Urlaubsanspruch in der Arztpraxis berechnen: Teilzeit, Betriebsferien, Verfall

Wie viel Urlaub einer MFA, ZFA oder Therapeutin zusteht, ergibt sich aus drei Ebenen. Es gilt immer die für die Mitarbeiterin günstigste Regel — aber nie weniger als das Gesetz:

Das Bundesurlaubsgesetz rechnet in Werktagen: Das sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also sechs pro Woche. Die 24 Werktage Mindesturlaub entsprechen vier Wochen. Weil in fast allen Praxen an fünf Tagen gearbeitet wird, rechnet man üblicherweise in Arbeitstagen um:

Urlaubstage = Urlaub in Werktagen × Arbeitstage pro Woche ÷ 6
Urlaubstage = Urlaub in Arbeitstagen × Arbeitstage pro Woche ÷ 5

Beide Formeln führen zum selben Ergebnis: 24 × 5 ÷ 6 = 20 Arbeitstage. Der MFA-Tarif nennt beide Werte nebeneinander (29 Arbeitstage bzw. 35 Werktage) und rechnet in § 14 für Teilzeitkräfte genau mit diesen Formeln. Wichtig: Es kommt auf die Zahl der Arbeitstage an, nicht auf die Stunden. Eine MFA, die an fünf Tagen je fünf Stunden arbeitet, hat denselben Urlaubsanspruch in Tagen wie eine Vollzeitkraft — ihr Urlaubstag ist nur kürzer.

Das Ziel der Umrechnung: Jede Mitarbeiterin soll gleich viele Wochen frei haben. Bei 20 Tagen sind das vier Wochen, bei 29 Tagen knapp sechs Wochen — egal, ob sie an drei oder fünf Tagen arbeitet.

Beispiel 1: MFA, 30 Stunden an 4 Tagen, MFA-Tarif

Die MFA arbeitet Montag bis Donnerstag je 7,5 Stunden. Tariflicher Anspruch: 29 Arbeitstage. Rechnung: 29 × 4 ÷ 5 = 23,2 Urlaubstage. Damit hat sie 23,2 ÷ 4 = 5,8 Wochen frei — genauso viel wie ihre Vollzeit-Kollegin (29 ÷ 5 = 5,8). Freitage, an denen sie ohnehin nicht arbeitet, kosten keinen Urlaub.

Beispiel 2: Physiotherapeutin, 3-Tage-Woche, 30 Tage laut Vertrag

Der Vertrag sieht 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche vor. Die Therapeutin arbeitet Montag, Mittwoch und Freitag. Rechnung: 30 × 3 ÷ 5 = 18 Urlaubstage. Eine Urlaubswoche kostet sie drei Tage.

Beispiel 3: wechselnde Arbeitstage (Woche A 4 Tage, Woche B 2 Tage)

Bei unregelmäßig verteilten Tagen rechnen Sie mit dem Durchschnitt oder über das Jahr. Im Wechsel 4 und 2 Tage sind das im Schnitt 3 Tage pro Woche: bei 29 Tagen Tarifurlaub also 29 × 3 ÷ 5 = 17,4 Urlaubstage. Genauer ist die Jahresrechnung: Urlaub × individuelle Arbeitstage im Jahr ÷ Arbeitstage einer Vollzeitkraft im Jahr. Hat die Vollzeitkraft rund 260 Arbeitstage (52 Wochen × 5) und die Teilzeitkraft 156 (52 × 3), ergibt sich ebenfalls 29 × 156 ÷ 260 = 17,4.

Minijobberinnen haben denselben Urlaubsanspruch wie alle anderen Beschäftigten — ebenfalls umgerechnet auf ihre Arbeitstage. Mehr zu Minijobs in der Praxis lesen Sie im Artikel Minijob in der Praxis: Zeiterfassung und Mindestlohn.

Häufig in Praxen: Eine MFA kehrt aus der Elternzeit mit weniger Tagen zurück oder reduziert zur Jahresmitte von fünf auf vier Tage. Früher wurde der Resturlaub dann einfach auf die neue Tageszahl umgerechnet. Das ist nicht mehr zulässig, soweit es bereits erworbenen Urlaub kürzt.

