PraxisZeit-Handbuch für Mitarbeitende

Öffnen Sie PraxisZeit im Browser unter der Adresse, die Ihnen Ihr Administrator mitgeteilt hat, und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an. Passwort vergessen? Wenden Sie sich an Ihren Administrator – nur er kann es zurücksetzen.

Beim allerersten Login begrüßt Sie eine kurze Willkommens-Tour durch die wichtigsten Bereiche (in den Profil-Einstellungen abschaltbar). Auf dem Smartphone öffnen Sie PraxisZeit am schnellsten über den QR-Code auf der Login-Seite Ihres PCs – die App lässt sich zusätzlich wie eine echte App zum Startbildschirm hinzufügen.

Nach der Anmeldung sehen Sie auf einen Blick diese Kacheln:

Monatssaldo nur bis zum letzten Arbeitstag

Im laufenden Monat wird das Soll nur bis zum letzten abgeschlossenen Arbeitstag gezählt – Sie starten den Monat also nicht mit einem irreführenden Minus, sondern der Saldo baut sich Tag für Tag auf. Der heutige Tag zählt mit, sobald Sie ausgestempelt haben. Für bereits abgeschlossene Monate entspricht der Saldo wie gewohnt dem vollen Monat; das Überstundenkonto übernimmt für den laufenden Monat denselben Stichtag.

Monats- und Wochenübersicht

Über den Umschalter „Monat / Woche" über der Übersichtstabelle sehen Sie statt der Monate die letzten 8 Kalenderwochen mit Soll, Ist, Saldo und dem Stand Ihres Überstundenkontos am Wochenende. Pro Woche fällt sofort auf, wenn ein Eintrag fehlt oder ein vergessenes Ausstempeln automatisch geschlossen wurde. Die laufende Woche zählt wie der Monatssaldo nur bis heute; Ihre Auswahl bleibt auf dem Gerät gespeichert. Auf dem Smartphone zeigt die Karte „Letzte Einträge" Ihre fünf neuesten Einträge, der jüngste zuerst – auch über den Monatswechsel hinweg (am Monatsersten die letzten Einträge des Vormonats).

Voraussichtlicher Stand zum Jahresende

Neben Ihrem Überstundenkonto steht, wie es zum Jahresende voraussichtlich aussieht: Ihr Saldo bis heute abzüglich der Stunden Ihrer bereits gebuchten künftigen Überstundenausgleich-Tage bis zum 31.12. So sehen Sie sofort, ob die schon eingetragenen freien Tage Ihr Konto wie geplant abbauen. Urlaub, Krankheit und Fortbildung fließen nicht in diese Vorschau ein – sie senken das Konto nicht.

Ihre Praxisleitung kann diese Anzeige abschalten. Fehlt die Zeile, ist also entweder kein künftiger Ausgleichstag eingetragen – oder die Anzeige ist in den Einstellungen deaktiviert.

• Führt Ihre Praxis für Sie keine Stundenzählung, fehlen die Kacheln Tagessaldo, Monatssaldo und Überstundenkonto sowie der Stempel-Button – das ist eine bewusste Einstellung, kein Fehler. Ihr Urlaubskonto wird trotzdem tagebasiert geführt.
• Minijob mit fester Monatsarbeitszeit: Führt Sie Ihre Praxis mit einer festen vereinbarten Monatsarbeitszeit statt eines aus Wochenstunden berechneten Solls, zeigt Ihr Monatssaldo jeden Monat dasselbe feste Soll. Feiertage sowie Urlaub oder bezahlte Freistellung an einem für Sie geplanten Arbeitstag werden Ihnen automatisch mit den geplanten Stunden gutgeschrieben; unbezahlt freie Tage mindern das Monatssoll entsprechend. Unter dem Überstundenkonto kann ein gelber, rein informativer Hinweis erscheinen (§ 2 Abs. 2 MiLoG) – er blockiert nichts.
• Hinweis auf offenen Urlaub (ab Oktober): Das Urlaubskonto weist im letzten Quartal gelb auf noch offene Urlaubstage hin („Noch … Urlaubstage offen!") – erst ab einem ganzen offenen Tag; kleinere Reste (z. B. 0,5 Tage bei Teilzeit) lösen keinen Hinweis aus.
• Hinweis bei Änderungen Ihrer Arbeitszeit: Ändert die Verwaltung Ihre Arbeitszeit (Wochenstunden, Tagesplan oder Arbeitszeit-Blöcke), steht 30 Tage lang der Kasten „Hinweis zu Ihrer Arbeitszeit" auf dem Dashboard – auch wenn die Änderung erst später gilt, zurückgesetzt oder wieder gelöscht wurde. Er lautet z. B. „Ihre Arbeitszeit wurde ab 01.09.2026 geändert (neu: Mo 08:00–12:00 + 15:00–17:00 / Di 08:00–12:00 / Do 08:00–12:00)." oder für eine künftige Änderung „Ihre Arbeitszeit ändert sich ab 01.11.2026 (neu: 40,0 h/Woche auf 4 Arbeitstage)."; wurden dabei Einträge neu berechnet, nennt er deren Zahl und die Änderung der angerechneten Zeit und des Überstundenkontos. Ihre Stempelzeiten bleiben dabei unverändert gespeichert. Die heute gültigen Blöcke und den Verlauf zeigt Profil → „Meine Arbeitszeit" (Link „Arbeitszeit im Profil ansehen").

