PraxisZeit-Handbuch für Administratoren

Das Admin-Dashboard zeigt alle aktiven Mitarbeitenden mit Wochenstunden, Soll, Ist, Saldo, kumuliertem Überstundenkonto sowie Urlaubs- und Kranktagen des gewählten Monats. Ein Umschalter wechselt zwischen Monats- und Wochenansicht.

Soll-Basis umschalten: „bis heute" / „Monatsende"

Über das Dropdown „Soll: bis heute / Monatsende" in der Monatsübersicht steuern Sie, wie das Monats-Soll gezählt wird:

Für abgeschlossene Monate sind beide Ansichten identisch. Der Stichtag betrifft ausschließlich die Live-Übersichten (MA-Dashboard, Admin-Team-Tabelle, Benutzerübersicht, Überstundenkonto samt Diagramm, Jahres-bis-heute-Summe). Die §16-Datei-Exporte, das Monatsjournal und der Jahresabschluss rechnen bewusst immer den vollen Zeitraum – als Rechtsbeleg dürfen sie sich nicht danach richten, an welchem Tag man sie sich ansieht.

Voraussichtlicher Überstundensaldo zum Jahresende

Neben dem aktuellen Saldo steht in der Übersicht, wie er zum Jahresende voraussichtlich aussieht: der Saldo bis heute abzüglich der bereits gebuchten künftigen Freizeitausgleich-Tage bis zum 31.12. So ist früh erkennbar, ob ein Konto durch die schon geplanten Ausgleichstage rechtzeitig abgebaut wird. Dieselbe Kennzahl sehen Mitarbeitende auf ihrem Dashboard. Die Spalte „Überstd. Jahresende" erscheint im Monats- und Wochenbericht und nur im laufenden Monat — die Benutzerübersicht führt die Projektion nicht.

Ab Version 1.19.0 abschaltbar: Unter Einstellungen → Überstunden-Projektion zum Jahresende lassen sich die beiden Anzeigen getrennt deaktivieren — „Im Mitarbeiter-Dashboard anzeigen" und „Im Admin-Dashboard anzeigen", beide standardmäßig an. Die Schalter wirken nur auf die Anzeige; das Überstundenkonto rechnet unverändert weiter.

Karte „Automatisch geschlossene Einträge – Ende fehlt" (ab 1.23.0)

Vergisst jemand das Ausstempeln, schließt PraxisZeit den offenen Eintrag eines vergangenen Tages automatisch, prüft dabei Höchstarbeitszeit und Pause wie beim Ausstempeln und schreibt das Ergebnis als Vermerk in die Notiz (z. B. „[auto-closed] Nicht ausgestempelt – automatisch geschlossen, angerechnet bis 23:59. Prüfung: …") – damit steht er auch im Änderungsprotokoll und in den Exporten. Die Person sieht an der Stempeluhr einen Hinweis mit dem Knopf „Arbeitsende per Antrag nachtragen". Im Admin-Dashboard listet die Karte „Automatisch geschlossene Einträge – Ende fehlt" jeden solchen Eintrag der letzten 90 Tage mit Person, angerechneter Zeit und den Befunden; „Antrag gestellt" zeigt, dass ein Änderungsantrag dazu wartet. Ein Eintrag verschwindet aus der Karte, sobald das tatsächliche Ende eingetragen ist (Monatsjournal oder genehmigter Antrag).

Jahresend-Warnung zu offenem Urlaub

Im letzten Quartal listet der gelbe Hinweis „Jahresend-Warnung: Offene Urlaubstage" über der Jahresübersicht alle Mitarbeitenden, die noch mindestens einen ganzen Urlaubstag offen haben. Kleinere Reste (z. B. 0,3 oder 0,5 Tage bei Teilzeit) lösen bewusst keine Warnung aus – sie lassen sich nicht als ganzer Tag nehmen und werden üblicherweise im Folgejahr mit weiteren Bruchteilen zusammengelegt; in der Tabelle, im Urlaubskonto und beim Jahresabschluss zählen sie unverändert mit. Der Hinweis nennt auch das Verfallsdatum (in der Regel den 31.03. des Folgejahres, sonst die für die Person hinterlegte Frist); haben die genannten Personen unterschiedliche Fristen, steht das Datum hinter jedem Namen. Dieselbe Schwelle und dasselbe Datum gelten für den Hinweis im Urlaubskonto auf dem Mitarbeiter-Dashboard.

Beim Anlegen eines Mitarbeiters sind Benutzername, Passwort, Rolle, Wochenstunden, Arbeitstage/Woche und Urlaubstage Pflicht. Der Urlaubsvorschlag skaliert automatisch mit den Arbeitstagen (30 × Arbeitstage ÷ 5) und ist frei überschreibbar. Der Urlaubsanspruch kann dabei mit einer Nachkommastelle (0,1-Tage-Schritte) erfasst werden, damit anteilige Teilzeit-Werte (z. B. 16,8 Tage) exakt statt gerundet hinterlegt sind. Optional: Eintritts-/Austrittsdatum (Soll gilt nur in diesem Fenster), Abteilung, Kalenderfarbe, individuelle Tagesstunden oder Arbeitszeit-Blöcke und ein Anfangssaldo Überstunden.