Der Europäische Gerichtshof hat am 22.04.2010 (C-486/08) entschieden, dass ein Wechsel in Teilzeit den in Vollzeit erworbenen, aber noch nicht genommenen Urlaub nicht mindern darf. Das Bundesarbeitsgericht hat sich dem am 10.02.2015 (9 AZR 53/14) angeschlossen und seine frühere Rechtsprechung aufgegeben. Im entschiedenen Fall standen dem Kläger nach einem Wechsel von fünf auf vier Tage zur Jahresmitte 27 statt 24 Urlaubstage zu.

Rechenbeispiel: Wechsel am 1. Juli von 5 auf 4 Tage, 30 Tage Urlaub

1. 1Erstes Halbjahr (5 Tage): 30 × 6/12 = 15 Tage erworben.
2. 2Zweites Halbjahr (4 Tage): 30 × 4 ÷ 5 × 6/12 = 12 Tage.
3. 3Summe: 27 Urlaubstage für das Jahr. Hat die MFA im ersten Halbjahr schon 5 Tage genommen, bleiben 22 Tage, die sie an ihren vier Arbeitstagen nehmen kann.

Das Bundesurlaubsgesetz kennt eine Wartezeit: Der volle Jahresurlaub wird erstmals nach sechs Monaten Beschäftigung erworben (§ 4 BUrlG). Daraus ergeben sich drei Fälle:

Beispiel: Eine ZFA beginnt am 1. September mit 5-Tage-Woche und 28 Tagen Urlaub laut Vertrag. Bis Jahresende sind es vier volle Monate: 28 × 4/12 = 9,33 Tage. Aufgerundet wird erst ab einem halben Tag (§ 5 Abs. 2 BUrlG); die 0,33 Tage fallen dadurch aber nicht einfach weg — mehr dazu unten bei der Rundung. Den Teilurlaub aus dem Eintrittsjahr kann sie auf Verlangen ins nächste Jahr mitnehmen (§ 7 Abs. 3 Satz 4 BUrlG).

Viele Praxen schließen zwischen Weihnachten und Neujahr, in den Osterferien oder für zwei Wochen im Sommer. Rechtlich ist das eine Festlegung der Urlaubslage durch die Praxis. Den Rahmen setzt § 7 Abs. 1 BUrlG: Die Urlaubswünsche der Beschäftigten sind zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer Beschäftigter stehen entgegen. Eine geschlossene Praxis, in der es schlicht keine Arbeit gibt, ist nach unserer Einschätzung der typische Fall eines solchen Belangs — Gerichte prüfen aber im Einzelfall, ob die Schließung nachvollziehbar und rechtzeitig angekündigt war.

• Rechtzeitig ankündigen: am besten mit der Jahresplanung im Herbst. Der MFA-Tarif verlangt, Urlaub rechtzeitig festzulegen, mindestens vier Monate vorher (§ 16 Abs. 1 MTV MFA).
• Freien Urlaub übrig lassen: Gilt der MFA-Tarif, müssen zwei Wochen nach den eigenen zeitlichen Wünschen der MFA gewährt werden (§ 16 Abs. 6). Betriebsferien dürfen den Jahresurlaub also nicht vollständig verplanen.
• Teilzeit beachten: Betriebsferien kosten nur Urlaub an den Tagen, an denen die Mitarbeiterin sonst gearbeitet hätte. Eine Woche Schließung kostet die 3-Tage-Kraft drei Urlaubstage, nicht fünf.
• Zu wenig Resturlaub: Neue Mitarbeiterinnen haben oft noch nicht genug Urlaub. Dann bleibt die Wahl zwischen bezahlter Freistellung, Abbau von Überstunden (sofern ein Arbeitszeitkonto das zulässt) oder Vorgriff auf künftigen Urlaub im Einvernehmen.
• Betriebsrat: Gibt es einen (möglich ab fünf ständigen wahlberechtigten Beschäftigten, § 1 BetrVG, in Praxen aber selten), bestimmt er bei Urlaubsgrundsätzen und Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Wie Überstunden auf einem Arbeitszeitkonto gegen Schließtage verrechnet werden, zeigt der Artikel Überstunden und Arbeitszeitkonto in der Praxis.

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ins Folgejahr übertragen werden darf er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen — dann muss er bis zum 31. März genommen sein. Der MFA-Tarif sieht dasselbe vor, wenn Urlaub wegen Arbeitsunfähigkeit oder aus betrieblichen Gründen nicht angetreten werden konnte (§ 16 Abs. 10 MTV MFA).