Live stempeln

Der einfachste Weg: Klicken Sie auf Einstempeln – die Uhr läuft und zeigt Ihre heutige Arbeitszeit live. Beim Ausstempeln tragen Sie im Feld Pause (Min.) ein, wie viele Minuten Sie Pause gemacht haben, und bestätigen mit Jetzt ausstempeln.

Von Hand eintragen

Über „+ Neuer Eintrag" erfassen Sie einen Eintrag für heute: Von, Bis, Pause und optional eine Notiz. Sind Arbeitszeit-Blöcke für Sie hinterlegt, sind Von und Bis mit dem Beginn des ersten und dem Ende des letzten Blocks von heute vorbelegt. Einen vergangenen Tag beantragen Sie über den Button „Antrag" daneben oder im Journal über das + in der Zeile des Tages (siehe Abschnitt 7); ein anderes Datum lehnt das Formular ab: „Einträge für vergangene Tage können nur per Änderungsantrag erstellt werden".

Bearbeiten und Löschen geht direkt nur bei heutigen Einträgen. Das Datum ist dabei gesperrt – unter dem Feld steht „Das Datum bleibt beim Bearbeiten fest. Gehört die Zeit zu einem anderen Tag: Eintrag löschen und oben über „Antrag“ einen Änderungsantrag für diesen Tag stellen." Ein anderes Datum gibt es also nur per Antrag; bei älteren Einträgen ändern Sie es direkt im Änderungsantrag. Ändern Sie beim Bearbeiten nur die Notiz (Zeiten und Pause bleiben gleich), sperrt die Pausenregel nicht erneut; eine schon dokumentierte Begründung bleibt ohne neue Genehmigung stehen.

Was PraxisZeit beim Erfassen ablehnt

• Keine Überschneidungen: Einträge desselben Tages dürfen sich nicht überschneiden – gemessen an Ihren tatsächlichen Stempelzeiten, ein laufender Eintrag reicht bis jetzt. Das Formular und die Stempeluhr nennen den kollidierenden Eintrag, z. B. „Überschneidung mit dem Eintrag 08:00–12:00 am 02.06.2026: Zeiteinträge einer Person dürfen sich nicht überschneiden. Bitte die Zeiten anpassen oder den vorhandenen Eintrag bearbeiten." Aneinanderstoßende Einträge (z. B. 08:00–12:00 und 12:00–13:00) sind erlaubt. Dieselbe Regel gilt für Änderungsanträge und für Einträge der Verwaltung.
• Nur geleistete Zeit: Das Ende eines Eintrags von heute darf nicht in der Zukunft liegen („Das Ende liegt in der Zukunft. Bitte nur bereits geleistete Arbeitszeit eintragen – das Ende kann nach Arbeitsende nachgetragen werden."), und die Pause muss kürzer sein als der Eintrag.
• Pausen-Vorschlag: Ist ein neuer Eintrag länger als 6 Stunden und ohne Pause, schlägt das Formular eine Pause vor – mit den Knöpfen „30 Min. Pause eintragen" und „Keine Pause gemacht – ohne Pause speichern". Bis Version 1.22 trug das Formular die 30 Minuten ohne Rückfrage ein.
• Keine Dienste über Mitternacht: PraxisZeit erfasst je Kalendertag; ein Eintrag endet spätestens um 23:59, ein Ende vor dem Beginn ist nicht möglich. Arbeit über Mitternacht hinaus würde nicht als ein Dienst geprüft – in Praxen ist das nicht vorgesehen. Sprechen Sie in einem solchen Ausnahmefall mit Ihrer Verwaltung.