Bei individuellen Tagesstunden (Modus „Nach Tagen") übernimmt das System die Wochenstunden automatisch als Summe der Tageswerte – der Wert im Wochenstunden-Feld selbst spielt dann keine Rolle. Im Modus „Nach Arbeitsblöcken" leitet es Wochenstunden, Tagesstunden und Arbeitstage aus den Blöcken ab (siehe unten). Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums (erster/letzter Arbeitstag) tragen in den Monats- und Jahresexporten Soll und Ist 0 und sind mit dem Hinweis „Außerhalb des Beschäftigungszeitraums" gekennzeichnet; erfasste Stempelzeiten bleiben dort sichtbar.

Diese Angaben lassen sich nur beim Anlegen direkt eintragen. Später ändern Sie Wochenstunden, Tagesstunden, Arbeitszeit-Blöcke, Modus und Arbeitstage ausschließlich über den Knopf „Arbeitszeit anpassen…" mit Wirkungsdatum (siehe unten). Dasselbe gilt für Urlaubsanspruch, Stundenzählung und die Minijob-Einstellungen; das Bearbeiten-Formular zeigt sie nur an („Ändern über „Arbeitszeit anpassen…"").

Im Dialog stehen sie im Abschnitt „Urlaub und Abrechnung". Das Feld „Urlaubsanspruch pro Jahr ab diesem Datum" schlägt bei geänderten Arbeitstagen einen Wert vor (alter Anspruch × neue Arbeitstage ÷ alte Arbeitstage, gerundet auf 0,1) und folgt Ihren Änderungen, bis Sie es selbst bearbeiten; danach bleibt Ihr Wert, und daneben steht „Vorschlag übernehmen (N)". Wechselt der Anspruch im Jahr, rechnet PraxisZeit jeden Abschnitt anteilig nach Monaten (24 × 10/12 + 30 × 2/12 = 25,0 Tage). Die Vorschau zeigt „Urlaubsanspruch {Jahr}" vorher → nachher und „Urlaub verbraucht {Jahr}"; sinkt der Anspruch rückwirkend (auch durch Löschen oder Zurücksetzen einer Erhöhung), braucht das einen Grund. Minijob-Einstellungen gelten immer ab dem Monatsersten, sonst erscheint „Änderungen an Minijob-Einstellungen gelten immer ab dem Monatsersten." (422). Eine Korrektur an der frühesten Zeile ersetzt diese Zeile.

Deaktivieren und das letzte Admin-Konto

Deaktiviert wird in der Benutzerliste über den Knopf „Deaktivieren" in der Aktionsspalte (Symbol Person mit X). Deaktivierte Mitarbeitende können sich nicht mehr anmelden, ihre Daten bleiben erhalten (§ 16 ArbZG: niemals löschen, sondern deaktivieren). Über „Inaktive anzeigen" und „Reaktivieren" holen Sie ein Konto zurück.

Seit Version 1.19.3 lässt sich das letzte aktive Admin-Konto weder deaktivieren noch zur Mitarbeiterin bzw. zum Mitarbeiter herabstufen – sonst käme niemand mehr in die Verwaltung. Ernennen Sie vorher eine weitere Person zum Admin. Wer wann ein Konto deaktiviert, reaktiviert oder umgestuft hat, steht im Änderungsprotokoll unter „Konto-Vorgänge".

Zwei-Faktor zurücksetzen (Handy verloren)

In der Benutzerverwaltung steht bei Personen mit aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung das Schild-Symbol „Zwei-Faktor zurücksetzen". Nach Bestätigung mit Ihrem Passwort wird die Zwei-Faktor-Anmeldung abgeschaltet und die Person abgemeldet; sie meldet sich danach nur mit dem Passwort an und richtet Zwei-Faktor im Profil neu ein. Der Vorgang steht unter „Konto-Vorgänge". Die eigene Zwei-Faktor-Anmeldung setzen Sie so nicht zurück (Profil, mit Passwort und Code), ein zweites Admin-Konto kann es für Sie tun.

Monatsjournal: Wochenende, Feiertage und § 10-Ausnahmegrund

Im Monatsjournal (Buch-Symbol in der Aktionsspalte) legen Sie Einträge seit Version 1.19.2 auch an Wochenend- und Feiertagen an und bearbeiten sie – etwa einen KV-Dienst am Sonntag. Mitarbeitende stellen dafür im eigenen Journal über das „+" einen Antrag. An Sonn- und Feiertagen fragt das Journal seit 1.19.3 nach dem „Ausnahmegrund (§ 10 ArbZG)" – beim Direkteintrag ebenso wie im Antrag. Der Grund steht danach unter der Uhrzeit (z. B. „§10: Notdienst"), in der Liste der Änderungsanträge und in der Bemerkungsspalte der Exporte.

Stundenzählung an/aus

Die Checkbox „Stundenzählung aktiv" (Standard an; beim Anlegen im Formular, bei bestehenden Mitarbeitenden nur über „Arbeitszeit anpassen…", Abschnitt „Urlaub und Abrechnung", gültig ab dem Gültig-ab-Datum) steuert, ob Soll/Ist und Überstunden geführt werden. Deaktiviert, werden trotzdem Urlaub und Krankheit tagebasiert weitergeführt (1 freier Tag = 1 Urlaubstag, ein halber Tag, ein „halber Feiertag" und ein verkürzter Tag = 0,5). Diese Checkbox ist unabhängig von der separaten „ArbZG-Prüfungen aussetzen (§ 18 ArbZG)"-Option für leitende Angestellte – beide lassen sich frei kombinieren.

