PraxisZeit-Handbuch für Mitarbeitende

Öffnen Sie PraxisZeit im Browser unter der Adresse, die Ihnen Ihr Administrator mitgeteilt hat, und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an. Passwort vergessen? Wenden Sie sich an Ihren Administrator – nur er kann es zurücksetzen.

Beim allerersten Login begrüßt Sie eine kurze Willkommens-Tour durch die wichtigsten Bereiche (in den Profil-Einstellungen abschaltbar). Auf dem Smartphone öffnen Sie PraxisZeit am schnellsten über den QR-Code auf der Login-Seite Ihres PCs – die App lässt sich zusätzlich wie eine echte App zum Startbildschirm hinzufügen.

Nach der Anmeldung sehen Sie auf einen Blick vier Kacheln:

Monatssaldo nur bis zum letzten Arbeitstag

Im laufenden Monat wird das Soll nur bis zum letzten abgeschlossenen Arbeitstag gezählt – Sie starten den Monat also nicht mit einem irreführenden Minus, sondern der Saldo baut sich Tag für Tag auf. Der heutige Tag zählt mit, sobald Sie ausgestempelt haben. Für bereits abgeschlossene Monate entspricht der Saldo wie gewohnt dem vollen Monat; das Überstundenkonto übernimmt für den laufenden Monat denselben Stichtag.

Voraussichtlicher Stand zum Jahresende

Neben Ihrem Überstundenkonto steht, wie es zum Jahresende voraussichtlich aussieht: Ihr Saldo bis heute abzüglich der Stunden Ihrer bereits gebuchten künftigen Überstundenausgleich-Tage bis zum 31.12. So sehen Sie sofort, ob die schon eingetragenen freien Tage Ihr Konto wie geplant abbauen. Urlaub, Krankheit und Fortbildung fließen nicht in diese Vorschau ein – sie senken das Konto nicht.

• Führt Ihre Praxis für Sie keine Stundenzählung, fehlen die Kacheln Tagessaldo, Monatssaldo und Überstundenkonto sowie der Stempel-Button – das ist eine bewusste Einstellung, kein Fehler. Ihr Urlaubskonto wird trotzdem tagebasiert geführt.
• Minijob mit fester Monatsarbeitszeit: Führt Sie Ihre Praxis mit einer festen vereinbarten Monatsarbeitszeit statt eines aus Wochenstunden berechneten Solls, zeigt Ihr Monatssaldo jeden Monat dasselbe feste Soll. Feiertage sowie Urlaub oder bezahlte Freistellung an einem für Sie geplanten Arbeitstag werden Ihnen automatisch mit den geplanten Stunden gutgeschrieben; unbezahlt freie Tage mindern das Monatssoll entsprechend. Unter dem Überstundenkonto kann ein gelber, rein informativer Hinweis erscheinen (§ 2 Abs. 2 MiLoG) – er blockiert nichts.

Live stempeln

Der einfachste Weg: Klicken Sie auf Einstempeln – die Uhr läuft und zeigt Ihre heutige Arbeitszeit live. Beim Ausstempeln tragen Sie im Feld Pause (Min.) ein, wie viele Minuten Sie Pause gemacht haben, und bestätigen mit Jetzt ausstempeln.

Von Hand nachtragen

Über „+ Neuer Eintrag" tragen Sie einen vergangenen Tag mit Datum, Von-/Bis-Zeit, Pause und optionaler Notiz nach.

Warnungen bei langen Arbeitszeiten

• > 8 Stunden netto: Hinweis (§ 3 ArbZG).
• > 10 Stunden netto: Bei manueller Eingabe wird der Eintrag blockiert (Tageshöchstgrenze); beim Live-Ausstempeln nur eine Warnung – die Zeit ist bereits geleistet und muss dokumentiert werden.

Soll-Arbeitszeit-Fenster

Hat Ihre Praxis für Ihren Wochentag eine feste Soll-Arbeitszeit hinterlegt, wird deutlich zu früh oder zu spät gestempelte Zeit (jenseits eines Puffers, Standard 15 Min.) nicht angerechnet – Sie sehen dann eine Zusatzzeile wie „gestempelt 07:30 · angerechnet ab 07:45". Ihre tatsächliche Stempelzeit bleibt für die Dokumentation immer erhalten (§ 16 ArbZG); nur das Konto rechnet mit der angerechneten Zeit. Ohne hinterlegte Soll-Zeiten ändert sich für Sie nichts.

Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Reicht Ihre eingetragene Pause beim Ausstempeln nicht aus, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Pause nachtragen – wenn Sie tatsächlich länger Pause gemacht haben, korrigieren Sie einfach die Minuten.
• Begründung angeben – war eine Pause wirklich nicht möglich (z. B. „Notfall, keine Vertretung"), tragen Sie das kurz in das Textfeld ein. Diese dokumentierte Ausnahme wird gespeichert, danach können Sie normal ausstempeln.

Dieselbe Logik gilt bei einem Korrekturantrag: Erfüllen Ihre korrigierten Zeiten die Pausenregel nicht, erscheint das Feld „Pflicht-Pause war nicht möglich – Begründung".

Unter Abwesenheiten → „+ Abwesenheit eintragen" wählen Sie Datum, optional einen Zeitraum (Wochenenden und Feiertage werden automatisch ausgeschlossen) sowie den Typ:

Die Option „Halber Tag" (nur bei Einzeltagen, nicht bei Krank oder Überstundenausgleich) lässt den Tag nur zur Hälfte zählen – 0,5 statt 1,0 Tage.