Warnungen bei langen Arbeitszeiten

• > 8 Stunden netto: Hinweis (§ 3 ArbZG).
• > 10 Stunden netto: Bei manueller Eingabe wird der Eintrag blockiert (Tageshöchstgrenze); beim Live-Ausstempeln nur eine Warnung – die Zeit ist bereits geleistet und muss dokumentiert werden.

Arbeitszeit-Blöcke und Anrechnung

Hat Ihre Praxis Ihre Arbeitszeit als Arbeitszeit-Blöcke hinterlegt (z. B. Montag 08:00–12:00 und 15:00–18:00), ergibt sich Ihr Tagessoll aus den Blöcken. Angerechnet wird Ihre gestempelte Zeit innerhalb der Blöcke, mit einem Puffer (Standard 15 Minuten) an jedem Blockrand. Zeit deutlich vor dem ersten oder nach dem letzten Block zählt nicht – Sie sehen dann z. B. „gestempelt 07:30 · angerechnet ab 07:45". Stempeln Sie danach noch einmal bis 07:45 ein (etwa nach einem Fehlstempel), fiele der neue Eintrag auf denselben Beginn – PraxisZeit lehnt das ab („Einstempeln nicht möglich: Ein Zeiteintrag von heute beginnt bereits um 07:45 …"); bearbeiten Sie dann den vorhandenen Eintrag oder stempeln Sie nach 07:45 erneut ein. Stempeln Sie über die Pause zwischen zwei Blöcken durch, wird diese Lücke nicht angerechnet: „gestempelt 08:00–18:00 · angerechnet 7:30 h · 2:30 h zwischen den Blöcken nicht angerechnet". In der Pause zwischen den Blöcken zeigt Ihr Dashboard neutral „Pause zwischen den Arbeitsblöcken". An Wochenenden und Feiertagen gelten keine Blöcke – Arbeit dort (z. B. Notdienst) wird voll angerechnet. Werktag ohne Block (seit 1.21.0): Haben Sie an einem Werktag (Mo–Fr) keinen Block, ist das Ihr freier Tag. Stempeln Sie dort trotzdem, wird die Zeit gespeichert, aber mit 0 Stunden angerechnet („An diesem Tag sind keine Arbeitszeit-Blöcke hinterlegt — angerechnet werden 0 Stunden. Die gestempelte Zeit bleibt gespeichert."). Haben Sie gearbeitet, wählen Sie am Eintrag „Anrechnung beantragen"; angerechnet wird erst, wenn die Verwaltung den Antrag mit „Genehmigen und anerkennen" annimmt oder den Eintrag anerkennt. Ein vor Version 1.20.0 hinterlegtes Arbeitszeit-Fenster gilt als ein Block je Tag weiter; es begrenzt nur die Anrechnung, Ihr Tagessoll kommt dann weiter aus Ihren Wochen- bzw. Tagesstunden.

