So rechnet PraxisZeit

Tagessoll = Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche

⚠️ Der Divisor ist die Arbeitstage pro Woche, nicht fix 5. Ein Mitarbeiter mit 24 h auf 3 Tage hat 8 h/Tag, nicht 4,8 h.

Bei individuellen Tagesstunden (z. B. Mo 10 h / Di 10 h / Mi 4 h) zählt der konkrete Wert des jeweiligen Wochentags – seit Version 1.18.0 ebenfalls historisch zum jeweiligen Datum aufgelöst. Wochenenden, Tage vor Eintritt / nach Austritt sowie Tage ohne Stundenzählung (seit 1.22.0 je Tag ab Datum, siehe unten) haben Tagessoll 0. An einem verkürzten Tag ist das Tagessoll höchstens X Stunden (Abschnitt 4).

Tagesplan aus Arbeitszeit-Blöcken (ab Version 1.20.0)

Tagessoll = Σ Blockdauer − Pause innerhalb der Blöcke

Im Modus „Nach Arbeitsblöcken" pflegt die Verwaltung je Wochentag bis zu drei Blöcke und eine Pause innerhalb der Blöcke. Beim Speichern wird daraus der Tagesplan abgeleitet und gespeichert (auf zwei Nachkommastellen gerundet): 08:00–12:00 + 15:00–18:00 mit 30 Minuten Pause ergibt 6,50 h, 08:00–12:05 ohne Pause 4,08 h. Wochenstunden = Summe der Tage, Arbeitstage = Tage mit Blöcken. Danach rechnet alles wie beim individuellen Tagesplan. Ein vor Version 1.20.0 hinterlegtes Arbeitszeit-Fenster wird als ein Block je Tag übernommen, begrenzt aber nur die Anrechnung – das Soll kommt dann weiter aus Wochenstunden bzw. Tagesstunden.

Arbeitszeit ändern (Stundenhistorie – ab Version 1.18.0 auch für Tagespläne)

Wochenstunden, Arbeitstage pro Woche, der Wechsel zwischen den Modi sowie die Tagesstunden und Arbeitszeit-Blöcke selbst – seit 1.22.0 auch Urlaubsanspruch, Stundenzählung und Minijob-Einstellungen – werden ausschließlich über den Dialog „Arbeitszeit & Wochenstunden" (Knopf „Arbeitszeit anpassen…") mit einem „Gültig ab"-Datum geändert – im Benutzerformular stehen sie nur noch als Anzeige (beim Anlegen bleiben es normale Felder bzw. der Block-Editor). Jeder Tag rechnet danach mit dem damals gültigen Vertragszustand; alte Monate bleiben unverändert. Seit Version 1.18.0 gilt das ohne Ausnahme auch für individuelle Tagespläne – eine Historien-Zeile hält den ganzen Vertragszustand gemeinsam fest (seit 1.20.0 einschließlich der Arbeitszeit-Blöcke, seit 1.22.0 einschließlich der Werte aus „Urlaub und Abrechnung"), nicht mehr nur die Wochenstundenzahl.

