Zeiterfassung in Zahnarztpraxis, Physiotherapie und MVZ

Ob Zahnarztpraxis, Physiotherapie oder MVZ: Die rechtliche Grundlage ist identisch. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Angestellten erfassen — ohne Ausnahme für kleine Betriebe oder bestimmte Berufe. Die Einzelheiten stehen im Grundlagenartikel Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis: Pflicht, Regeln und Umsetzung.

Was sich zwischen den Praxisarten unterscheidet, sind die typischen Abläufe: wie Dienste verteilt sind, wo gearbeitet wird und welche Zeiten leicht vergessen werden. Dort liegen die Fallstricke. Die Arbeitszeitgrenzen im Detail erklärt der Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis.

In Zahnarztpraxen arbeiten neben ZFA oft Spezialisierte wie ZMP oder Dentalhygienikerinnen, häufig in Teilzeit mit eigenem Terminbuch für die Prophylaxe. Typische Konstellationen und ihre Tücken:

• Behandlungen, die überziehen: Eine Wurzelbehandlung oder Implantation dauert länger als geplant, die Assistenz bleibt. Diese Minuten sind Arbeitszeit und gehören ins Überstundenkonto — auch wenn sie nicht im Dienstplan stehen.
• Aufbereitung und Hygiene: Sterilisation und Aufbereitung der Instrumente nach Sprechstundenende sind Arbeitszeit. Wer nur bis zum letzten Patienten stempelt, erfasst zu wenig.
• Prophylaxe in Teilzeit: Eine ZMP an drei Tagen braucht ein anderes Tagessoll als eine Vollzeit-ZFA; Urlaub wird auf ihre Arbeitstage umgerechnet (siehe Urlaubsanspruch berechnen).
• Zahnärztlicher Notdienst am Wochenende: Sonn- und Feiertagsarbeit ist nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG in „Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen" zulässig, wenn die Arbeit nicht an Werktagen erledigt werden kann. Für Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag zu gewähren (§ 11 ArbZG).
• Auszubildende ZFA unter 18: Berufsschulzeiten zählen nach § 9 Jugendarbeitsschutzgesetz auf die Arbeitszeit; an einem Berufsschultag mit mehr als fünf Unterrichtsstunden (einmal pro Woche) dürfen sie danach nicht mehr in die Praxis.

Therapiepraxen arbeiten im Takt: 20, 30 oder 45 Minuten pro Behandlungseinheit, eng hintereinander. Das verführt dazu, nur die Behandlungseinheiten zu zählen. Für die Arbeitszeit zählt aber die gesamte Zeit, in der die Therapeutin der Praxis zur Verfügung steht — nicht nur die abrechenbare.

Beispiel: Physiotherapeutin, 32 Stunden an 4 Tagen

Laut Plan arbeitet sie Montag bis Donnerstag 8:00–12:00 und 13:00–17:00 Uhr, also acht Stunden täglich mit einer Stunde Mittagspause. Am Dienstag fällt die Dokumentation nach dem letzten Patienten an, sie geht um 17:40 Uhr. Am Mittwoch sagt der 16-Uhr-Patient ab; sie wird gebeten, Behandlungsräume aufzuräumen, und bleibt bis 17:00. Ergebnis der Woche: 32 Stunden Soll, 32,67 Stunden Ist — 40 Minuten Plus auf dem Arbeitszeitkonto. Wie sich solche Minuten sammeln und ausgeglichen werden, zeigt Überstunden und Arbeitszeitkonto.