Beim Ausstempeln und beim Speichern eines eigenen Eintrags erscheint ein Hinweis, sobald etwas nicht angerechnet wird; Ihr Eintrag wird trotzdem gespeichert. Ihre tatsächliche Stempelzeit bleibt immer erhalten (§ 16 ArbZG). Die Zeit zwischen zwei Blöcken zählt für die Pausenpflicht als Pause, wenn nach Abzug des Puffers mindestens 15 Minuten übrig bleiben – eine Pause, die Sie dort gemacht haben, tragen Sie nicht zusätzlich ein, sonst wird beides abgezogen. Haben Sie außerhalb oder zwischen den Blöcken gearbeitet, wählen Sie am Eintrag „Anrechnung beantragen" und begründen kurz (für heute erst nach Arbeitsende; das Datum bleibt dabei fest); genehmigt die Verwaltung mit Anerkennen, werden die beantragten Zeiten ohne Kürzung durch die Blöcke angerechnet, und der Eintrag ist „anerkannt" – selbst ändern lässt er sich danach nicht mehr, nur per Änderungs- bzw. Löschantrag (auch schon am selben Tag) oder über die Verwaltung. Nicht angerechnet heißt nicht unbezahlt: Arbeit, die angeordnet, gebilligt oder geduldet wurde, ist zu vergüten (§ 611a, § 612 BGB; Mindestlohngesetz).

Vergessen auszustempeln? Ein offener Eintrag eines vergangenen Tages wird automatisch um 23:59 geschlossen und nur bis zum Ende Ihres letzten Blocks plus Puffer angerechnet. Dabei prüft PraxisZeit Höchstarbeitszeit und Pause (§§ 3, 4 ArbZG) und schreibt das Ergebnis als Vermerk in die Notiz des Eintrags. Die Stempeluhr zeigt danach „Ihr Eintrag vom … (ab …) wurde automatisch geschlossen, weil das Ausstempeln fehlte. Bitte tragen Sie das tatsächliche Arbeitsende nach." mit dem Knopf „Arbeitsende per Antrag nachtragen" (vorbelegter Änderungsantrag); der Hinweis verschwindet, sobald der Antrag gestellt ist. Drücken Sie erst am nächsten Morgen auf Ausstempeln, wird der alte Eintrag ebenso automatisch geschlossen (nicht bis zum Morgen verlängert); der Zeitpunkt Ihres Ausstempelversuchs steht im Vermerk. Tragen Sie Ihr tatsächliches Ende per Änderungsantrag nach – im Antrag steht zunächst das angerechnete Ende (z. B. 18:15), das Sie ersetzen; bei „Anrechnung beantragen" tragen Sie das Ende im selben Antrag ein. Auch ein tatsächliches Ende um 23:59 (z. B. nach einem Spät- oder Notdienst) können Sie eintragen; es gilt dann als echter Stempel und wird wie jedes andere Ende an Ihren Blöcken gekürzt – bis 23:59 angerechnet wird es, wenn die Verwaltung den Eintrag anerkennt. (An einem Werktag ohne Block zählt der automatisch geschlossene Eintrag 0 h. Ist das angerechnete Ende bereits 23:59 – nur dort, wo nichts gekappt wird: Sie haben keine Arbeitszeit-Blöcke, es ist Wochenende oder Feiertag, oder Ihre Stunden werden nicht gezählt –, bleibt die Kennzeichnung „automatisch geschlossen" stehen; angerechnet wird dann ohnehin bis 23:59.) Ebenso bleibt die Kennzeichnung, wenn das eingetragene Ende genau dem angerechneten Ende entspricht (z. B. 18:15) – auch wenn Sie tatsächlich um diese Zeit gegangen sind: PraxisZeit kann es nicht vom automatisch gesetzten Wert unterscheiden, und eine Anrechnung lässt sich für diesen Eintrag dann nicht beantragen.

Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Reicht Ihre eingetragene Pause beim Ausstempeln nicht aus, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Pause nachtragen – wenn Sie tatsächlich länger Pause gemacht haben, korrigieren Sie einfach die Minuten.
• Begründung angeben – war eine Pause wirklich nicht möglich (z. B. „Notfall, keine Vertretung"), schreiben Sie nachvollziehbar in das Textfeld, warum – mindestens 10 Zeichen. Diese dokumentierte Ausnahme wird gespeichert, danach können Sie normal ausstempeln. Eine zu kurze Begründung lehnt PraxisZeit ab: „Die Begründung ist zu kurz – bitte in mindestens 10 Zeichen angeben, warum die Pflicht-Pause nicht möglich war."