• Drei Modi im selben Dialog: „Gleichmäßig" (Wochenstunden + Arbeitstage pro Woche), „Nach Tagen" (Stunden je Wochentag Mo–Fr, in Viertelstunden) oder „Nach Arbeitsblöcken" (Blöcke + Pause, siehe oben). Wochensumme und Arbeitstage leitet der Dialog ab; auch der Wechsel zwischen den Modi läuft über diesen Dialog und trägt ein Wirkungsdatum.
• Rückwirkend werden auch erfasste Einträge neu gekappt (ab 1.20.0) – vom ursprünglichen Stempel aus, nur an Wochentagen mit geänderten Blöcken, mit dem aktuellen Puffer; danach folgen die Abwesenheiten. Sinkt dabei angerechnete Zeit oder das Überstundenkonto (auch durch ein höheres Soll), ist die Änderung eine Verkürzung: Standard „ab heute", rückwirkend nur mit Grund und Bestätigung (in abgeschlossene Jahre seit 1.21.1 ebenso, danach Jahresabschluss erneut ausführen). Seit 1.22.0 gilt das auch, wenn der Urlaubsanspruch des laufenden oder eines vergangenen Jahres sinkt – auch durch Löschen oder Zurücksetzen einer früheren Erhöhung.
• Bereits gebuchte Abwesenheiten werden nachgezogen. Ihre gespeicherten Stunden sind das Tagessoll zum Buchungszeitpunkt und werden auf das neue Tagessoll umgestellt – sonst schriebe z. B. ein Krankentag weiter 8 h dem Ist gut, während das Soll desselben Tages nur noch 4 h beträgt.
• Nur der tatsächlich geänderte Wochentag wird umgerechnet. Ändert eine Anpassung im Modus „Nach Tagen" nur einen einzelnen Wert (z. B. Mittwoch von 8 h auf 4 h), betrifft die Rückrechnung ausschließlich die an Mittwochen gebuchten Abwesenheiten im Wirkungsbereich – Montag und Dienstag bleiben unangetastet, weil sich dort das Tagessoll nicht geändert hat.
• Das gilt für rückwirkende und für zukunftsdatierte Änderungen: Urlaub, Betriebsferien und Fortbildungen werden routinemäßig im Voraus gebucht. Ausgelöst wird das Nachziehen nicht vom Datum, sondern davon, dass im Wirkungsbereich überhaupt eine Abwesenheit gebucht ist.
• Wirkungsbereich: vom Gültig-ab-Datum bis zum Tag vor der nächsten Änderung. Gibt es keine spätere Änderung, reicht er bis zur spätesten gebuchten Abwesenheit, mindestens aber bis heute bzw. bis zum Gültig-ab-Datum.
• Nicht angefasst werden Überstundenausgleich (dort zählen die beantragten Stunden), Mitarbeitende ohne Stundenzählung, Wochenenden, Feiertage, Tage ohne Soll und Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums. Ein Halbtag wird zur Hälfte umgerechnet, die Sondertagsfaktoren für den 24./31.12. und verkürzte Tage wirken wie sonst auch – Betriebsferien an einem solchen Tag behalten seit 1.22.0 das verkürzte Soll (z. B. 4 h) und werden nicht mehr auf das volle Tagessoll hochgezogen. Ausnahme ab 1.20.0: Krank- und Fortbildungstage an einem Tag, der durch die Änderung kein Soll mehr hat (z. B. ein künftig freier Dienstag), werden auf 0 h gesetzt – ohne Soll gibt es nichts auszugleichen, sonst entstünden Überstunden aus dem Nichts. Bestand aus früheren Versionen (ein schon vorher freier Wochentag, der Krank- oder Fortbildungstag trägt noch die alten Stunden) ändert das Update nicht von selbst: Die nächste Änderung, deren Wirkungsbereich den Tag umfasst, setzt ihn auf 0 h, auch wenn sie nur einen anderen Wochentag ändert. Liegt der Tag in der Vergangenheit, sinkt dabei das Überstundenkonto, und die Änderung gilt als Verkürzung. Beides gilt nicht für Abwesenheiten, die vor dem Update auf 1.10.0 gebucht wurden (über einen Änderungsantrag: vor dem Update auf 1.16.0): Sie stellt PraxisZeit nie um, auch nicht auf 0 – ein solcher Krank- oder Fortbildungstag an einem Wochentag ohne Soll zählt weiter zum Überstundenkonto. Bei Bedarf die Abwesenheit von Hand löschen; an einem Tag ohne Soll zählt sie ohnehin nicht als Abwesenheitstag.
• Urlaubstage ändern sich dabei nie – Urlaub läuft nach dem Tagesprinzip (§ 3 BUrlG), nicht nach Stunden.
• Vor dem Speichern zeigt der Dialog die Auswirkung mit Zeitraum, Tagessoll je Wochentag (alt → neu), den neu berechneten Zeiteinträgen und der Zahl betroffener Abwesenheiten; eine Tabelle stellt Soll, angerechnete Zeit, Überstundenkonto und Urlaubsverbrauch bisher und neu getrennt gegenüber. Berührt der Zeitraum ein bereits abgeschlossenes Jahr, wird darauf hingewiesen – der eingefrorene Jahresübertrag wird nicht automatisch neu berechnet. Das Löschen einer Änderung rechnet denselben Zeitraum wieder zurück – bei individuellem Tagesplan genauso wie bei gleichmäßiger Verteilung.
• In Berichten (Admin-Dashboard, Excel, ODS, PDF) steht der zu Zeitraumsbeginn gültige Wert plus Hinweis „ab 15.03.2026: 20,0 Std/Woche" – bei individuellem Tagesplan entsprechend „ab 01.03.2026: Mo 8,0 / Di 5,0 / Mi 4,0 = 17,0 h/Woche", bei einem reinen Arbeitstage-Wechsel „ab 16.03.2026: 40,0 Std/Woche auf 4 Arbeitstage". Die Jahresübersicht hat dafür die Spalte Stundenänderungen.
• Im Änderungsprotokoll steht neben der Sammelzeile je nachgezogener Abwesenheit eine eigene Zeile mit altem und neuem Stundenwert – jede einzelne Umrechnung ist damit im Nachhinein nachvollziehbar. Der beim Buchen erfasste Ursprungswert bleibt daneben intern unverändert gespeichert.