Hausbesuche — im Pflegeheim, bei immobilen Patienten zu Hause — sind in Physio-, Ergo- und Logopädiepraxen Alltag. Bei der Frage, welche Fahrten Arbeitszeit sind, hilft eine Unterscheidung:

1. 1Fahrten zwischen zwei Hausbesuchen oder zwischen Praxis und Hausbesuch während des Arbeitstags: Arbeitszeit. Die Therapeutin ist auf Anordnung der Praxis unterwegs; das Fahren gehört zu ihrer Arbeitsleistung.
2. 2Fahrt von zu Hause zum ersten bzw. vom letzten Patienten nach Hause, ohne festen Arbeitsort: ebenfalls Arbeitszeit. Der EuGH hat am 10.09.2015 (C-266/14, Tyco) entschieden, dass bei Beschäftigten ohne festen oder gewöhnlichen Arbeitsort diese Fahrten Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie sind.
3. 3Weg von zu Hause in die Praxis: keine Arbeitszeit, wenn die Therapeutin dort ihren festen Arbeitsort hat und von dort zu den Hausbesuchen startet. Fährt sie an einzelnen Tagen direkt zum ersten Patienten, ist nach unserer Einschätzung die Zeit bis zum ersten Patienten jedenfalls insoweit Arbeitszeit, als sie den üblichen Weg zur Praxis übersteigt.

Wichtig ist das nicht nur für die Bezahlung, sondern vor allem für die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: Eine Therapeutin mit acht Behandlungsstunden und anderthalb Stunden Fahrt kommt auf 9,5 Stunden Arbeitszeit — und braucht dann 45 Minuten Pause (§ 4 ArbZG). Ob Fahrzeiten vergütet werden und in welcher Höhe, ist eine eigene Frage, die Arbeitsvertrag oder Tarif regeln können; an der Einordnung als Arbeitszeit für Höchstgrenzen und Ruhezeiten ändert das nichts.

Für die Erfassung heißt das: Die Therapeutin muss auch unterwegs Beginn und Ende festhalten können — per Browser auf dem Smartphone, auf einem Papierzettel, den sie am nächsten Tag überträgt, oder durch Nachtrag mit Freigabe durch die Praxisleitung.

Medizinische Versorgungszentren und große Berufsausübungsgemeinschaften haben oft mehrere Standorte, viele angestellte Ärztinnen und Ärzte und längere Öffnungszeiten. Daraus ergeben sich eigene Anforderungen:

• Angestellte Ärztinnen und Ärzte: Sie werden genauso erfasst wie MFA. Nicht erfasst werden nur Gesellschafter, die keine Arbeitnehmer sind.
• Mehrere Standorte: Arbeitet eine MFA vormittags in Standort A und nachmittags in Standort B, müssen beide Zeiten zusammen betrachtet werden — sonst fällt nicht auf, dass sie insgesamt über zehn Stunden kommt oder die Ruhezeit nicht reicht. Die Fahrt zwischen den Standorten im Dienst ist nach unserer Einschätzung Arbeitszeit — wie die Fahrt zwischen zwei Hausbesuchen.
• Lange Öffnungszeiten und Schichten: Wer Früh- und Spätdienste plant, muss die 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG) im Blick behalten. Die Ausnahme in § 5 Abs. 2 ArbZG — Verkürzung um bis zu eine Stunde mit Ausgleich binnen eines Monats — gilt für „Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen". Nach dem Wortlaut spricht viel dafür, dass auch ein MVZ darunter fällt; gerichtlich bestätigt ist das nicht. Planen Sie die Verkürzung deshalb nur als Ausnahme ein und dokumentieren Sie den Ausgleich.
• Betriebsrat: In größeren MVZ kann es einen Betriebsrat geben. Er bestimmt bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung mit.

Die Erfassung sollte deshalb je Person laufen, nicht je Standort: ein Konto pro Mitarbeiterin, das alle Einsätze zusammenführt. Ein Standort-Dienstplan ist für die Planung nützlich, ersetzt aber nicht die Zeiterfassung.