Ausnahme mit Genehmigung: Verlangt Ihre Praxis für solche Ausnahmen eine Genehmigung, gilt das seit 1.23.0 auch beim Ausstempeln. Sie sind trotzdem ausgestempelt – Ihre Arbeitszeit ist mit dem echten Ende gespeichert. Die Ausnahme selbst ist dann nur beantragt (Hinweis „Zur Genehmigung eingereicht: …", der Antrag steht unter Zeiterfassung → Tab „Anträge") und gilt erst, wenn die Verwaltung sie genehmigt.

Sonn- und Feiertage: Stempeln Sie an einem Sonntag oder gesetzlichen Feiertag aus, erscheint zusätzlich das Feld Ausnahmegrund (§10 ArbZG) (z. B. „Notdienst"). Der Grund wird am Eintrag gespeichert.

Der ganze Tag zählt: Geprüft werden alle Einträge des Tages zusammen, nicht nur der laufende Abschnitt. Aus- und sofort wieder einstempeln ist keine Pause – eine Unterbrechung zählt erst ab 15 Minuten. Fehlt das Begründungsfeld, hat Ihre Praxis die Ausnahme „Pflicht-Pause war nicht möglich" abgeschaltet; dann klappt das Ausstempeln nur mit eingetragener Pause.

Dieselbe Logik gilt bei einem Korrekturantrag: Erfüllen Ihre korrigierten Zeiten die Pausenregel nicht, erscheint das Feld „Pflicht-Pause war nicht möglich – Begründung" (ebenfalls mindestens 10 Zeichen). Hat Ihre Praxis diese Ausnahme abgeschaltet, erscheint das Feld nicht – tragen Sie dann die Pause in den Antrag ein.

Unter Abwesenheiten → „+ Abwesenheit eintragen" wählen Sie Datum, optional einen Zeitraum (Wochenenden und Feiertage werden automatisch ausgeschlossen, ebenso Tage, an denen Sie laut Arbeitsplan nicht arbeiten – z. B. ein freier Wochentag bei Teilzeit; dort erfasste Arbeitszeit bleibt stehen) sowie den Typ:

Die Option „Halber Tag" (nur bei Einzeltagen, nicht bei Krank oder Überstundenausgleich) lässt den Tag nur zur Hälfte zählen – 0,5 statt 1,0 Tage.

Tag mit anerkanntem Zeiteintrag: Liegt an einem der zu buchenden Tage ein Zeiteintrag, den die Verwaltung anerkannt hat (→ Abschnitt 3), lehnt PraxisZeit die Buchung ab und nennt den Tag, z. B. „Am 05.10.2026 gibt es einen anerkannten Zeiteintrag – bitte an die Verwaltung wenden." Die Verwaltung trägt die Abwesenheit für diesen Tag ein. Die übrigen Tage können Sie getrennt buchen.

Bei einem Urlaubsantrag steht neben dem Zeitraum, wie viele Tage er kostet: nur Ihre Arbeitstage (arbeiten Sie mittwochs nicht, kostet eine Woche Montag bis Freitag 4 Tage), ohne Wochenenden, Feiertage und „freie" Sondertage; ein halber Tag, ein verkürzter Tag und ein „halber Feiertag" zählen je 0,5. Genau so viele Urlaubstage werden nach der Genehmigung gebucht. Ein verkürzter Tag (z. B. Rosenmontag) steht im Kalender als „verkürzter Tag (max. 4 h)" (bei benanntem Tag mit Namen), die Stempelkarte nennt ihn ohne Namen. Steht dort 0, liegt im Zeitraum kein Tag, an dem Sie arbeiten – ein solcher Antrag kann nicht genehmigt werden; ebenso lehnt PraxisZeit eine direkte Buchung ganz ohne Arbeitstag ab.

Krank und Fortbildung: was Ihrem Ist gutgeschrieben wird

Krankheit und Fortbildung werden so angerechnet, als hätten Sie an diesen Tagen normal gearbeitet – aber nur, soweit Sie an dem Tag auch hätten arbeiten müssen. Ihr Soll bleibt stehen, die Gutschrift gleicht es genau aus, Ihr Saldo bewegt sich also nicht:

An einem Tag, an dem Sie ohnehin nicht arbeiten müssen, kann keine Arbeitszeit ausfallen – für einen Feiertag erhalten Sie die Feiertagsvergütung, nicht zusätzlich eine Krankheitsgutschrift (§ 4 Abs. 2 EntgFG). Beispiel: Sie arbeiten 8 h/Tag, Ihre Praxis führt den 24.12. als halben Feiertag, und Sie sind an diesem Tag krank – angerechnet werden 4 h, genau Ihr Soll für diesen halben Tag. Im Kalender steht der Tag trotzdem als voller Krankheitstag; das ist richtig so. Umgekehrt bleibt eine Fortbildung, die länger dauerte als Ihr Arbeitstag, in voller Länge Mehrarbeit – gekürzt wird sie nicht.