⚠️ Zwei Fallstricke. Ändern Sie im Modus „Gleichmäßig" nur die Arbeitstage pro Woche bei gleichbleibenden Wochenstunden (40 h auf 5 Tage → 40 h auf 4 Tage), bleibt die genannte Wochenstundenzahl selbst unverändert („40,0", ergänzt um „auf 4 Arbeitstage") – das Tagessoll verschiebt sich dabei trotzdem still von 8 h auf 10 h. Verschieben Sie umgekehrt im Modus „Nach Tagen" oder „Nach Arbeitsblöcken" Stunden von einem Wochentag auf einen anderen, ohne die Wochensumme zu ändern, bleibt das Tagessoll der übrigen Tage gleich – dafür ändert sich der Urlaubsverbrauch: War am wegfallenden Wochentag bereits ein Urlaubstag gebucht, zählt er rückwirkend nicht mehr, weil dort kein Tagessoll mehr anfällt (die gespeicherte Stundenzahl bleibt stehen). Prüfen Sie deshalb immer die Auswirkung, nicht nur die Wochenstundenzahl.

Urlaub und Abrechnung: Anspruch, Stundenzählung und Minijob ab Datum (ab Version 1.22.0)

Der Dialog „Arbeitszeit anpassen…" hat den Abschnitt „Urlaub und Abrechnung". Dort stehen fünf Werte, die – wie die Arbeitszeit selbst – in jeder Arbeitszeit-Änderung gespeichert werden und ab deren Gültig-ab-Datum gelten: Urlaubsanspruch pro Jahr, „Stundenzählung aktiv", MiLoG-Arbeitszeitkonto, vereinbarte Monatszeit und festes Monats-Soll. Beim Update auf 1.22.0 wurden sie aus dem bisherigen Stand übernommen; kein früheres Ergebnis ändert sich dadurch.

• Urlaubsanspruch: gilt ab Datum; wechselt er im Jahr, wird jeder Abschnitt anteilig nach Monaten gerechnet (Abschnitt 7). Ändern Sie die Arbeitstage pro Woche, schlägt der Dialog den neuen Anspruch vor: alter Anspruch × neue Arbeitstage ÷ alte Arbeitstage, gerundet auf 0,1 (z. B. 24 Tage bei 4 Arbeitstagen → 30 bei 5). Haben Sie das Feld selbst geändert, bleibt Ihr Wert stehen, und daneben erscheint „Vorschlag übernehmen (N)". Die Auswirkung zeigt „Urlaubsanspruch {Jahr}" vorher → nachher.
• Stundenzählung gilt je Tag: Soll, Ist und Kappung eines Tages richten sich danach, ob an diesem Tag Stundenzählung galt. Ein rückwirkender Wechsel berechnet Zeiteinträge neu und rechnet Abwesenheiten nur an den Tagen nach, an denen sich der Wert tatsächlich ändert.
• Minijob-Einstellungen gelten je Monat, nur ab dem 1.: Eine Änderung mit einem anderen Datum lehnt PraxisZeit ab („Änderungen an Minijob-Einstellungen gelten immer ab dem Monatsersten."). Würde eine spätere Arbeitszeit-Änderung dazu führen, dass mitten im Monat andere Minijob-Werte gelten, wird sie ebenfalls abgelehnt.
• Korrektur der frühesten Zeile: Sie ersetzt diese Zeile an Ort und Stelle. Die Tage davor behalten ihren bisherigen Vertrag – PraxisZeit hält ihn vorher als eigene Zeile fest; die Korrektur reicht nicht in frühere Tage zurück.

Ist = (Ende − Beginn) − Pause − nicht angerechnete Lückenzeit

Pro Zeiteintrag, auf 2 Nachkommastellen gerundet und nie negativ. Sind Arbeitszeit-Blöcke hinterlegt, werden Beginn und Ende auf den ersten Block minus Puffer bzw. den letzten Block plus Puffer gekürzt, und Zeit zwischen den Blöcken (an beiden Rändern um den Puffer geschrumpft) wird abgezogen – Beispiel: Blöcke 08–12 + 15–18, Puffer 15 Minuten, gestempelt 08:00–18:00 → 7,50 h. Der tatsächlich gestempelte Rohwert bleibt erhalten (§ 16 ArbZG); PraxisZeit meldet die Kürzung beim Speichern. Hat eine Person Blöcke, aber an einem Werktag (Mo–Fr) keinen Block, ist das ihr freier Tag: Dort gestempelte Zeit wird gespeichert, aber mit 0 h angerechnet, bis die Verwaltung den Eintrag anerkennt (seit 1.21.0; bis 1.20.3 zählte sie voll, ein aus 1.19 übernommenes Arbeitszeit-Fenster bleibt an solchen Tagen ungekappt). Keine Kappung an Wochenenden, Feiertagen und als „frei" eingestellten Sondertagen (ein „halber Feiertag" und ein verkürzter Tag behalten die Blöcke), bei Mitarbeitenden ohne Stundenzählung und bei anerkannten Einträgen. Ein vergessenes Ausstempeln (automatisch um 23:59 geschlossen) wird nur bis zum letzten Block plus Puffer angerechnet, an einem Werktag ohne Block mit 0 h; ein nachgetragenes tatsächliches Ende – auch 23:59 – gilt als Stempel und wird wie jedes andere Ende gekappt. Zusätzlich zählen Krankheit und Fortbildung mit ihren gebuchten Stunden als Ist (§ 3 EntgFG).

