis darf das Aufschreiben an die Mitarbeitenden delegieren, bleibt aber verantwortlich. Ein Stundenzettel, den niemand prüft, erfüllt den Zweck kaum. Welche Lösung zu welcher Praxis passt, vergleicht der Artikel Zeiterfassung für Arztpraxen im Vergleich. Wer zunächst mit einer Tabelle startet, findet eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage für Excel.

Für die allgemeine Erfassungspflicht nach Arbeitsschutzgesetz nennt das Gesetz keine Aufbewahrungsfrist. Zwei andere Vorschriften tun es — und sie decken in der Praxis fast alles ab:

Empfehlenswert ist deshalb, alle Zeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Fließen die Zeiten in die Lohnabrechnung, können längere steuerrechtliche Fristen gelten — das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Aufsichtsbehörde für den Arbeitsschutz (je nach Land Gewerbeaufsicht oder Amt für Arbeitsschutz) kann die Unterlagen einsehen; bei Minijobs prüft zusätzlich der Zoll.

Hier lohnt ein genauer Blick, denn oft wird pauschal mit 30.000 € gedroht. Nach Stand Oktober 2026 gilt:

Seit Jahren wird angekündigt, die Erfassungspflicht ausdrücklich ins Arbeitszeitgesetz zu schreiben. Der Stand im Überblick:

• April 2023: Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums — elektronische Erfassung am selben Tag, Papier-Ausnahme für bis zu 10 Beschäftigte. Nie beschlossen.
• April 2025: Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD kündigt eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit und eine „unbürokratische" elektronische Erfassung mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen an.
• Juni 2026: Ein neuer Entwurf des Ministeriums wird bekannt. Laut Fachpresse: elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer am selben Tag, dauerhafte Papier-Ausnahme für bis zu 10 Beschäftigte, Übergangsfristen von bis zu 5 Jahren für Betriebe unter 50 Beschäftigten, neue Bußgelder bis 30.000 €, Start frühestens 2027.
• Oktober 2026: kein Kabinettsbeschluss, kein Gesetz im Bundestag, nichts in Kraft.

Für die meisten Arztpraxen mit weniger als zehn Beschäftigten würde sich nach dem Entwurf an der Form wenig ändern. Wer heute schon elektronisch erfasst, ist auf jede Variante vorbereitet. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald das Gesetz beschlossen ist.

1. 1Bestandsaufnahme: Wer arbeitet wann? Verträge, Wochenstunden, Arbeitstage und Sprechzeiten zusammentragen.
2. 2System wählen: Papier, Tabelle oder Software — passend zur Praxisgröße und zum Datenschutz.
3. 3Regeln festlegen: Was zählt als Arbeitszeit (Umziehen, Aufräumen nach der Sprechstunde, Fortbildung)? Wie werden Pausen erfasst?
4. 4Team informieren: Warum erfasst wird, wer die Daten sieht, wie Korrekturen laufen.
5. 5Datenschutz klären: Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO, Zugriffsrechte, Löschfristen — siehe Zeiterfassung und Datenschutz.
6. 6Monatlich prüfen: Fehlende Tage, Pausen und Überstunden kontrollieren und freigeben.
7. 7Aufbewahren: mindestens zwei Jahre, sicher vor Verlust und unbefugtem Zugriff.

PraxisZeit nimmt Ihnen die Schritte 2, 6 und 7 weitgehend ab: Die Software erfasst jeden Arbeitstag, warnt bei Verstößen und hält die Nachweise auf Ihrem eigenen Server. Wie sie rechnet, ist offen dokumentiert: So rechnet PraxisZeit.

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (Pressemitteilung)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (Aushang und Arbeitszeitnachweise)
• § 22 Arbeitszeitgesetz (Bußgeldvorschriften)
• § 25 Arbeitsschutzgesetz (Bußgeldvorschriften)
• § 17 Mindestlohngesetz (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten)
• Lobbyregister des Bundestags: Regelungsvorhaben Änderung des Arbeitszeitgesetzes (2026)

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.