So rechnet PraxisZeit

Tagessoll = Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche

⚠️ Der Divisor ist die Arbeitstage pro Woche, nicht fix 5. Ein Mitarbeiter mit 24 h auf 3 Tage hat 8 h/Tag, nicht 4,8 h.

Bei individuellen Tagesstunden (z. B. Mo 10 h / Di 10 h / Mi 4 h) zählt der konkrete Wert des jeweiligen Wochentags – seit Version 1.18.0 ebenfalls historisch zum jeweiligen Datum aufgelöst. Wochenenden, Tage vor Eintritt / nach Austritt sowie Mitarbeiter ohne Stundenzählung haben Tagessoll 0.

Arbeitszeit ändern (Stundenhistorie – ab Version 1.18.0 auch für Tagespläne)

Wochenstunden, Arbeitstage pro Woche, der Wechsel zwischen gleichmäßiger Verteilung und individuellem Tagesplan sowie die Tagesstunden selbst werden ausschließlich über den Dialog „Wochenstunden & Tagesplan" mit einem „Gültig ab"-Datum geändert – im Benutzerformular stehen sie nur noch als Anzeige (beim Anlegen bleiben es normale Felder). Jeder Tag rechnet danach mit dem damals gültigen Vertragszustand; alte Monate bleiben unverändert. Seit Version 1.18.0 gilt das ohne Ausnahme auch für individuelle Tagespläne – eine Historien-Zeile hält alle vier Größen gemeinsam fest, nicht mehr nur die Wochenstundenzahl.

• Zwei Modi im selben Dialog: „Gleichmäßig" (Wochenstunden + Arbeitstage pro Woche) oder „Nach Tagen" (Stunden je Wochentag Mo–Fr, in Viertelstunden). Im Modus „Nach Tagen" leitet der Dialog Wochensumme und Arbeitstage automatisch aus den eingetragenen Tageswerten ab; auch der Wechsel zwischen beiden Modi läuft über diesen Dialog und trägt ein Wirkungsdatum.
• Bereits gebuchte Abwesenheiten werden nachgezogen. Ihre gespeicherten Stunden sind das Tagessoll zum Buchungszeitpunkt und werden auf das neue Tagessoll umgestellt – sonst schriebe z. B. ein Krankentag weiter 8 h dem Ist gut, während das Soll desselben Tages nur noch 4 h beträgt.
• Nur der tatsächlich geänderte Wochentag wird umgerechnet. Ändert eine Anpassung im Modus „Nach Tagen" nur einen einzelnen Wert (z. B. Mittwoch von 8 h auf 4 h), betrifft die Rückrechnung ausschließlich die an Mittwochen gebuchten Abwesenheiten im Wirkungsbereich – Montag und Dienstag bleiben unangetastet, weil sich dort das Tagessoll nicht geändert hat.
• Das gilt für rückwirkende und für zukunftsdatierte Änderungen: Urlaub, Betriebsferien und Fortbildungen werden routinemäßig im Voraus gebucht. Ausgelöst wird das Nachziehen nicht vom Datum, sondern davon, dass im Wirkungsbereich überhaupt eine Abwesenheit gebucht ist.
• Wirkungsbereich: vom Gültig-ab-Datum bis zum Tag vor der nächsten Änderung. Gibt es keine spätere Änderung, reicht er bis zur spätesten gebuchten Abwesenheit, mindestens aber bis heute bzw. bis zum Gültig-ab-Datum.
• Nicht angefasst werden Überstundenausgleich (dort zählen die beantragten Stunden), Mitarbeitende ohne Stundenzählung, Wochenenden, Feiertage, Tage ohne Soll und Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums. Ein Halbtag wird zur Hälfte umgerechnet, die Sondertagsfaktoren für den 24./31.12. wirken wie sonst auch.
• Urlaubstage ändern sich dabei nie – Urlaub läuft nach dem Tagesprinzip (§ 3 BUrlG), nicht nach Stunden.
• Vor dem Speichern zeigt der Dialog eine Vorschau mit Zeitraum, Tagessoll je Wochentag (alt → neu) und der Zahl betroffener Abwesenheiten; eine Tabelle stellt zusätzlich Überstundensaldo und Urlaub (mit Jahreszahl) vorher/nachher gegenüber. Berührt der Zeitraum ein bereits abgeschlossenes Jahr, wird darauf hingewiesen – der eingefrorene Jahresübertrag wird nicht automatisch neu berechnet. Das Löschen einer Änderung rechnet denselben Zeitraum wieder zurück – bei individuellem Tagesplan genauso wie bei gleichmäßiger Verteilung.
• In Berichten (Admin-Dashboard, Excel, ODS, PDF) steht der zu Zeitraumsbeginn gültige Wert plus Hinweis „ab 15.03.2026: 20,0 Std/Woche" – bei individuellem Tagesplan entsprechend „ab 01.03.2026: Mo 8,0 / Di 5,0 / Mi 4,0 = 17,0 h/Woche", bei einem reinen Arbeitstage-Wechsel „ab 16.03.2026: 40,0 Std/Woche auf 4 Arbeitstage". Die Jahresübersicht hat dafür die Spalte Stundenänderungen.
• Im Änderungsprotokoll steht neben der Sammelzeile je nachgezogener Abwesenheit eine eigene Zeile mit altem und neuem Stundenwert – jede einzelne Umrechnung ist damit im Nachhinein nachvollziehbar. Der beim Buchen erfasste Ursprungswert bleibt daneben intern unverändert gespeichert.