In MVZ mit Notfallversorgung, bei Bereitschaftspraxen oder bei Notdiensten tauchen zwei Begriffe auf, die man auseinanderhalten muss. Der MFA-Tarif definiert sie in § 7 Abs. 3:

Die Bewertung mit 60 bzw. 30 % betrifft nur die Vergütung und gilt nur, wenn der MFA-Tarif anwendbar ist. Für die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes zählt Bereitschaftsdienst voll: Zehn Stunden Sprechstunde plus vier Stunden Bereitschaft ergeben vierzehn Stunden Arbeitszeit. Längere Arbeitszeiten bei Bereitschaftsdienst lässt das Gesetz nur durch oder auf Grund eines Tarifvertrags zu (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a ArbZG). Wird eine Mitarbeiterin aus der Rufbereitschaft heraus gerufen, ist der Einsatz Arbeitszeit und unterbricht die Ruhezeit; für Einrichtungen zur Behandlung von Personen erlaubt § 5 Abs. 3 ArbZG, solche Kürzungen zu anderen Zeiten auszugleichen, wenn sie nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen.

Für Tierarztpraxen gelten Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz genauso: Alle Angestellten, ob Tiermedizinische Fachangestellte oder angestellte Tierärztinnen, sind zu erfassen. Sonn- und Feiertagsarbeit ist ausdrücklich zulässig „in Einrichtungen zur Behandlung und Pflege von Tieren", wenn die Arbeit nicht an Werktagen erledigt werden kann (§ 10 Abs. 1 Nr. 12 ArbZG). Die Sonderregeln für Einrichtungen zur Behandlung von Personen in § 5 Abs. 2 und 3 ArbZG lassen sich dagegen nicht ohne Weiteres übertragen. Notdienste mit Anwesenheit in der Praxis sind wie oben Bereitschaftsdienst.

Die Tabelle beschreibt typische Konstellationen, keine Rechtsregeln — die Rechtslage ist für alle Spalten dieselbe.

1. 1Geteilte Dienste abbilden: Vormittags- und Nachmittagsblock mit unbezahlter Mittagspause dazwischen, ohne dass die Lücke als Arbeitszeit zählt.
2. 2Erfassen von unterwegs: Für Hausbesuche muss das Stempeln im Browser oder per Nachtrag mit Freigabe möglich sein.
3. 3Teilzeit und wechselnde Tage: Tagessoll und Urlaub je Mitarbeiterin nach ihren Arbeitstagen, nicht pauschal.
4. 4Prüfung des Arbeitszeitgesetzes: Warnungen bei mehr als 8 bzw. 10 Stunden, fehlenden Pausen, zu kurzer Ruhezeit und Sonntagsarbeit.
5. 5Mehrere Standorte: ein Konto je Person, Planung je Standort.
6. 6Nachweise: Export für Lohnbüro und Behörde, Änderungsprotokoll, Aufbewahrung über mindestens zwei Jahre.
7. 7Datenschutz: wo die Daten liegen und wer sie sieht — siehe Zeiterfassung und Datenschutz.

PraxisZeit ist für Praxen gebaut: Bis zu drei Arbeitszeit-Blöcke je Wochentag bilden geteilte Dienste ab (die Zeit zwischen den Blöcken wird nicht angerechnet), die Stempeluhr läuft im Browser, auch auf dem Smartphone, Änderungsanträge laufen über die Praxisleitung, und die Software warnt bei Verstößen gegen §§ 3, 4, 5 und 9/10 ArbZG. Eine optionale Schichtplanung mit Standorten und Arbeitsplätzen hilft MVZ und Praxen mit Filialen. Einen Überblick über Alternativen gibt der Artikel Zeiterfassung für Arztpraxen im Vergleich; die Rechenregeln stehen unter So rechnet PraxisZeit.

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 10.09.2015 – C-266/14 (Tyco, Fahrzeiten)
• EuGH, Pressemitteilung 68/03 zum Urteil vom 09.09.2003 – C-151/02 (Jaeger, Bereitschaftsdienst)
• § 5 Arbeitszeitgesetz (Ruhezeit)
• § 10 Arbeitszeitgesetz (Sonn- und Feiertagsbeschäftigung)
• Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ab 01.01.2025 (BLÄK)
• zm online: Neuer Tarifvertrag für ZFA und Azubis

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.