Arbeitszeit ändern (Dialog „Arbeitszeit & Wochenstunden" mit „Gültig ab")

Im Bearbeiten-Formular werden Wochenstunden, Tagesstunden, der Modus, die Arbeitstage pro Woche und die Arbeitszeit-Blöcke nur angezeigt – für alle Mitarbeitenden, immer mit dem heute gültigen Stand; unter „Arbeitszeit heute" stehen die heute gültigen Blöcke. Gelten Blöcke, heißt der Modus „Nach Arbeitsblöcken", und die Wochenstunden stehen wie im Kopf des Dialogs mit den Blockzeiten. Geändert wird über den Button „Arbeitszeit anpassen…" (alternativ das Uhr-Symbol in der Benutzerliste): „Gültig ab" setzen, Modus wählen, Werte eintragen, optional eine Notiz, speichern. Der Verlauf im Dialog zeigt jede Regelung als „Ab … bis …", die jüngste läuft „bis heute" – z. B. „Ab 01.03.2026 bis heute: Mo 08:00–12:00 + 15:00–18:00 / Di 08:00–12:00 / Do 08:00–12:00 = 15,0 h/Woche", bei Tagesplan „Ab 01.03.2026 bis heute: Mo 8,0 / Di 5,0 / Mi 4,0 = 17,0 Std/Woche · 3 Tage/Woche".