Tage ohne Stundenzählung (ab 1.22.0): Bei Mitarbeitenden, deren Stundenzählung an einem Datum an- oder abgeschaltet wurde, zählen an den Tagen ohne Stundenzählung weder Soll noch Ist – weder gestempelte Zeit noch Gutschriften für Krankheit oder Fortbildung, auch nicht in Monatsbericht, Datei-Exporten und Journal. Die Tagesspalte „Differenz" steht dort bei 0; Netto und Stempel bleiben sichtbar. Wer nie Stundenzählung hatte, ist davon nicht betroffen.

Die Gutschrift folgt dem Soll des Tages

Krankheit und Fortbildung sollen den Saldo nicht bewegen: das Soll des Tages bleibt stehen, die Gutschrift gleicht es genau aus. Deshalb wird nur gutgeschrieben, soweit an diesem Tag überhaupt ein Soll steht – die gebuchten Stunden werden mit dem Gewicht ihres Tages multipliziert.

An einem Tag ohne Arbeitspflicht kann keine Arbeitspflicht ausfallen. Rechtlich ordnet § 4 Abs. 2 EntgFG den Feiertag der Feiertagsvergütung nach § 2 EntgFG zu, nicht zusätzlich der Entgeltfortzahlung wegen Krankheit nach § 3 EntgFG.

Die Regel lautet „kein Soll, keine Gutschrift" – nicht „Gutschrift = Soll": an einem regulären Arbeitstag bleibt die Gutschrift ungedeckelt. Eine Fortbildung, die länger dauerte als der Arbeitstag, ist echte Mehrarbeit und bleibt es.

Beispiel: Vollzeit mit 8 h/Tag, krankgeschrieben vom 24.12. bis 28.12. Der 24.12. ist als halber Feiertag konfiguriert, 25./26.12. sind Feiertage, der 27.12. ein Sonntag, der 28.12. ein regulärer Montag. Gutgeschrieben werden 4,00 h + 0 + 0 + 0 + 8,00 h = 12,00 h – genau das Soll dieser Tage. Der Zeitraum ist damit vollständig saldo-neutral.

PraxisZeit geht jeden Kalendertag des Monats durch und addiert das Tagessoll – außer an Wochenenden, Feiertagen, Tagen außerhalb des Beschäftigungszeitraums und Abwesenheitstagen, die das Soll reduzieren (siehe Matrix). Die Sondertage 24./31.12. wirken mit Faktor 0,5 (Halbtag) bzw. 0 (frei) oder als verkürzter Tag (siehe unten).

Verkürzte Tage (ab Version 1.22.0): Ein verkürzter Tag ist entweder der 24. oder 31.12. im Modus „Verkürzt auf X Stunden" (Einstellungen → „Sondertage (24./31.12.)", Feld „Höchstens (Stunden)", Standard 4) oder ein beliebiger weiterer Tag wie Rosenmontag, eingetragen auf der Karte „Verkürzte Tage" (Datum, Bezeichnung, Höchststunden). Dort gilt:

Tagessoll am verkürzten Tag = min(normales Tagessoll, X)

• Wer an dem Tag ohnehin weniger Soll hat, behält es (3 h/Tag, X = 4 → 3 h); ein Tag ohne Soll bleibt bei 0. Ein Feiertag geht vor (Soll 0), am Wochenende hat der Tag keine Wirkung.
• Urlaub an einem verkürzten Tag kostet 0,5 Tage – für alle, auch für Mitarbeitende ohne Stundenzählung.
• Krankheit und Fortbildung werden mit dem verkürzten Soll gutgeschrieben (Gewicht min(t, X) ÷ t, Abschnitt 3). Beispiel: 8 h/Tag, X = 4, krank gemeldet: Soll 4 h, Gutschrift 8 × 4/8 = 4 h, Saldo 0.
• Betriebsferien buchen das verkürzte Soll (z. B. 4 h, Verbrauch 0,5 Tage). Ändern Sie einen verkürzten Tag oder die 24./31.12.-Einstellung, bucht PraxisZeit betroffene Betriebsferien automatisch neu (nur aktive Teilnehmende an Tagen ohne Zeiteintrag); in abgeschlossenen Jahren erscheint nur ein Hinweis auf den veralteten Übertrag.
• Beim festen Monats-Soll (Minijob) bleibt das Monats-Soll unverändert.
• Gearbeitete Zeit wird nicht gekappt: angerechnet wird weiter die gestempelte Zeit, auch über X hinaus – Mehrarbeit an einem verkürzten Tag ist Mehrarbeit. Arbeitszeit-Blöcke wirken wie an jedem anderen Wochentag.