Eigene Gründe & „Kind krank"

Hat Ihre Praxis zusätzliche Gründe eingerichtet (z. B. „Schule", „Arztbesuch"), erscheinen diese in der Typ-Auswahl unter „Eigene Gründe". Jeder Grund verhält sich rechnerisch wie einer der Typen oben, je nach hinterlegtem Basis-Verhalten: gearbeitet → wie Fortbildung, bezahlt frei → wie eine bezahlte Freistellung, Überstundenabbau → wie Überstundenausgleich, unbezahlt frei → wie Sonstiges, aber unbezahlt. Ist der Grund „Kind krank" eingerichtet, gilt der Tag als entschuldigt (keine Minusstunden, kein Urlaubsabzug), ist aber unbezahlt (§ 45 SGB V). Ist Ihr Jahresanspruch dafür aufgebraucht, erscheint ein Hinweis – der Tag wird trotzdem eingetragen.

Datenschutz im Team-Kalender

Bei Kolleginnen und Kollegen sehen Sie nur Urlaub und Fortbildung mit echtem Typ. Krankheit, bezahlte Freistellung, Sonstiges und alle eigenen Gründe erscheinen bei anderen Personen neutral als „Abwesend". Ihre eigenen Abwesenheiten sehen Sie natürlich immer mit echtem Typ.

Urlaubsantrag statt Direktbuchung

Hat Ihr Administrator die Genehmigungspflicht aktiviert, wird ein gebuchter Urlaub zum Antrag mit Status Offen / Genehmigt / Abgelehnt / Zurückgezogen – Sie verfolgen ihn unter dem Tab „Meine Anträge" und können offene Anträge selbst zurückziehen.

Betriebsferien

Legt Ihre Praxis Betriebsferien an, bucht PraxisZeit für Ihre tatsächlichen Arbeitstage in diesem Zeitraum automatisch Abwesenheiten – je nach Einstellung als Urlaub oder als bezahlte Freistellung. Reicht Ihr Resturlaub nicht, kann Ihre Praxis so einstellen, dass die restlichen Tage stattdessen als Überstundenabbau gebucht werden (Ihr Überstundenkonto sinkt, statt Minus-Urlaub entstehen zu lassen). Details dazu erfahren Sie von Ihrer Praxisleitung.

PraxisZeit führt Urlaub nach Arbeitstagen (§ 3 BUrlG) – nicht nach Stunden:

• Ein freier Arbeitstag = genau 1 Urlaubstag, egal wie lang der Tag ist. Ein 9-Stunden-Tag kostet genauso viel wie ein 4-Stunden-Tag: einen Tag.
• Ein halber Tag zählt 0,5 Urlaubstage (Option „Halber Tag" beim Eintragen).
• Eine freie Woche kostet so viele Urlaubstage, wie Sie Arbeitstage in der Woche haben (5-Tage-Woche → 5 Tage, 3-Tage-Woche → 3 Tage).
• Ihr Jahresanspruch richtet sich nach Ihren Arbeitstagen pro Woche (z. B. 5 Tage → 30, 3 Tage → anteilig 18) – den genauen Wert legt Ihr Administrator fest.
• Führt Ihre Praxis keine Stundenzählung für Sie, wird Urlaub trotzdem tagebasiert geführt (1 freier Tag = 1 Urlaubstag).

Intern rechnet das System mit Stunden (für die Soll-/Ist-Berechnung), Ihr Urlaubsverbrauch wird Ihnen aber immer in ganzen bzw. halben Tagen angezeigt.

Ältere oder gesperrte Zeiteinträge lassen sich nicht mehr direkt bearbeiten – das dient der Nachvollziehbarkeit (§ 16 ArbZG). Klicken Sie stattdessen in der Aktionsspalte auf „Änderungsantrag" (bzw. „Löschantrag" für eine vollständige Löschung):

• Passen Sie Von-, Bis- und Pause-Felder auf die korrekten Werte an.
• Tragen Sie eine Begründung ein (Pflichtfeld).
• Klicken Sie auf „Antrag stellen".

Sie verfolgen den Status (Offen / Genehmigt / Abgelehnt) unter Zeiterfassung → Tab „Anträge" und können offene Anträge dort zurückziehen. Bei Ablehnung sehen Sie die Begründung des Administrators. Sie können außerdem über einen Änderungsantrag eine Abwesenheit beantragen (z. B. Fortbildung oder Urlaub) – nur eine Krankmeldung ist per Antrag gesperrt und muss vom Admin eingetragen werden.

Unter Profil sehen Sie Ihre vom Administrator hinterlegten Stammdaten (Name, Rolle, Wochenstunden, Urlaubstage).

Passwort ändern

Mindestens 10 Zeichen, je ein Groß- und Kleinbuchstabe sowie eine Ziffer. Nach der Änderung werden alle anderen aktiven Sitzungen automatisch abgemeldet.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Sichern Sie Ihr Konto zusätzlich mit einer Authenticator-App ab: aktuelles Passwort bestätigen, QR-Code scannen, 6-stelligen Code eingeben und bestätigen. Die Passwortabfrage schützt davor, dass jemand mit einer offenen Sitzung Ihren zweiten Faktor austauscht. Beim nächsten Login werden Sie zusätzlich nach dem wechselnden Code gefragt. Zugang zur App verloren? Ihr Administrator kann 2FA für Sie zurücksetzen.

Nutzt Ihre Praxis die Schichtplanung, erscheint links der Menüpunkt Schichtplan mit den aktiven Wochenplänen: welcher Arbeitsplatz wann besetzt ist und wer eingeteilt ist. Auf dem Dashboard zeigt die Karte „Deine Einteilung heute" Ihre heutigen Einsätze; unter Profil → „Meine Einweisungen" sehen Sie, für welche Arbeitsplätze Sie eingewiesen sind.

Die Schichtplanung ist ein reines Planungswerkzeug und verändert nicht Ihre erfassten Arbeitszeiten, Ihren Urlaub oder Ihr Überstundenkonto.