• Drei Modi: „Gleichmäßig" (Wochenstunden + Arbeitstage pro Woche), „Nach Tagen" (Stunden je Wochentag Mo–Fr) oder „Nach Arbeitsblöcken" (bis zu drei Blöcke je Wochentag plus Pause innerhalb der Blöcke; der Dialog zeigt je Tag z. B. „Gesamtzeit 9:00 h · Pause 1:00 h · Tagessoll 8:00 h" und darunter die Wochensumme; bei fester Monatsarbeitszeit steht dort „geplant", die Werte sind dann geplante Anwesenheit). Wochensumme und Arbeitstage leitet der Dialog ab; auch der Wechsel zwischen den Modi läuft über diesen Dialog. Für Mitarbeitende ohne Stundenzählung gibt es den Block-Modus nicht.
• Auswirkung vor dem Speichern: Wirkungsbereich, Tagessoll je Wochentag (alter Wert → neuer Wert; bei fester Monatsarbeitszeit heißt die Zeile „Geplante Anwesenheit je Wochentag", die Werte sind dann geplante Anwesenheit), die neu berechneten und die übersprungenen Zeiteinträge je Monat, die Zahl betroffener Abwesenheiten und eine Tabelle mit Soll, angerechneter Zeit, Überstundenkonto und Urlaubsverbrauch (bisher, neu, Differenz). Ist etwas davon betroffen, ist der Haken „Ich habe die Auswirkungen geprüft und möchte speichern" Pflicht. Berührt der Zeitraum ein bereits abgeschlossenes Jahr, weist der Dialog darauf hin – der eingefrorene Jahresübertrag wird nicht automatisch neu berechnet und muss manuell geprüft werden.
• Bereits gebuchte Abwesenheiten im Wirkungszeitraum werden auf das neue Tagessoll umgestellt (Halbtag entsprechend zur Hälfte) – bei rückwirkendem und bei zukünftigem Datum, denn genehmigter Urlaub, Betriebsferien und Fortbildungen sind typischerweise im Voraus gebucht. Ausgenommen: Überstundenausgleich und Mitarbeitende ohne Stundenzählung. Die Urlaubstage bleiben unverändert (Tagesprinzip). Ändert eine Anpassung nur einen einzelnen Wochentag (z. B. nur Mittwoch), werden auch nur die an diesem Wochentag gebuchten Abwesenheiten umgerechnet. Ausnahme Bestand: Kranken- und Fortbildungstage, die aus der Zeit vor Version 1.20.0 noch ihre alten Stunden an einem Wochentag ohne Soll tragen, setzt jede Änderung, deren Wirkungsbereich den Tag umfasst, auf 0 – auch wenn sie diesen Wochentag nicht ändert. Liegt der Tag in der Vergangenheit, sinkt dabei das Überstundenkonto, und es gilt der Verkürzungsschutz; „Ab heute" lässt solche vergangenen Tage unverändert. Abwesenheiten, die vor dem Update auf Version 1.10.0 gebucht wurden (über einen Änderungsantrag: vor dem Update auf 1.16.0), stellt PraxisZeit nie um, auch nicht auf 0: Ein solcher Kranken- oder Fortbildungstag an einem Wochentag ohne Soll zählt weiter zum Überstundenkonto – bei Bedarf die Abwesenheit von Hand löschen (an einem Tag ohne Soll zählt sie ohnehin nicht als Abwesenheitstag).
• Erfasste Einträge rechnen rückwirkend neu (ab 1.20.0): Liegt das Gültig-ab-Datum in der Vergangenheit, werden Einträge an Wochentagen mit geänderten Blöcken vom ursprünglichen Stempel aus neu gekappt – mit dem aktuellen Puffer; danach folgen die Abwesenheiten. Übersprungen (und einzeln genannt) werden u. a. der offene Eintrag von heute, Sonn- und Feiertage und anerkannte Einträge; offene Einträge vergangener Tage schließt PraxisZeit vorher automatisch – beim Überstundenkonto der Auswirkung zählen sie schon unter „bisher", die Differenz zeigt nur die Wirkung der Änderung. Einträge ohne Rohstempel (aus der Zeit vor Version 1.19.1 oder mit dem automatischen 23:59 eines vergessenen Ausstempelns) werden nicht über die gespeicherte Zeit hinaus verlängert („nicht erweiterbar"). Ein Wechsel von Blöcken zu „Gleichmäßig" oder „Nach Tagen" beendet die Blöcke ab dem Gültig-ab-Datum; ab dann wird nicht mehr gekappt.
• Schutz gegen rückwirkende Verkürzung: Verliert ein Eintrag angerechnete Zeit, sinkt das Überstundenkonto (auch durch ein höheres Soll) oder sinkt eine Abwesenheits-Gutschrift an einem Tag mit Arbeit und Abwesenheit stärker als das Tagessoll, gilt die Änderung standardmäßig „ab heute" (genauer: ab dem frühesten Tag ohne Verlust – meist heute, sonst morgen) – vergangene Einträge bleiben unverändert. Rückwirkend nur mit Grund („Arbeitszeit war falsch hinterlegt (Fehlerkorrektur)", „Mit der beschäftigten Person vereinbart" oder „Sonstiges"), Begründung (10 bis 400 Zeichen) und Bestätigung zum Vergütungsrisiko; im Änderungsprotokoll steht der Grund als „[Erfassungsfehler korrigiert]", „[Einvernehmlich vereinbart]" bzw. „[Sonstiges]". Grund, Begründung und Notiz teilen sich das Notizfeld der Änderung: „Notiz und Begründung zusammen höchstens 500 Zeichen." Reicht eine rückwirkende Verkürzung in ein abgeschlossenes Jahr, ist sie seit 1.21.1 ebenfalls mit Grund möglich; danach den Jahresabschluss für dieses Jahr erneut ausführen. Unter der Grund-Auswahl steht: „Falsche Stempelzeiten bitte am Zeiteintrag korrigieren, nicht über die Arbeitszeit." Falsch gestempelte Zeiten korrigieren Sie also am Eintrag selbst (Admin-Dashboard bzw. Monatsjournal, Mitarbeitende per Änderungsantrag); eine rückwirkende Arbeitszeit-Änderung berichtigt nur eine falsch hinterlegte Arbeitszeit. Seit 1.20.0 gilt das auch für eine rückwirkende Erhöhung der Wochenstunden, die das Konto senkt.
• Das Löschen (Papierkorb-Symbol) gibt es nur an der jüngsten Zeile des Verlaufs; ältere Zeilen – auch die früheste, die die davor gültige Regelung festhält – lassen sich erst löschen, wenn die späteren gelöscht sind. Das Löschen rechnet denselben Zeitraum wieder zurück. Würde es rückwirkend verkürzen, setzt PraxisZeit standardmäßig ab heute (bei einer heute beginnenden Änderung ab morgen) auf den vorherigen Stand zurück – Knopf „Zurücksetzen", eine neue Verlaufszeile, vergangene Einträge bleiben unverändert; rückwirkendes Löschen nur mit Grund, Begründung und Bestätigung. Wurde inzwischen eine weitere Änderung dazwischen angelegt (z. B. in einem zweiten Fenster), lehnt PraxisZeit die Rücksetzung ab: „Der vorherige Stand hat sich inzwischen geändert – bitte die Vorschau neu laden."
• Im Änderungsprotokoll erscheint neben der zusammenfassenden Zeile je nachgezogener Abwesenheit eine eigene Protokollzeile mit altem und neuem Stundenwert. Der beim Buchen erfasste Ursprungswert bleibt intern unverändert gespeichert und wird von der Rückrechnung nie überschrieben. Je neu berechnetem Eintrag steht dort außerdem eine Zeile „Neukappung (Arbeitszeit-Änderung)"; Mitarbeitende sehen nach jeder Änderung 30 Tage lang einen Hinweis auf ihrem Dashboard.
• ⚠️ Fallstrick: Ändern Sie im Modus „Gleichmäßig" nur die Arbeitstage bei gleichbleibenden Wochenstunden (40 h auf 5 Tage → 40 h auf 4 Tage), nennt der Bericht die neue Arbeitstage-Zahl zwar dazu („… auf 4 Arbeitstage"), die Wochenstundenzahl selbst bleibt aber gleich – das Tagessoll verschiebt sich trotzdem still (8 h → 10 h). Verschieben Sie im Modus „Nach Tagen" oder „Nach Arbeitsblöcken" Stunden zwischen Wochentagen, ohne die Wochensumme zu ändern, ändert sich stattdessen der Urlaubsverbrauch: ein am wegfallenden Wochentag gebuchter Urlaubstag zählt rückwirkend nicht mehr. Prüfen Sie immer die Auswirkung, nicht nur die Wochenstundenzahl.