Merksatz: Krankheit und Fortbildung füllen das Ist auf (kein Saldo-Effekt). Urlaub, bezahlte Freistellung und Sonstige senken das Soll. Nur der Überstundenausgleich lässt das Soll stehen und baut so Überstunden ab.

Betriebsferien (Praxisschließung) sind kein eigener Typ: Sie buchen – je nach Einstellung – automatisch Urlaub oder bezahlte Freistellung aus dieser Matrix. Wie die Schließtage auf die Mitarbeitenden verteilt werden, erklärt Abschnitt 8.

Eigene Abwesenheitsgründe (z. B. „Zahnarzttermin", „Kind krank") sind ebenfalls kein eigener Rechen-Typ, sondern ein Label: Jeder Grund mappt über sein Basis-Verhalten fest auf einen der Typen oben – gearbeitet → Fortbildung, bezahlt frei → bezahlte Freistellung, Überstundenabbau → Überstundenausgleich, unbezahlt frei (z. B. Kind krank) → Sonstige (unbezahlt). Für „Kind krank" gilt zusätzlich ein weiches Jahreslimit nach § 45 SGB V (Standard 15 Tage) mit einer informativen Warnung bei Überschreitung.

Monatssaldo = Monats-Ist − Monats-Soll

Das kumulierte Überstundenkonto summiert die Monatssalden fortlaufend und startet beim Jahresübertrag (Carryover) des Jahres. Die Anzeige „Überstunden (JTD)" zeigt den Saldo vom 1. Januar bis heute zuzüglich Carryover.

Saldo-Stichtag „bis heute"

Live-Anzeigen (Mitarbeiter-Dashboard, Admin-Team-Tabelle, Benutzerübersicht, Überstundenkonto samt Verlauf/Chart, Year-to-Date) rechnen Soll und Ist nicht bis zum Monatsende, sondern nur bis zum letzten abgeschlossenen Arbeitstag: heute, wenn dafür bereits ausgestempelt wurde, sonst gestern. So zeigt der 1. eines Monats nicht sofort ein irreführendes „Monatsanfangs-Minus" aus vollem Monats-Soll gegen noch fehlendes Ist.

• Die Admin-Team-Tabelle bietet zusätzlich einen Umschalter „Soll: bis heute / Monatsende" – Standard ist bis heute.
• Datei-Exporte, Monatsjournal und Jahresabschluss rechnen immer den vollen Zeitraum ohne Stichtag – als unveränderlicher § 16-Rechtsbeleg dürfen sie nicht von der Live-Anzeige abweichen.
• Bereits abgeschlossene, vergangene Monate liegen komplett vor dem Stichtag und sehen mit oder ohne Stichtag identisch aus – er wirkt sich effektiv nur auf den laufenden Monat aus.

Voraussichtlicher Saldo zum Jahresende (ab Version 1.16.0)

Prognose = Saldo bis heute − Σ Tagessoll der geplanten Ausgleichstage

Neben dem aktuellen Saldo steht, wie er zum Jahresende voraussichtlich aussieht: vom Saldo bis heute wird das Tagessoll aller bereits gebuchten künftigen Freizeitausgleich-Tage bis zum 31.12. abgezogen – genau der Betrag, um den ein Ausgleichstag das Konto später senkt (Soll bleibt stehen, Ist ist 0). Sichtbar im Mitarbeiter-Dashboard und im Admin-Dashboard über den Monats- bzw. Wochenbericht – nicht in der Benutzerübersicht, die die Projektion nicht führt.

• Gerechnet wird soll-basiert aus derselben Quelle wie das Überstundenkonto – im Dezember stimmt die Projektion damit exakt mit dem dann gebuchten Saldo überein.
• Nur Tage nach dem Saldo-Stichtag zählen (keine Doppelzählung), Wochenenden, Feiertage und Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums bleiben außen vor. Ohne Stundenzählung gibt es keine Prognose.
• Im festen Monats-Soll-Modus (Minijob) zählt statt des abgeleiteten Tagessolls die geplante Tagesarbeitszeit.
• Ab Version 1.19.0 je Praxis abschaltbar – getrennt für das Mitarbeiter- und das Admin-Dashboard (Einstellungen → „Überstunden-Projektion zum Jahresende", beide standardmäßig an). Ist eine Anzeige aus, entfällt auch die Berechnung; das Überstundenkonto selbst rechnet unverändert weiter.