Eigene Gründe & „Kind krank"

Hat Ihre Praxis zusätzliche Gründe eingerichtet (z. B. „Schule", „Arztbesuch"), erscheinen diese in der Typ-Auswahl unter „Eigene Gründe". Jeder Grund verhält sich rechnerisch wie einer der Typen oben, je nach hinterlegtem Basis-Verhalten: gearbeitet → wie Fortbildung, bezahlt frei → wie eine bezahlte Freistellung, Überstundenabbau → wie Überstundenausgleich, unbezahlt frei → wie Sonstiges, aber unbezahlt. Ist der Grund „Kind krank" eingerichtet, gilt der Tag als entschuldigt (keine Minusstunden, kein Urlaubsabzug), ist aber unbezahlt (§ 45 SGB V). Ist Ihr Jahresanspruch dafür aufgebraucht, erscheint ein Hinweis – der Tag wird trotzdem eingetragen.

Datenschutz im Team-Kalender

Bei Kolleginnen und Kollegen sehen Sie nur Urlaub und Fortbildung mit echtem Typ. Krankheit, bezahlte Freistellung, Sonstiges und alle eigenen Gründe erscheinen bei anderen Personen neutral als „Abwesend". Ihre eigenen Abwesenheiten sehen Sie natürlich immer mit echtem Typ.

Urlaubsantrag statt Direktbuchung

Hat Ihr Administrator die Genehmigungspflicht aktiviert, wird ein gebuchter Urlaub zum Antrag mit Status Offen / Genehmigt / Abgelehnt / Zurückgezogen – Sie verfolgen ihn unter dem Tab „Meine Anträge" und können offene Anträge selbst zurückziehen.

Vergangene Tage nur per Antrag

Eine Abwesenheit für einen vergangenen Tag (bei einem Zeitraum: Beginn vor heute) buchen Sie seit 1.23.0 nicht mehr selbst – wie bei Zeiteinträgen gilt: vergangene Tage nur per Antrag. Liegt das Datum in der Vergangenheit, ist Speichern gesperrt und das Formular zeigt „Für vergangene Tage bitte einen Änderungsantrag stellen." Wählen Sie im Journal in der Zeile des Tages auf „Antrag" den Abwesenheitstyp und stellen Sie den Antrag (→ Abschnitt 7), z. B. für eine Krankmeldung von gestern. Heute und künftige Tage buchen Sie weiterhin direkt. Tage eines Jahres, für das die Verwaltung den Jahresabschluss gemacht hat, ändert nur die Verwaltung („Das Jahr 2026 ist bereits abgeschlossen – bitte an die Verwaltung wenden.").

Abwesenheit löschen

Eigene Abwesenheiten löschen Sie in der Liste über den Button Löschen – nur ab heute und nur, wenn Sie sie selbst eingetragen haben. Nicht selbst löschen können Sie Betriebsferien-Tage (die ändert nur die Verwaltung), Urlaub, der aus einem genehmigten Urlaubsantrag stammt oder bei eingeschalteter Genehmigungspflicht gebucht ist, und Abwesenheiten an vergangenen Tagen – dort steht statt des Buttons der Link „per Antrag": Stellen Sie im Journal einen Lösch-Antrag. Ebenfalls nicht selbst löschen können Sie eine Abwesenheit, die die Verwaltung für Sie eingetragen hat („Diese Abwesenheit hat die Verwaltung eingetragen – bitte an die Verwaltung wenden."), und Tage eines abgeschlossenen Jahres. Einen genehmigten Antrag ziehen Sie unter „Meine Anträge" zurück, solange der Urlaub noch nicht begonnen hat; danach stellen Sie einen Änderungsantrag oder wenden sich an die Verwaltung.