Arbeitszeit-Blöcke (ab Version 1.20.0)

Seit Version 1.20.0 hinterlegen Sie die Soll-Arbeitszeit je Wochentag (Mo–Fr) als bis zu drei Arbeitszeit-Blöcke – z. B. Montag 08:00–12:00 und 15:00–18:00 – plus eine „Pause innerhalb der Blöcke". Daraus folgt das Tagessoll (Summe der Blöcke minus Pause: 08–12 + 15–18 mit 30 Minuten Pause = 6:30 h); Wochenstunden und Arbeitstage werden abgeleitet, ein Wochentag ohne Block ist kein Arbeitstag. Blöcke werden im 5-Minuten-Raster erfasst, dürfen sich nicht überschneiden, nicht direkt aneinanderstoßen und nicht über Mitternacht reichen. Gepflegt wird mit Wirkungsdatum im Dialog „Arbeitszeit & Wochenstunden" (Modus „Nach Arbeitsblöcken"), beim Anlegen direkt im Formular.

Gestempelte Zeit vor dem ersten, nach dem letzten und zwischen den Blöcken wird nicht angerechnet – mit dem Puffer aus den Einstellungen (Standard 15 Minuten) an jedem Blockrand. Beispiel: Blöcke 08:00–12:00 und 15:00–18:00, durchgestempelt 08:00–18:00 → angerechnet werden 08:00–12:15 und 14:45–18:00 = 7:30 h, die 2:30 h dazwischen nicht. Die Stempel bleiben gespeichert (§ 16 ArbZG). Wer um 12:05 ausstempelt, verliert nichts; eine Lücke bis zum doppelten Puffer wird voll angerechnet – eine geplante Pause deshalb als „Pause innerhalb der Blöcke" erfassen, nicht als kurze Lücke. Keine Kappung an Wochenenden, Feiertagen und „freien" Sondertagen (ein „halber Feiertag" und ein verkürzter Tag behalten die Blöcke), bei Mitarbeitenden ohne Stundenzählung und bei anerkannten Einträgen; §18-befreite werden trotzdem gekappt. Die Kappung greift an allen Wegen: Ein- und Ausstempeln, eigene Einträge, Korrekturen der Verwaltung, genehmigte Änderungsanträge und XLS-Import (dort schon in der Vorschau sichtbar).

Werktag ohne Block = 0 Stunden (seit 1.21.0): Hat eine Person Arbeitszeit-Blöcke, aber an einem Werktag (Mo–Fr) keinen Block, arbeitet sie laut Vertrag an diesem Tag nicht. Stempelt sie dort trotzdem, wird die Zeit gespeichert, aber nicht angerechnet – erst wenn Sie den Eintrag anerkennen oder ihren Antrag „Anrechnung beantragen" mit „Genehmigen und anerkennen" annehmen („Ohne Anerkennen genehmigen" lässt es bei 0 h). Hinweis beim Speichern: „An diesem Tag sind keine Arbeitszeit-Blöcke hinterlegt — angerechnet werden 0 Stunden. Die gestempelte Zeit bleibt gespeichert." Bis Version 1.20.3 wurde Arbeit an einem solchen Tag voll angerechnet; bestehende Einträge rechnet PraxisZeit nicht von selbst neu. Wird ein solcher Eintrag gespeichert, gilt die neue Regel (0 h), und der Hinweis nennt das; „Anerkennen" behält die volle Zeit. Macht eine Arbeitszeit-Änderung einen Wochentag frei, kappt sie die Einträge dieses Tages im Wirkungsbereich mit Vorschau. Ein aus früheren Versionen übernommenes Arbeitszeit-Fenster ist nicht betroffen: Ein Tag ohne Fenster wird dort weiter nicht gekappt.

Vergessen auszustempeln: Ein offener Eintrag eines vergangenen Tages wird automatisch um 23:59 geschlossen und jetzt ebenfalls gekappt – angerechnet wird nur bis zum Ende des letzten Blocks plus Puffer, nicht mehr der ganze Abend. Das automatische 23:59 gilt nicht als Stempel; der Eintrag ist als „automatisch geschlossen" gekennzeichnet. Tragen Sie das tatsächliche Ende ein (Mitarbeitende per Änderungsantrag), entfällt die Kennzeichnung. Auch ein tatsächliches Ende um 23:59 (z. B. nach einem Spät- oder Notdienst) lässt sich eintragen – es gilt dann als echter Stempel, wird wie jedes andere Ende gegen die Blöcke gekappt und nach „Anerkennen" bis 23:59 angerechnet. An einem Werktag ohne Block zählt der automatisch geschlossene Eintrag 0 h. (Hat das automatische Schließen nichts gekappt – Person ohne Arbeitszeit-Blöcke, Wochenende/Feiertag, ohne Stundenzählung –, steht als Ende schon 23:59; ein erneut gespeichertes 23:59 ist davon nicht zu unterscheiden, die Kennzeichnung bleibt.) Ebenso bleibt die Kennzeichnung, wenn das eingetragene Ende genau dem angerechneten Ende entspricht (z. B. 18:15) – auch wenn die Person tatsächlich um diese Zeit gegangen ist: PraxisZeit kann es nicht vom automatisch gesetzten Wert unterscheiden; „Anerkennen" bzw. „Anrechnung beantragen" ist für diesen Eintrag dann nicht möglich.