In den Datei-Exporten ist die Tagesspalte „Differenz" seit 1.20.0 Netto plus Gutschrift für Krankheit/Fortbildung minus Soll – ein Krank- oder Fortbildungstag steht bei ±0, und die Summe der Spalte ergibt den „Saldo Monat" derselben Datei. Ausnahme: feste Monatsarbeitszeit (Minijob-Modus) – dort ist nur die Zusammenfassung verbindlich.

Urlaub wird ausschließlich in Tagen geführt (§ 3 BUrlG), nie in Stunden – unabhängig davon, wie viele Stunden ein Arbeitstag hat. Tageswerte werden auf eine Nachkommastelle gerundet.

Anspruch (Budget)

• Jahresanspruch in Tagen. Vorschlag bei Teilzeit: 30 × Arbeitstage pro Woche ÷ 5 (5 Tage → 30; 3 Tage → 18) – frei überschreibbar. Ändern sich später die Arbeitstage pro Woche, schlägt der Dialog „Arbeitszeit anpassen…" alter Anspruch × neue Arbeitstage ÷ alte Arbeitstage vor (gerundet auf 0,1).
• Der Anspruch kann mit einer Nachkommastelle (in 0,1-Tage-Schritten) hinterlegt werden. So lässt sich ein anteiliger Teilzeit-Anspruch exakt erfassen (z. B. 16,8 Tage) statt ihn auf einen ganzen Tag zu runden.
• Anspruch je Vertragsabschnitt (ab Version 1.22.0): Der Anspruch steht in jeder Arbeitszeit-Änderung und gilt ab deren Datum; geändert wird er nur über „Arbeitszeit anpassen…" (Abschnitt „Urlaub und Abrechnung", siehe Abschnitt 2). Wechselt er im Jahr, wird jeder Abschnitt nach Monaten anteilig gerechnet und summiert, gerundet auf 0,1:

Anspruch (Jahr) = Σ Anspruch des Abschnitts × Monate des Abschnitts ÷ 12

Beispiel: 24 Tage bis Ende Oktober, ab 1. November 30 Tage → 24 × 10/12 + 30 × 2/12 = 20,0 + 5,0 = 25,0 Tage für 2026, ab 2027 dann 30 Tage. Bei genau einem Abschnitt im Jahr gilt die bisherige Rechnung: ganzes Jahr = Wert unverändert (ohne Rundung), Eintritts-/Austrittsjahr anteilig und auf 0,1 gerundet. Sinkt der Anspruch des laufenden oder eines vergangenen Jahres rückwirkend – auch durch Löschen oder Zurücksetzen einer früheren Erhöhung –, ist das eine Verkürzung und braucht Grund, Begründung und Bestätigung.

• Anteilig (pro rata) bei unterjährigem Eintritt oder Austritt: gezählt nach den anteilig im Jahr beschäftigten Monaten.
• Zuzüglich Resturlaub-Carryover aus dem Jahresabschluss des Vorjahres.

Verbrauch

• Tagebasiert: jeder freie Arbeitstag kostet 1 Tag, ein Halbtag 0,5 – unabhängig von der Stundenzahl des Tages.
• Der Budget-Check beim Antrag zählt nur buchbare Arbeitstage (Tagessoll > 0): eine ganze Urlaubswoche kostet einen 3-Tage-Mitarbeiter nur 3 Tage. Dieselbe Zahl steht seit 1.20.0 als „Arbeitstage" am Antrag – nach dem zum jeweiligen Datum gültigen Arbeitsplan, Halbtag, „halber Feiertag" und verkürzter Tag je 0,5, „freie" Sondertage 0. Verglichen wird je Kalenderjahr und nur, wo der Urlaub Tage kostet: ein Jahr mit Resturlaub im Minus sperrt keinen Urlaub, der in diesem Jahr nichts verbraucht. Gebucht – und damit auch Zeiteinträge ersetzt – wird nur an diesen Arbeitstagen; eine am freien Wochentag gestempelte Vertretung bleibt stehen. Ohne einen einzigen Arbeitstag lehnt PraxisZeit Buchung und Genehmigung ab („0 Stunden geplant").
• Als „frei" + urlaubswirksam konfigurierte Sondertage 24./31.12. kosten je 1 Urlaubstag (fällt der Tag auf einen freien Wochentag, kostet er nichts).