⚠️ Zwei Fallstricke. Ändern Sie im Modus „Gleichmäßig" nur die Arbeitstage pro Woche bei gleichbleibenden Wochenstunden (40 h auf 5 Tage → 40 h auf 4 Tage), bleibt die genannte Wochenstundenzahl selbst unverändert („40,0", ergänzt um „auf 4 Arbeitstage") – das Tagessoll verschiebt sich dabei trotzdem still von 8 h auf 10 h. Verschieben Sie umgekehrt im Modus „Nach Tagen" Stunden von einem Wochentag auf einen anderen, ohne die Wochensumme zu ändern, bleibt das Tagessoll der übrigen Tage gleich – dafür ändert sich der Urlaubsverbrauch: War am wegfallenden Wochentag bereits ein Urlaubstag gebucht, zählt er rückwirkend nicht mehr, weil dort kein Tagessoll mehr anfällt (die gespeicherte Stundenzahl bleibt stehen). Prüfen Sie deshalb immer die Vorschau, nicht nur die Wochenstundenzahl.

Ist = (Ende − Beginn) − Pause

Pro Zeiteintrag, auf 2 Nachkommastellen gerundet und nie negativ. Ist ein Soll-Arbeitszeit-Fenster hinterlegt, wird die angerechnete Zeit auf das Fenster (± Puffer, Standard 15 Min.) gekürzt; der tatsächlich gestempelte Rohwert bleibt erhalten (§ 16 ArbZG). Zusätzlich zählen Krankheit und Fortbildung mit ihren gebuchten Stunden als Ist (§ 3 EntgFG).

PraxisZeit geht jeden Kalendertag des Monats durch und addiert das Tagessoll – außer an Wochenenden, Feiertagen, Tagen außerhalb des Beschäftigungszeitraums und Abwesenheitstagen, die das Soll reduzieren (siehe Matrix). Die Sondertage 24./31.12. wirken mit Faktor 0,5 (Halbtag) bzw. 0 (frei).

Merksatz: Krankheit und Fortbildung füllen das Ist auf (kein Saldo-Effekt). Urlaub, bezahlte Freistellung und Sonstige senken das Soll. Nur der Überstundenausgleich lässt das Soll stehen und baut so Überstunden ab.