Beim Speichern meldet PraxisZeit, was nicht angerechnet wird – etwa „Die eingetragene Zeit wurde auf das hinterlegte Arbeitszeit-Fenster gekappt (Beginn 07:37 → 07:45; Puffer 15 Minuten)." oder „Zwischen den Arbeitsblöcken (12:15–14:45, Puffer 15 Minuten eingerechnet) werden 2:30 h nicht angerechnet. Die gestempelte Zeit bleibt unverändert gespeichert." Der Eintrag wird trotzdem gespeichert, der Hinweis blockiert nicht. Bleiben von der Lücke nach Abzug des Puffers an beiden Rändern mindestens 15 Minuten, zählen sie für die Pausenpflicht (§ 4 ArbZG) als Pause; wird zusätzlich eine Pause eingetragen, obwohl über die Lücke durchgestempelt wurde, wird beides abgezogen, und es erscheint „Pause in der Lücke wird zusätzlich abgezogen: …". Keine Rundung: Bei einem Blockbeginn zur vollen Stunde und dem Standardpuffer landet eine zu frühe Eingabe auf hh:45 – das ist die Grenze aus Block und Puffer; Eingaben sind immer minutengenau möglich.

Puffer (Einstellungen → „Soll-Arbeitszeit-Fenster", Standard 15 Minuten, zulässig 0 bis 1439 Minuten): Eine Änderung des Puffers wirkt auf neue Einträge. Jeder gekappte Eintrag merkt sich seinen Puffer und behält ihn, auch wenn er später bearbeitet wird; nur eine Arbeitszeit-Änderung mit Neuberechnung kappt die betroffenen Einträge mit dem dann gültigen Puffer neu. Einträge aus der Zeit vor Version 1.20.0 tragen keinen gespeicherten Puffer und werden bei einer Bearbeitung mit dem aktuellen Puffer gekappt.

Bisherige Arbeitszeit-Fenster: Das Update übernimmt jedes frühere Soll-Fenster als einen Block je Tag. Es kappt weiter wie vorher – neu auch automatisch geschlossene Einträge –, ändert aber das Soll nicht („Arbeitszeit-Fenster (Altbestand, nur Kappung)") und lässt sich im Dialog über „In Arbeitszeit-Blöcke umwandeln" ablösen oder über „Fenster entfernen" beenden. Bis Version 1.19.2 wurde ein Feiertag auf einem Werktag wie ein normaler Arbeitstag gekappt; einen solchen Eintrag rechnet ein unverändertes Speichern im Admin-Dashboard oder Monatsjournal mit der tatsächlich gestempelten Zeit neu. Dasselbe gilt, wenn Sie nachträglich ändern, ob ein Tag frei ist (eigener Feiertag angelegt, verschoben oder gelöscht, Bundesland gewechselt, Sondertag zwischen „frei" und Arbeitstag umgestellt): Bestehende Einträge dieser Tage rechnet PraxisZeit nicht von selbst neu, sondern nennt sie nach dem Speichern („Zeiteinträge an geänderten Tagen behalten ihre bisherige Anrechnung gegen die Arbeitszeit-Blöcke …"); unverändert speichern berechnet sie neu – fehlt dann eine gesetzliche Pause (etwa bei einem über die Blocklücke durchgestempelten Dienst, dessen Tag frei wurde), ergänzen Sie sie.

Arbeitszeiten im Team (ab Version 1.21.0)

Der Menüpunkt „Arbeitszeiten im Team" zeigt für alle aktiven Mitarbeitenden, wer laut Arbeitszeit-Blöcken wann arbeitet – je Wochentag (Mo–Fr) als Balken auf einer Zeitachse, in der Kalenderfarbe der Person. „Stand am" wählt den Tag, dessen Blöcke gelten; ein späterer Tag zeigt bereits eingetragene künftige Arbeitszeiten, und „ab … neu" markiert Personen mit einer hinterlegten späteren Änderung. Der Filter bietet „Alle" oder eine Abteilung – die Auswahl entsteht aus dem Feld „Abteilung/Bereich" der Mitarbeitenden (z. B. „MFA", „Ärzte"). Eine Besetzungszeile zählt je halbe Stunde, wie viele der gefilterten Personen eingeplant sind, sodass Lücken sofort auffallen. Wer am gewählten Tag schon ausgeschieden ist oder noch nicht angefangen hat, erscheint nicht.

Bearbeiten: Erst nach dem Einschalten des Schiebers „Bearbeiten" (rechts oben) lassen sich Blöcke ziehen – verschieben oder am Rand Beginn bzw. Ende ändern, im 15-Minuten-Raster, per Tastatur mit den Pfeiltasten (mit Umschalt ändert sich das Ende). Geänderte Zeilen sind gelb hinterlegt, „Verwerfen" stellt den gespeicherten Stand wieder her. „Änderung speichern…" öffnet den Dialog „Arbeitszeit & Wochenstunden" mit den neuen Blöcken und dem gewählten Tag als „Gültig ab"; wirksam wird die Änderung erst dort – mit derselben Vorschau und denselben Schutzregeln wie jede Arbeitszeit-Änderung. Personen ohne Blöcke, ohne Stundenzählung oder mit übernommenem Fenster lassen sich nicht ziehen; „Ändern…" öffnet für sie direkt den Dialog.