Grenzen

• Beschäftigungsfenster: Vor dem ersten und nach dem letzten Arbeitstag entstehen weder Anspruch noch Verbrauch.
• Mitarbeitende ohne Stundenzählung führen Urlaub trotzdem tagebasiert (1 Urlaubstag = 1 Tag, ein halber Tag = 0,5) – Sondertage zählen wie bei allen anderen, nur ohne Soll, Ist und Überstunden.

Eine Betriebsferien-/Schließzeit bucht für alle teilnehmenden Mitarbeitenden automatisch Abwesenheiten im Zeitraum – an ihren tatsächlichen Arbeitstagen.

Wann gebucht wird

• Gebucht an jedem Arbeitstag des Mitarbeiters im Schließzeitraum.
• Nicht gebucht an Wochenenden, Feiertagen, freien Wochentagen (Teilzeit), in Zeiträumen mit 0 Wochenstunden (z. B. Elternzeit), an als „frei" konfigurierten Sondertagen (24./31.12.), Tagen außerhalb des Beschäftigungsfensters sowie Tagen mit bereits bestehender Abwesenheit. Ältere Einträge an Tagen mit 0 Wochenstunden entfernt ein erneutes Speichern der Betriebsferien – in einem Jahr mit Jahresabschluss mit Hinweis auf den veralteten Übertrag, der nie automatisch neu berechnet wird.
• Nachgebucht (seit 1.20.3), wenn die bestehende Abwesenheit später wegfällt – Urlaubsantrag zurückgezogen oder storniert, Abwesenheit gelöscht oder per Änderungsantrag gelöscht bzw. verschoben. Es gelten dieselben Regeln wie beim Anlegen der Schließzeit; steht am Tag inzwischen ein Zeiteintrag, bleibt die Arbeit stehen. Ein von der Verwaltung gelöschter Schließtag wird nicht nachgebucht. Ohne Nachbuchung blieb der Tag bisher leer: volles Tagessoll ohne Abwesenheit, das Überstundenkonto sank.

Bewertung der Schließtage

• „Zählt als Urlaub" (Standard): zieht Urlaubstage ab.
• „Bezahlte Freistellung": saldoneutral, ohne Urlaubsabzug.

Globaler Schalter „Überzählige Betriebsferien als Überstundenabbau"

Standardmäßig aus. Er steuert, was passiert, wenn die Schließung den Resturlaub eines Mitarbeiters übersteigt:

• Kalenderchronologisch: Bei mehreren Betriebsferien im Jahr wird der Urlaub nach Datum zugeteilt (frühere Schließung zuerst) – unabhängig von der Eingabereihenfolge. Die Überstunden-Tage landen auf der letzten Schließung des Jahres.
• Privater Urlaub im selben Jahr – auch erst später gebuchter, z. B. im Sommer – reduziert den für die Betriebsferien verfügbaren Urlaub mit.
• Der Überstundenabbau wirkt nur für Mitarbeitende mit Stundenzählung; Mitarbeitende ohne Stundenzählung erhalten immer Urlaubstage (seit 1.22.0 maßgeblich: an allen Schließtagen ohne Stundenzählung).

Für geringfügig Beschäftigte mit Arbeitszeitkonto nach § 2 Abs. 2 MiLoG lässt sich je Mitarbeiter:in ein optionales Minijob-Arbeitszeitkonto aktivieren. Es liefert reine Hinweise – die normale Soll-/Ist-Berechnung ändert sich dadurch nicht, und keine Warnung blockiert je das Stempeln oder Buchen. PraxisZeit speichert keine Lohndaten.

Gilt je Monat, immer ab dem Monatsersten (ab Version 1.22.0)

Arbeitszeitkonto, vereinbarte Monatszeit und festes Monats-Soll stehen im Vertragsverlauf und gelten je Kalendermonat. Beim Anlegen werden sie im Benutzerformular gesetzt, danach nur noch über „Arbeitszeit anpassen…" (Abschnitt „Urlaub und Abrechnung") – und nur zum Monatsersten; ein anderes Datum lehnt PraxisZeit mit „Änderungen an Minijob-Einstellungen gelten immer ab dem Monatsersten." ab. Das Arbeitszeitkonto wirkt in einem Monat nur, wenn in diesem Monat Stundenzählung galt; das gilt für die 50-%-Prüfung, die Monatsgrenze und die 12-Monats-Frist. Eine Warnung beim Buchen richtet sich nach dem Monat des Eintrags, nicht nach dem heutigen Monat.

Gesetzlicher Mindestlohn

PraxisZeit zeigt den zum jeweiligen Datum gültigen gesetzlichen Mindestlohn an (13,90 € seit 2026, 14,60 € ab 2027) – rein informativ, ohne Prüfung eines Entgelt-Grenzwerts.