Betriebsferien (Praxisschließung) sind kein eigener Typ: Sie buchen – je nach Einstellung – automatisch Urlaub oder bezahlte Freistellung aus dieser Matrix. Wie die Schließtage auf die Mitarbeitenden verteilt werden, erklärt Abschnitt 8.

Eigene Abwesenheitsgründe (z. B. „Zahnarzttermin", „Kind krank") sind ebenfalls kein eigener Rechen-Typ, sondern ein Label: Jeder Grund mappt über sein Basis-Verhalten fest auf einen der Typen oben – gearbeitet → Fortbildung, bezahlt frei → bezahlte Freistellung, Überstundenabbau → Überstundenausgleich, unbezahlt frei (z. B. Kind krank) → Sonstige (unbezahlt). Für „Kind krank" gilt zusätzlich ein weiches Jahreslimit nach § 45 SGB V (Standard 15 Tage) mit einer informativen Warnung bei Überschreitung.

Monatssaldo = Monats-Ist − Monats-Soll

Das kumulierte Überstundenkonto summiert die Monatssalden fortlaufend und startet beim Jahresübertrag (Carryover) des Jahres. Die Anzeige „Überstunden (JTD)" zeigt den Saldo vom 1. Januar bis heute zuzüglich Carryover.

Saldo-Stichtag „bis heute"

Live-Anzeigen (Mitarbeiter-Dashboard, Admin-Team-Tabelle, Benutzerübersicht, Überstundenkonto samt Verlauf/Chart, Year-to-Date) rechnen Soll und Ist nicht bis zum Monatsende, sondern nur bis zum letzten abgeschlossenen Arbeitstag: heute, wenn dafür bereits ausgestempelt wurde, sonst gestern. So zeigt der 1. eines Monats nicht sofort ein irreführendes „Monatsanfangs-Minus" aus vollem Monats-Soll gegen noch fehlendes Ist.

• Die Admin-Team-Tabelle bietet zusätzlich einen Umschalter „Soll: bis heute / Monatsende" – Standard ist bis heute.
• Datei-Exporte, Monatsjournal und Jahresabschluss rechnen immer den vollen Zeitraum ohne Stichtag – als unveränderlicher § 16-Rechtsbeleg dürfen sie nicht von der Live-Anzeige abweichen.
• Bereits abgeschlossene, vergangene Monate liegen komplett vor dem Stichtag und sehen mit oder ohne Stichtag identisch aus – er wirkt sich effektiv nur auf den laufenden Monat aus.

Voraussichtlicher Saldo zum Jahresende (ab Version 1.16.0)

Prognose = Saldo bis heute − Σ Tagessoll der geplanten Ausgleichstage

Neben dem aktuellen Saldo steht, wie er zum Jahresende voraussichtlich aussieht: vom Saldo bis heute wird das Tagessoll aller bereits gebuchten künftigen Freizeitausgleich-Tage bis zum 31.12. abgezogen – genau der Betrag, um den ein Ausgleichstag das Konto später senkt (Soll bleibt stehen, Ist ist 0). Sichtbar im Mitarbeiter-Dashboard und in der Admin-Übersicht.

• Gerechnet wird soll-basiert aus derselben Quelle wie das Überstundenkonto – im Dezember stimmt die Projektion damit exakt mit dem dann gebuchten Saldo überein.
• Nur Tage nach dem Saldo-Stichtag zählen (keine Doppelzählung), Wochenenden, Feiertage und Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums bleiben außen vor. Ohne Stundenzählung gibt es keine Prognose.
• Im festen Monats-Soll-Modus (Minijob) zählt statt des abgeleiteten Tagessolls die geplante Tagesarbeitszeit.

Urlaub wird ausschließlich in Tagen geführt (§ 3 BUrlG), nie in Stunden – unabhängig davon, wie viele Stunden ein Arbeitstag hat. Tageswerte werden auf eine Nachkommastelle gerundet.