Nicht angerechnete Zeit: sichtbar und anerkennbar

Unter jedem gekappten Eintrag steht eine Zusatzzeile, z. B. „gestempelt 08:00–18:00 · angerechnet 7:30 h · 2:30 h zwischen den Blöcken nicht angerechnet" – im Admin-Dashboard, im Monatsjournal und in der Zeiterfassung. Das Monatsjournal summiert die Zeile „Anwesenheit nicht angerechnet", die Exporte haben die letzte Spalte „Nicht angerechnet (Min)". Wurde tatsächlich gearbeitet, klicken Sie am Eintrag auf „Anerkennen": Die ganze gestempelte Zeit zählt dann dauerhaft, auch nach späteren Neuberechnungen; der Vorgang steht als „Anrechnung anerkannt" im Änderungsprotokoll. Eine Rücknahme gibt es nicht. Steht am selben Tag zusätzlich eine Abwesenheit (z. B. vormittags gearbeitet, dann krank), wird deren Gutschrift angeglichen: Arbeit und Gutschrift zusammen überschreiten das Tagessoll nicht, gleich ob zuerst gebucht oder zuerst anerkannt wird. Ein offener Eintrag lässt sich erst nach dem Ausstempeln anerkennen, ein automatisch geschlossener erst, wenn das tatsächliche Ende eingetragen ist. Mitarbeitende können die Anrechnung über „Anrechnung beantragen" selbst beantragen (siehe Abschnitt 4).

Bekannte Grenze: Arbeit in der Lücke bleibt in der angerechneten Zeit unsichtbar, bis sie anerkannt wird. Die Nachtarbeits-Erkennung (§ 6 ArbZG) rechnet weiter mit den gekappten Zeiten; eine Erkennung auf den Rohstempeln folgt separat.

Vergütung: Nichtanrechnung ersetzt keine Vergütungsentscheidung. Tatsächlich geleistete Arbeit, die angeordnet, gebilligt oder geduldet wurde oder zur Erledigung der Arbeit notwendig war, ist zu vergüten (§ 611a Abs. 2, § 612 Abs. 1 BGB; MiLoG). Wurde vor, nach oder zwischen den Blöcken gearbeitet, nutzen Sie „Anerkennen"; wurde nur ein Teil gearbeitet, den Eintrag aufteilen oder korrigieren statt die ganze Zeit anzuerkennen.

Arbeitsrecht und Mitbestimmung: Ändert sich durch die Blöcke der Umfang der Arbeitszeit (Tagessoll/Wochenstunden), ist das eine Vertragsänderung und braucht das Einverständnis der beschäftigten Person (sonst Änderungskündigung, § 2 KSchG; bei Teilzeit §§ 8, 9 TzBfG). Die Lage kann, soweit der Vertrag sie nicht festlegt, im Rahmen des Direktionsrechts (§ 106 GewO) nach billigem Ermessen und mit angemessener Ankündigung nur für die Zukunft geändert werden (Arbeit auf Abruf: mindestens 4 Tage vorher, § 12 Abs. 3 TzBfG). Vereinbarte Arbeitszeiten und Ruhepausen sind wesentliche Vertragsbedingungen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG); eine Änderung ist spätestens am Tag des Wirksamwerdens schriftlich mitzuteilen (§ 3 NachwG). Mit Betriebsrat sind Lage, Verteilung und Pausen (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), vorübergehende Änderungen der betriebsüblichen Arbeitszeit (Nr. 3) und die Kappung als technische Einrichtung (Nr. 6) mitbestimmungspflichtig; ohne Zustimmung ist die Maßnahme gegenüber den Beschäftigten unwirksam. PraxisZeit prüft das nicht.

Für Jugendliche gelten strengere Pausen- und Schichtzeitregeln (§§ 11, 12 JArbSchG: 30 Min Pause ab 4,5 h, 60 Min ab 6 h, höchstens 4,5 h ohne Pause, Schichtzeit inklusive Lücke höchstens 10 h); PraxisZeit prüft diese nicht.

Minijob-Arbeitszeitkonto (§ 2 Abs. 2 MiLoG)

Für Minijobber:innen mit Arbeitszeitkonto aktivieren Sie die Checkbox „Arbeitszeitkonto (§ 2 Abs. 2 MiLoG)" (beim Anlegen im Formular, bei bestehenden Mitarbeitenden nur über „Arbeitszeit anpassen…", Abschnitt „Urlaub und Abrechnung", gültig ab dem Gültig-ab-Datum und nur zum Monatsersten). PraxisZeit zeigt den gültigen gesetzlichen Mindestlohn an (13,90 € seit 2026, 14,60 € ab 2027) und warnt weich, wenn die aufgelaufenen Plusstunden 50 % der vereinbarten Monatsarbeitszeit übersteigen, sowie wenn die 12-Monats-Ausgleichsfrist für ein Zeitguthaben bald abläuft oder bereits überfällig ist. Die vereinbarte Monatszeit lässt sich exakt hinterlegen oder wird aus den Wochenstunden abgeleitet (× 13/3). Nichts davon blockiert das Stempeln oder Buchen — PraxisZeit speichert keine Lohndaten.

