Minijob in der Arztpraxis: Aufzeichnungspflicht und Arbeitszeitkonto nach MiLoG

Minijobs sind in Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Physiotherapiepraxen verbreitet: am Empfang, in der Abrechnung, in der Praxisreinigung oder als Urlaubsvertretung. Für diese Beschäftigten gilt neben der allgemeinen Pflicht zur Zeiterfassung eine eigene, strengere Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags, spätestens nach sieben Tagen notiert, zwei Jahre aufbewahrt. Verstöße kosten bis zu 50.000 €.

Die zweite Schwierigkeit ist die Verdienstgrenze: 2026 dürfen es im Schnitt höchstens 603 € im Monat sein. Zum Mindestlohn sind das gut 43 Stunden. Wer Zusatzstunden ansammelt, braucht ein schriftlich vereinbartes Arbeitszeitkonto mit klaren Grenzen — sonst wird der Minijob schnell zum Problem.

Die Verdienstgrenze ist seit Oktober 2022 an den Mindestlohn gekoppelt. Nach § 8 Abs. 1a SGB IV ist sie das Monatsentgelt bei 10 Wochenstunden zum Mindestlohn: Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet auf volle Euro. Für 2026: 13,90 € × 130 ÷ 3 = 602,33 € → 603 €. Wer genau den Mindestlohn zahlt, kann deshalb auch 2027 bei rund 10 Stunden pro Woche bleiben.

Zahlen Sie mehr als den Mindestlohn, sinkt die mögliche Stundenzahl:

§ 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber, die Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigen, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren".

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor: Stundenzettel, Tabelle oder Software sind zulässig. Die Minijobberin darf die Zeiten selbst eintragen; die Praxis bleibt aber dafür verantwortlich, dass sie vollständig, richtig und rechtzeitig sind. Ein Muster finden Sie in der Stundenzettel-Vorlage.

So sieht ein korrekter Eintrag aus

Nur die Stundensumme („9 Stunden diese Woche") genügt nicht — Beginn und Ende müssen erkennbar sein. Die allgemeine Erfassungspflicht für das übrige Team erklärt der Artikel Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis.

Grundsätzlich ist der Mindestlohn für jede gearbeitete Stunde spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats zu zahlen (§ 2 Abs. 1 MiLoG). Bei einem festen Monatslohn heißt das: Jede Zusatzstunde müsste im nächsten Monat ausgezahlt werden — und könnte die Verdienstgrenze sprengen. Die Lösung ist ein Arbeitszeitkonto. § 2 Abs. 2 MiLoG erlaubt es unter drei Bedingungen:

1. 1Schriftlich vereinbart: Das Gesetz spricht von einem „schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto". Ein mündliches „Wir verrechnen das später" reicht nicht.
2. 2Höchstens 50 % pro Monat: „Die auf das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden dürfen monatlich jeweils 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen." Bei 40 vereinbarten Stunden im Monat also höchstens 20 Stunden pro Monat.
3. 3Ausgleich binnen 12 Monaten: Die Stunden sind „spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung durch bezahlte Freizeitgewährung oder Zahlung des Mindestlohns auszugleichen".

Endet das Arbeitsverhältnis, sind offene Stunden spätestens im darauffolgenden Kalendermonat auszugleichen (§ 2 Abs. 2 Satz 2 MiLoG). Stunden über der 50-%-Grenze dürfen nicht auf das Konto, sondern sind regulär im Folgemonat zu bezahlen.

So richten Sie das Konto ein

1. 1Vereinbarte Arbeitszeit festlegen: zum Beispiel 40 Stunden im Monat oder 9 Stunden pro Woche. Aus Wochenstunden ergibt sich die Monatszeit mit dem Faktor 13 ÷ 3 (9 × 13 ÷ 3 = 39 Stunden).
2. 2Festen Monatslohn vereinbaren: vereinbarte Stunden × Stundenlohn, höchstens 603 € (2026) bzw. 633 € (2027).
3. 3Kontoregeln schriftlich festhalten: Plusstunden höchstens 50 % der vereinbarten Monatszeit, Ausgleich durch Freizeit innerhalb von 12 Kalendermonaten, Ausgleich bei Austritt im Folgemonat.
4. 4Monatlich abrechnen: Ist-Stunden, Zugang, Abbau und Kontostand je Monat dokumentieren und von der Minijobberin bestätigen lassen.
5. 5Fristen überwachen: Für jeden Monat mit Plusstunden notieren, bis wann sie spätestens ausgeglichen sein müssen — die ältesten zuerst.

Eine Minijobberin unterstützt die Anmeldung einer Hausarztpraxis an zwei Nachmittagen. Vereinbart sind schriftlich 40 Stunden im Monat zu 13,90 € und ein Arbeitszeitkonto nach § 2 Abs. 2 MiLoG. Ihr fester Monatslohn: 40 × 13,90 € = 556 €. Die 50-%-Grenze liegt bei 20 Stunden pro Monat.

1. 1Lohn bleibt konstant: Jeden Monat werden 556 € gezahlt — die Grenze von 603 € wird nie überschritten.
2. 2Fristen: Die 12 Stunden aus Februar hätten spätestens innerhalb von 12 Kalendermonaten nach ihrer Erfassung ausgeglichen werden müssen — hier sind sie bis Ende Mai ausgeglichen (10 Stunden im April, 2 im Mai).
3. 3Was schiefgehen kann: Hätte die Praxis die 18 Stunden im April ausgezahlt, wären es 556 € + 18 × 13,90 € = 806,20 € gewesen — deutlich über 603 €.
4. 42027: Steigt der Mindestlohn auf 14,60 €, muss der Monatslohn auf mindestens 40 × 14,60 € = 584 € steigen. Das liegt unter der neuen Grenze von 633 €.

Ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten der Verdienstgrenze ist nach § 8 Abs. 1b SGB IV unschädlich, aber nur in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres und jeweils höchstens bis zum Doppelten der Grenze. Eine geplante Auszahlung ist nicht unvorhersehbar. Klären Sie Grenzfälle mit Ihrer Steuerberatung oder der Minijob-Zentrale.

Das Arbeitszeitgesetz gilt für Minijobber genauso wie für Vollzeitkräfte. Wegen der wenigen Stunden fällt das selten auf — mit zwei Ausnahmen:

• Lange Einsätze: Wer als Urlaubsvertretung einmal 6,5 Stunden am Stück arbeitet, braucht nach § 4 ArbZG mindestens 30 Minuten Pause, und zwar spätestens nach 6 Stunden.
• Minijob neben einer Hauptbeschäftigung: Nach § 2 Abs. 1 ArbZG werden Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern zusammengerechnet. Arbeitet eine MFA vormittags Vollzeit in einer anderen Praxis und nachmittags bei Ihnen im Minijob, zählen beide Stellen gegen die Grenze von 10 Stunden am Tag und gegen die 11 Stunden Ruhezeit.

Fragen Sie deshalb bei der Einstellung nach weiteren Beschäftigungen und lassen Sie sich Änderungen mitteilen. Sozialversicherungsrechtlich wird ein einzelner Minijob neben einer Hauptbeschäftigung nicht mit dieser zusammengerechnet; ein zweiter Minijob neben der Hauptbeschäftigung dagegen schon (§ 8 Abs. 2 SGB IV), ebenso mehrere Minijobs ohne Hauptbeschäftigung. Durch das Zusammenrechnen kann die Einordnung als Minijob entfallen — klären Sie das bei der Anmeldung mit der Minijob-Zentrale. Die Details der Pausen- und Ruhezeitregeln finden Sie im Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis.

Häufige Fehler bei Minijobs in Praxen

• Nur die Monatssumme notiert statt Beginn und Ende jedes Tages.
• Einträge erst am Monatsende nachgetragen — die 7-Tage-Frist ist dann oft schon abgelaufen.
• Zusatzstunden „schwarz" in Freizeit verrechnet, ohne schriftlich vereinbartes Arbeitszeitkonto.
• Mindestlohnerhöhung zum 1. Januar vergessen: Der alte Stundenlohn liegt plötzlich unter dem gesetzlichen Minimum.
• Kein Urlaub gewährt, weil „Minijobber keinen Urlaub haben" — das ist falsch.
• Krankheitstage oder ausgefallene Feiertage nicht bezahlt oder nachgearbeitet.

Ein Minijob ist arbeitsrechtlich eine ganz normale Teilzeitbeschäftigung (§ 2 Abs. 2 TzBfG). Minijobber dürfen nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitkräfte (§ 4 Abs. 1 TzBfG). Das betrifft vor allem:

Gilt in Ihrer Praxis der MFA-Tarifvertrag auch für die Minijobberin, richtet sich der Urlaub nach dessen 29 Arbeitstagen bei einer Fünftagewoche, anteilig umgerechnet. Wie das genau geht, zeigt der Artikel Urlaubsanspruch berechnen. Urlaub, Krankheit und Feiertage sollten im Arbeitszeitkonto mit den geplanten Stunden gutgeschrieben werden, damit das Konto nicht ins Minus rutscht.

Ob der Mindestlohn gezahlt wird, prüfen die Behörden der Zollverwaltung (§ 14 MiLoG), konkret die Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Sie dürfen nach § 15 MiLoG unter anderem Arbeitsverträge, Niederschriften nach dem Nachweisgesetz und andere Geschäftsunterlagen einsehen, aus denen sich die Einhaltung des Mindestlohns ergibt.

• Vertrag mit fester Wochen- oder Monatsstundenzahl — kein Abruf ohne Stundenangabe.
• Stundenlohn mindestens 13,90 € (2026) bzw. 14,60 € (ab 2027); Stunden × Lohn höchstens 603 € bzw. 633 €.
• Bei Zusatzstunden: Arbeitszeitkonto schriftlich vereinbaren, höchstens 50 % der vereinbarten Monatszeit pro Monat, Ausgleich binnen 12 Monaten.
• Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags spätestens nach 7 Tagen erfassen.
• Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren, in deutscher Sprache und im Inland verfügbar.
• Urlaub anteilig gewähren, Krankheit und Feiertage bezahlen.
• Zum Jahreswechsel 2026/2027 Lohn und Stunden an den neuen Mindestlohn anpassen.
• Bei Austritt das Arbeitszeitkonto spätestens im Folgemonat ausgleichen.

PraxisZeit zeigt den jeweils gültigen Mindestlohn an und gibt beim Minijob-Arbeitszeitkonto Hinweise zur 50-%-Grenze und zur 12-Monats-Frist; Lohndaten speichert die Software nicht. Die Rechenregeln sind offen beschrieben unter So rechnet PraxisZeit. Wie Überstunden des übrigen Teams behandelt werden, lesen Sie unter Überstunden und Arbeitszeitkonto.

• § 17 Mindestlohngesetz (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten)
• § 2 Mindestlohngesetz (Fälligkeit, Arbeitszeitkonto)
• § 21 Mindestlohngesetz (Bußgeldvorschriften)
• § 8 SGB IV (Geringfügige Beschäftigung, Geringfügigkeitsgrenze)
• Minijob-Zentrale: Mindestlohn im Minijob
• Minijob-Zentrale Magazin: Mindestlohn 2026 und 2027
• BMAS: Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns zum 01.01.2026
• § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (Arbeit auf Abruf)

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.