50-%-Warnung

Verglichen wird das Monats-Ist mit der vereinbarten Monatszeit. Übersteigen die aufgelaufenen Plusstunden die Hälfte dieser Monatszeit, erscheint eine weiche Warnung.

Vereinbarte Monatszeit = Wochenstunden × 13 ÷ 3

Beispiel: 10 h/Woche → rund 43,33 h/Monat, Grenze 21,67 h. Bei 66 h Monats-Ist (≈ 22,67 h über der vereinbarten Zeit) wird gewarnt.

12-Monats-Ausgleich

Zeitguthaben soll binnen 12 Kalendermonaten ausgeglichen werden (§ 2 Abs. 2 S. 2 MiLoG). PraxisZeit altert die monatlichen Guthaben nach dem FIFO-Prinzip (älteste zuerst) und warnt, wenn die älteste offene Gutschrift bald fällig oder bereits überfällig ist.

Vereinbarte Monatszeit direkt hinterlegen

Statt der Ableitung aus den Wochenstunden lässt sich die vereinbarte Monatsarbeitszeit auch exakt als Wert hinterlegen; sie ist dann die Bezugsgröße der 50-%-Prüfung.

Fester Monats-Soll-Modus (neu ab Version 1.15.0)

Optional je Mitarbeiter:in: Das Monats-Soll ist dann fest die vereinbarte Monatszeit (bei Ein-/Austritt im Monat kalendertäglich anteilig) statt aus den einzelnen Tagen summiert. Die geplanten Tagesstunden dienen nur noch als Anwesenheitsmuster.

• Bezahlte Fehltage (Feiertag, Urlaub, bezahlte Freistellung) auf geplanten Tagen werden dem Ist gutgeschrieben – das Konto bleibt neutral.
• Unbezahlte entschuldigte Tage (z. B. „Kind krank" ohne Bezahlung) mindern das feste Soll.
• Eine weiche Warnung erscheint, wenn das Monats-Ist die vereinbarte Monatszeit übersteigt.
• Verkürzte Tage ändern das feste Monats-Soll nicht; nur die geplante Anwesenheit an diesem Tag sinkt auf höchstens X Stunden.
• Monatsjournal ab Version 1.19.0: Die Tagestabelle heißt in diesem Modus „Geplant" statt „Soll" – sie zeigt die geplante Anwesenheit des Wochentags, denn ein Tages-Soll gibt es im flachen Monats-Soll nicht. Der Tages-Saldo entfällt, weil er ohne Tages-Soll keine definierte Bedeutung hätte. Ein Urlaubs- oder Feiertag auf einem geplanten Tag zeigt die geplanten Stunden sowohl unter „Geplant" als auch unter „Ist". Die Tageszeilen summieren sich bewusst nicht auf das flache Monats-Soll – verbindlich ist die Monatsübersicht unter der Tabelle.

Beispiel: vereinbarte Monatszeit 40 h, geplant nur montags mit 5 h/Tag. Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen geplanten Montag, bekommt der MA die geplanten 5 h gutgeschrieben – das feste Soll bleibt unverändert bei 40 h:

Monats-Soll (fest)                       = 40,00 h   (unverändert durch den Feiertag)

Feiertag auf geplantem Montag (5,00 h)   → Ist-Gutschrift +5,00 h

Monats-Ist  = übrige Montage (33,00 h) + Gutschrift (5,00 h) = 38,00 h
Monatssaldo = 38,00 − 40,00 h                                = −2,00 h

Bekannte Grenze: Fällt ein ganzer Monat aus (z. B. durchgehender Urlaub oder Krankheit) und liegen die geplanten Tagesstunden deutlich unter der vereinbarten Monatszeit (flexibler Rest), deckt die Gutschrift nur den geplanten Anteil ab – der verbleibende flexible Rest bleibt ein Konto-Defizit, das manuell korrigiert werden muss. Einzelne Fehltage (der Regelfall) sind vollautomatisch korrekt.

Für alle anderen Mitarbeitenden ändert sich nichts – der Modus ist rein optional.

Profil: 40 h / 5 Tage → Tagessoll 8,00 h, 30 Urlaubstage. Beispielmonat mit 22 Werktagen, davon 1 Feiertag.

Werktage 22 − 1 Feiertag − 4 Urlaubstage = 17 Soll-Tage
Monats-Soll  = 17 × 8,00 h               = 136,00 h
Ist (14 Tage à 8,0 h + 3 Tage à 8,5 h)   = 137,50 h
Monatssaldo  = 137,50 − 136,00           = +1,50 h
Urlaubskonto = 30 − 4                     = 26 Tage übrig