Anspruch (Budget)

• Jahresanspruch in Tagen. Vorschlag bei Teilzeit: 30 × Arbeitstage pro Woche ÷ 5 (5 Tage → 30; 3 Tage → 18) – frei überschreibbar.
• Der Anspruch kann mit einer Nachkommastelle (in 0,1-Tage-Schritten) hinterlegt werden. So lässt sich ein anteiliger Teilzeit-Anspruch exakt erfassen (z. B. 16,8 Tage) statt ihn auf einen ganzen Tag zu runden.
• Anteilig (pro rata) bei unterjährigem Eintritt oder Austritt: gezählt nach den anteilig im Jahr beschäftigten Monaten.
• Zuzüglich Resturlaub-Carryover aus dem Jahresabschluss des Vorjahres.

Verbrauch

• Tagebasiert: jeder freie Arbeitstag kostet 1 Tag, ein Halbtag 0,5 – unabhängig von der Stundenzahl des Tages.
• Der Budget-Check beim Antrag zählt nur buchbare Arbeitstage (Tagessoll > 0): eine ganze Urlaubswoche kostet einen 3-Tage-Mitarbeiter nur 3 Tage.
• Als „frei" + urlaubswirksam konfigurierte Sondertage 24./31.12. kosten je 1 Urlaubstag (fällt der Tag auf einen freien Wochentag, kostet er nichts).

Grenzen

• Beschäftigungsfenster: Vor dem ersten und nach dem letzten Arbeitstag entstehen weder Anspruch noch Verbrauch.
• Leitende ohne Stundenzählung führen Urlaub trotzdem tagebasiert (1 Urlaubs-/Sondertag = 1 Tag) – nur ohne Soll, Ist und Überstunden.

Eine Betriebsferien-/Schließzeit bucht für alle teilnehmenden Mitarbeitenden automatisch Abwesenheiten im Zeitraum – an ihren tatsächlichen Arbeitstagen.

Wann gebucht wird

• Gebucht an jedem Arbeitstag des Mitarbeiters im Schließzeitraum.
• Nicht gebucht an Wochenenden, Feiertagen, freien Wochentagen (Teilzeit), als „frei" konfigurierten Sondertagen (24./31.12.), Tagen außerhalb des Beschäftigungsfensters sowie Tagen mit bereits bestehender Abwesenheit.

Bewertung der Schließtage

• „Zählt als Urlaub" (Standard): zieht Urlaubstage ab.
• „Bezahlte Freistellung": saldoneutral, ohne Urlaubsabzug.

Globaler Schalter „Überzählige Betriebsferien als Überstundenabbau"

Standardmäßig aus. Er steuert, was passiert, wenn die Schließung den Resturlaub eines Mitarbeiters übersteigt:

• Kalenderchronologisch: Bei mehreren Betriebsferien im Jahr wird der Urlaub nach Datum zugeteilt (frühere Schließung zuerst) – unabhängig von der Eingabereihenfolge. Die Überstunden-Tage landen auf der letzten Schließung des Jahres.
• Privater Urlaub im selben Jahr – auch erst später gebuchter, z. B. im Sommer – reduziert den für die Betriebsferien verfügbaren Urlaub mit.
• Der Überstundenabbau wirkt nur für Mitarbeitende mit Stundenzählung; leitende Angestellte ohne Stundenkonto erhalten immer Urlaubstage.

Für geringfügig Beschäftigte mit Arbeitszeitkonto nach § 2 Abs. 2 MiLoG lässt sich je Mitarbeiter:in ein optionales Minijob-Arbeitszeitkonto aktivieren. Es liefert reine Hinweise – die normale Soll-/Ist-Berechnung ändert sich dadurch nicht, und keine Warnung blockiert je das Stempeln oder Buchen. PraxisZeit speichert keine Lohndaten.

Gesetzlicher Mindestlohn

PraxisZeit zeigt den zum jeweiligen Datum gültigen gesetzlichen Mindestlohn an (13,90 € seit 2026, 14,60 € ab 2027) – rein informativ, ohne Prüfung eines Entgelt-Grenzwerts.