Betriebsferien

Legt Ihre Praxis Betriebsferien an, bucht PraxisZeit für Ihre tatsächlichen Arbeitstage in diesem Zeitraum automatisch Abwesenheiten – je nach Einstellung als Urlaub oder als bezahlte Freistellung. Reicht Ihr Resturlaub nicht, kann Ihre Praxis so einstellen, dass die restlichen Tage stattdessen als Überstundenabbau gebucht werden (Ihr Überstundenkonto sinkt, statt Minus-Urlaub entstehen zu lassen). Details dazu erfahren Sie von Ihrer Praxisleitung.

Tage, an denen Sie schon Urlaub oder eine andere Abwesenheit haben, bleiben dabei unberührt. Stornieren Sie einen solchen genehmigten Urlaub vor seinem Beginn, trägt PraxisZeit an diesen Tagen automatisch den Betriebsferientag ein (seit 1.20.3).

Der Urlaubscountdown auf dem Dashboard zählt auch bis zur nächsten Praxisschließung – egal, ob die Schließtage als Urlaub, Überstundenabbau oder bezahlte Freistellung gebucht sind. Liegt ein eigener Urlaub früher, zeigt er diesen.

PraxisZeit führt Urlaub nach Arbeitstagen (§ 3 BUrlG) – nicht nach Stunden:

• Ein freier Arbeitstag = genau 1 Urlaubstag, egal wie lang der Tag ist. Ein 9-Stunden-Tag kostet genauso viel wie ein 4-Stunden-Tag: einen Tag.
• Ein halber Tag zählt 0,5 Urlaubstage (Option „Halber Tag" beim Eintragen).
• Eine freie Woche kostet so viele Urlaubstage, wie Sie Arbeitstage in der Woche haben (5-Tage-Woche → 5 Tage, 3-Tage-Woche → 3 Tage).
• Ihr Jahresanspruch richtet sich nach Ihren Arbeitstagen pro Woche (z. B. 5 Tage → 30, 3 Tage → anteilig 18) – den genauen Wert legt Ihr Administrator fest.
• Führt Ihre Praxis keine Stundenzählung für Sie, wird Urlaub trotzdem tagebasiert geführt (1 freier Tag = 1 Urlaubstag, ein halber Tag = 0,5).

Intern rechnet das System mit Stunden (für die Soll-/Ist-Berechnung), Ihr Urlaubsverbrauch wird Ihnen aber immer in ganzen bzw. halben Tagen angezeigt.

Ältere oder gesperrte Zeiteinträge lassen sich nicht mehr direkt bearbeiten – das dient der Nachvollziehbarkeit (§ 16 ArbZG). Klicken Sie stattdessen in der Aktionsspalte auf „Änderungsantrag" (bzw. „Löschantrag" für eine vollständige Löschung):

• Passen Sie Datum, Von, Bis und Pause auf die korrekten Werte an (beim Antrag „Anrechnung beantragen" bleibt das Datum fest).
• Tragen Sie eine Begründung ein (Pflichtfeld).
• Klicken Sie auf „Antrag stellen".

Sie verfolgen den Status (Offen / Genehmigt / Abgelehnt) unter Zeiterfassung → Tab „Anträge" und können offene Anträge dort zurückziehen. Bei Ablehnung sehen Sie die Begründung des Administrators. Sie können außerdem über einen Änderungsantrag eine Abwesenheit beantragen (z. B. Krank, Fortbildung oder Urlaub) – für vergangene Tage ist das seit 1.23.0 der einzige Weg (→ Abschnitt 5).

Arbeit am Wochenende oder Feiertag (z. B. KV-Dienst)

Am selben Tag stempeln Sie ganz normal oder legen unter Zeiterfassung → Tab „Einträge" → + Neuer Eintrag einen Eintrag an. Nachträglich stellen Sie einen Antrag – über den Button „Antrag" im Tab „Einträge" oder im Journal über das + in der Zeile des Tages (seit Version 1.19.2 auch an Wochenend- und Feiertagen). An einem Sonntag oder Feiertag fragt PraxisZeit – beim neuen Eintrag ebenso wie im Antragsformular und im Journal – nach dem Ausnahmegrund (§ 10 ArbZG), etwa „Notdienst"; beim neuen Eintrag wird er sofort, bei einem Antrag mit der Genehmigung am Eintrag gespeichert und erscheint in den Exporten. Da das Soll an diesen Tagen 0 ist, erhöhen die angerechneten Stunden Ihren Saldo.