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.02.2019 (9 AZR 423/16) verfällt Urlaub aber nicht mehr automatisch. Er erlischt nur, wenn die Praxis die Mitarbeiterin in die Lage versetzt hat, ihn zu nehmen: Sie muss sie — erforderlichenfalls förmlich — auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihr klar und rechtzeitig mitteilen, dass er sonst verfällt. Beweisen muss das die Praxis.

1. 1Zu Jahresbeginn: jeder Mitarbeiterin nachweisbar (schriftlich oder per E-Mail) ihren konkreten Urlaubsanspruch für das Jahr mitteilen.
2. 2Auffordern: den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er im Jahr genommen werden kann.
3. 3Folgen benennen: ausdrücklich darauf hinweisen, dass nicht genommener Urlaub am 31.12. bzw. bei Übertragung am 31.03. verfällt.
4. 4Im Herbst nachfassen: bei hohem Resturlaub erneut erinnern, mit Zahl der offenen Tage.
5. 5Dokumentieren: die Hinweise aufbewahren — sie sind Ihr einziger Beweis.

Krankheit während des Urlaubs

Wird eine Mitarbeiterin im Urlaub krank, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Die Tage gehen zurück aufs Urlaubskonto; der Urlaub verlängert sich aber nicht automatisch, sondern wird neu festgelegt. Nach dem MFA-Tarif muss die MFA die Erkrankung unverzüglich mit Bescheinigung melden (§ 16 Abs. 9). Auch eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Reha mit Entgeltfortzahlung darf nicht auf den Urlaub angerechnet werden (§ 10 BUrlG).

Halbe Tage

Das Gesetz will Urlaub grundsätzlich zusammenhängend (§ 7 Abs. 2 BUrlG); ein Anspruch auf halbe Urlaubstage besteht nicht. Vereinbart werden können sie trotzdem — etwa für einen freien Nachmittag nach der Vormittagssprechstunde. Halbe Tage kosten 0,5 Urlaubstage, unabhängig von der Stundenzahl.

Rundung

§ 5 Abs. 2 BUrlG bestimmt: Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Tage aufzurunden. Die Vorschrift steht beim Teilurlaub (Eintritt oder Austritt im Jahr). Eine Abrundung kleinerer Bruchteile sieht das Gesetz nicht vor. Für Bruchteile aus der Teilzeit-Umrechnung (z. B. 23,2 Tage) gibt es keine ausdrückliche Rundungsregel. Nach unserer Einschätzung fahren Sie sicher, wenn Sie den Bruchteil gewähren — etwa als Stunden oder halben Tag — oder zugunsten der Mitarbeiterin aufrunden, statt ihn zu streichen.

PraxisZeit führt Urlaub nach dem Tagesprinzip: Jeder freie Arbeitstag kostet einen Urlaubstag, ein halber Tag 0,5 — unabhängig davon, wie viele Stunden der Tag hat.

• Anteiliger Anspruch: Vorschlag bei Teilzeit nach Arbeitstagen pro Woche, hinterlegbar auf 0,1 Tage genau (z. B. 23,2 Tage) statt gerundet. Der Vorschlag ist frei überschreibbar.
• Unterjähriger Eintritt oder Austritt: anteilig nach beschäftigten Monaten. Steht einer Mitarbeiterin nach § 4 BUrlG der volle Jahresurlaub zu, passen Sie den Anspruch an.
• Urlaubsantrag und Genehmigung: Gezählt werden nur echte Arbeitstage laut Arbeitsplan; eine Urlaubswoche kostet die 3-Tage-Kraft drei Tage.
• Betriebsferien: werden für alle Teilnehmenden an ihren tatsächlichen Arbeitstagen gebucht — wahlweise als Urlaub, als bezahlte Freistellung oder, wenn der Resturlaub nicht reicht, als Überstundenabbau.
• Resturlaub: wird beim Jahresabschluss ins Folgejahr übertragen.

Alle Formeln sind offen dokumentiert: So rechnet PraxisZeit. Wie Mitarbeitende ihren Urlaub beantragen, steht im Handbuch für Mitarbeitende. Die rechtlichen Grenzen der Arbeitszeit, die neben dem Urlaub gelten, fasst der Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis zusammen.

• Bundesurlaubsgesetz (Volltext)
• § 7 Bundesurlaubsgesetz (Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung)
• BAG, Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 423/16 (Hinweispflicht vor Verfall)
• BAG, Urteil vom 10.02.2015 – 9 AZR 53/14 (F) (Wechsel in Teilzeit)
• Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ab 01.01.2025 (BLÄK)
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz (Mitbestimmungsrechte)

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.