50-%-Warnung

Verglichen wird das Monats-Ist mit der vereinbarten Monatszeit. Übersteigen die aufgelaufenen Plusstunden die Hälfte dieser Monatszeit, erscheint eine weiche Warnung.

Vereinbarte Monatszeit = Wochenstunden × 13 ÷ 3

Beispiel: 10 h/Woche → rund 43,33 h/Monat, Grenze 21,67 h. Bei 66 h Monats-Ist (≈ 22,67 h über der vereinbarten Zeit) wird gewarnt.

12-Monats-Ausgleich

Zeitguthaben soll binnen 12 Kalendermonaten ausgeglichen werden (§ 2 Abs. 2 S. 2 MiLoG). PraxisZeit altert die monatlichen Guthaben nach dem FIFO-Prinzip (älteste zuerst) und warnt, wenn die älteste offene Gutschrift bald fällig oder bereits überfällig ist.

Vereinbarte Monatszeit direkt hinterlegen

Statt der Ableitung aus den Wochenstunden lässt sich die vereinbarte Monatsarbeitszeit auch exakt als Wert hinterlegen; sie ist dann die Bezugsgröße der 50-%-Prüfung.

Fester Monats-Soll-Modus (neu ab Version 1.15.0)

Optional je Mitarbeiter:in: Das Monats-Soll ist dann fest die vereinbarte Monatszeit (bei Ein-/Austritt im Monat kalendertäglich anteilig) statt aus den einzelnen Tagen summiert. Die geplanten Tagesstunden dienen nur noch als Anwesenheitsmuster.

• Bezahlte Fehltage (Feiertag, Urlaub, bezahlte Freistellung) auf geplanten Tagen werden dem Ist gutgeschrieben – das Konto bleibt neutral.
• Unbezahlte entschuldigte Tage (z. B. „Kind krank" ohne Bezahlung) mindern das feste Soll.
• Eine weiche Warnung erscheint, wenn das Monats-Ist die vereinbarte Monatszeit übersteigt.

Beispiel: vereinbarte Monatszeit 40 h, geplant nur montags mit 5 h/Tag. Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen geplanten Montag, bekommt der MA die geplanten 5 h gutgeschrieben – das feste Soll bleibt unverändert bei 40 h:

Monats-Soll (fest)                       = 40,00 h   (unverändert durch den Feiertag)

Feiertag auf geplantem Montag (5,00 h)   → Ist-Gutschrift +5,00 h

Monats-Ist  = übrige Montage (33,00 h) + Gutschrift (5,00 h) = 38,00 h
Monatssaldo = 38,00 − 40,00 h                                = −2,00 h

Bekannte Grenze: Fällt ein ganzer Monat aus (z. B. durchgehender Urlaub oder Krankheit) und liegen die geplanten Tagesstunden deutlich unter der vereinbarten Monatszeit (flexibler Rest), deckt die Gutschrift nur den geplanten Anteil ab – der verbleibende flexible Rest bleibt ein Konto-Defizit, das manuell korrigiert werden muss. Einzelne Fehltage (der Regelfall) sind vollautomatisch korrekt.

Für alle anderen Mitarbeitenden ändert sich nichts – der Modus ist rein optional.

Profil: 40 h / 5 Tage → Tagessoll 8,00 h, 30 Urlaubstage. Beispielmonat mit 22 Werktagen, davon 1 Feiertag.

Werktage 22 − 1 Feiertag − 4 Urlaubstage = 17 Soll-Tage
Monats-Soll  = 17 × 8,00 h               = 136,00 h
Ist (14 Tage à 8,0 h + 3 Tage à 8,5 h)   = 137,50 h
Monatssaldo  = 137,50 − 136,00           = +1,50 h
Urlaubskonto = 30 − 4                     = 26 Tage übrig