Unter Profil sehen Sie Ihre persönlichen Daten. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ändern Sie selbst über „Bearbeiten" neben Ihrem Namen (→ Speichern), das Profilbild per Klick aufs Bild; Benutzername, Rolle, Urlaubstage und Ihre Arbeitszeit legt die Verwaltung fest. Die Karte „Meine Arbeitszeit" zeigt Ihre heute gültigen Arbeitszeit-Blöcke mit Tagessoll (z. B. „Mo 08:00–12:00 + 15:00–18:00 (Pause 30 Min) · Tagessoll 6:30 h"), Ihre Wochenstunden und den Verlauf mit Wirkungsdaten. Ändern kann Ihre Arbeitszeit nur die Verwaltung.

Passwort ändern

Mindestens 10 Zeichen, je ein Groß- und Kleinbuchstabe sowie eine Ziffer. Nach der Änderung werden alle anderen aktiven Sitzungen automatisch abgemeldet.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Sichern Sie Ihr Konto zusätzlich mit einer Authenticator-App ab: aktuelles Passwort bestätigen, QR-Code scannen, 6-stelligen Code eingeben und bestätigen. Die Passwortabfrage schützt davor, dass jemand mit einer offenen Sitzung Ihren zweiten Faktor austauscht. Beim nächsten Login werden Sie zusätzlich nach dem wechselnden Code gefragt. Zugang zur App verloren? Ihr Administrator kann 2FA für Sie zurücksetzen.

2FA deaktivieren verlangt Ihr aktuelles Passwort und den aktuellen 6-stelligen Code. Solange 2FA aktiv ist, lässt sie sich nicht neu einrichten: Bei einem neuen Handy deaktivieren Sie 2FA zuerst (mit dem Code vom alten Gerät) und richten sie danach auf dem neuen Gerät ein. Handy verloren: Die Verwaltung setzt Ihre 2FA in der Benutzerverwaltung zurück; danach melden Sie sich nur mit dem Passwort an und richten 2FA neu ein.

Nutzt Ihre Praxis die Schichtplanung, erscheint links der Menüpunkt Schichtplan mit den für Sie sichtbaren Wochenplänen: welcher Arbeitsplatz wann besetzt ist und wer eingeteilt ist. Auf dem Dashboard zeigt die Karte „Deine Einteilung heute" Ihre heutigen Einsätze; unter Profil → „Meine Einweisungen" sehen Sie, für welche Arbeitsplätze Sie eingewiesen sind.

Ab Version 1.19.0 sehen Sie neben den heute geltenden Plänen auch solche, die Ihr Administrator ausdrücklich freigegeben hat – auch wenn sie erst künftig gelten oder ihr Zeitraum abgelaufen ist. Gilt heute mehr als ein Plan (z. B. je einer pro Standort), stehen alle untereinander; freigegebene Pläne, die heute nicht gelten, erscheinen darunter in einer eigenen Vorschau-Auswahl mit dem Hinweis „Dieser Plan gilt noch nicht" bzw. „Dieser Plan gilt nicht mehr" – damit Sie ihn nicht mit dem aktuell geltenden verwechseln.

Manche Einteilungen tragen einen Hinweis (z. B. „Einarbeitung Azubi"), erkennbar am vorangestellten » – im Raster wie auf der Dashboard-Karte. Über den Knopf „PDF" drucken Sie den gerade angezeigten Plan als Aushang. Nutzt Ihre Praxis mehrere Standorte, steht der Standort entweder einmal in der Kopfzeile oder hinter dem jeweiligen Arbeitsplatznamen („Tresen (Hauptstelle)").

Die Schichtplanung ist ein reines Planungswerkzeug und verändert nicht Ihre erfassten Arbeitszeiten, Ihren Urlaub oder Ihr Überstundenkonto.