Feste Monatsarbeitszeit (Minijob-Modus)

Zusätzlich zum Arbeitszeitkonto aktivierbar: Die Checkbox „Feste Monatsarbeitszeit" macht das Monats- Soll fix = die vereinbarte Monatsarbeitszeit (kalendertäglich anteilig bei Ein-/Austritt im Monat) statt der schwankenden Tagessoll-Summe. Die individuellen Tagesstunden werden zur reinen „geplanten Anwesenheit" – beim Anlegen direkt im Formular eingetragen, bei bestehenden Mitarbeitenden ausschließlich über den Knopf „Arbeitszeit anpassen…" (Modus „Nach Tagen") mit Wirkungsdatum:

• Feiertag, Urlaub oder bezahlte Freistellung auf einem geplanten Tag schreiben die geplanten Stunden dem Ist gut (Konto bleibt neutral statt ins Minus zu rutschen).
• Unbezahlt entschuldigte Tage (z. B. „Kind krank") mindern stattdessen das feste Soll selbst.
• Übersteigt das Monats-Ist die vereinbarte Zeit, erscheint eine weiche Warnung.
• Monatsjournal ab Version 1.19.0: Die Tagestabelle heißt in diesem Modus „Geplant" statt „Soll" (ein Tages-Soll gibt es im festen Monats-Soll nicht), und der Tages-Saldo entfällt. Ein Urlaubs- oder Feiertag auf einem geplanten Tag zeigt die geplanten Stunden unter „Geplant" und unter „Ist". Verbindlich ist die Monatsübersicht unter der Tabelle — ein Hinweis über dem Journal sagt das auch.

Bekannte Grenze: Fällt ein ganzer Monat durch Urlaub oder Krankheit aus und liegen die geplanten Tagesstunden deutlich unter der vereinbarten Monatszeit, deckt die Gutschrift nur den geplanten Anteil ab — der flexible Rest bleibt ein Konto-Defizit, das manuell korrigiert werden muss. Einzelne Fehltage sind vollautomatisch korrekt. Für alle anderen Mitarbeitenden ändert der Modus nichts.

DSGVO: Anonymisierung & Löschung (Art. 17)

Reihenfolge: Deaktivieren → 14-tägige Sperrfrist → Anonymisieren (Zeiteinträge bleiben nach § 16 ArbZG erhalten, Personendaten werden entfernt) → nach insgesamt 730 Tagen seit der jüngsten aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnung endgültige Löschung möglich. Beide Vorgänge werden im Änderungsprotokoll dokumentiert.

Ab Version 1.19.0 werden dabei auch die Freitext-Felder geleert: Begründungen von Änderungs- und Urlaubsanträgen, Notizen und Ablehnungsgründe. Die Vorgänge selbst bleiben nachweisbar — nur die frei geschriebene Prosa verschwindet, in der erfahrungsgemäß Namen und Gesundheitsangaben landen.

Tageszeilen lesen: „Netto" ist die angerechnete Arbeitszeit der Zeiteinträge; „Differenz" ist der Saldo des Tages – Netto plus Gutschrift für Krankheit/Fortbildung minus Soll. Ein Krank- oder Fortbildungstag steht damit bei ±0, und die Summe der Spalte ergibt den „Saldo Monat" (Ausnahme: feste Monatsarbeitszeit im Minijob-Modus – dort ist nur die Zusammenfassung verbindlich). Bei geteilten Diensten zeigen Excel/ODS in „Von"/„Bis" den Rahmen des Tages und in den angehängten Spalten „Unterbrechung (Min)" und „Zeiteinträge" die Zeit zwischen den Einträgen bzw. die einzelnen Einträge; im PDF stehen die Einträge untereinander, die Unterbrechung neben der Pause. Bestehende Spalten bleiben an ihrem Platz.

Optional lässt sich „Krankheitsdaten einschließen" aktivieren (Art. 9 DSGVO, besondere Kategorie personenbezogener Daten) – jeder Export mit dieser Option wird im Änderungsprotokoll vermerkt. Ohne diese Option steht „Abwesenheit" statt „Krank", und das Kennzeichen „Nachtarbeitnehmer (§6 Abs. 2 ArbZG)" im Kopf jedes Blatts zeigt „–" – seit 1.23.0 in allen Dateiformaten gleich. Die Option „Ausgeblendete Mitarbeitende einbeziehen" nimmt auch Personen auf, die Sie in der Benutzerverwaltung ausgeblendet haben (z. B. die Praxisinhaberin, wenn sie stempelt); ohne sie fehlen sie im Export. Ausgeschiedene (inaktive) Mitarbeitende sind immer enthalten, wenn sie im Zeitraum Einträge oder Abwesenheiten haben. Alle Datei-Exporte rechnen bewusst den vollen Zeitraum ohne Stichtag (§ 16-Rechtsbeleg) und zählen Abwesenheitstage konsistent tagebasiert.

Nicht angerechnete Zeit (ab 1.20.0): Monatsreport (Excel, ODS, PDF) und Jahresreport Detailliert (Excel, ODS) haben als letzte Spalte „Nicht angerechnet (Min)" – je Tag die gestempelte, aber nicht angerechnete Zeit: die Lücke zwischen den Arbeitszeit-Blöcken und die vor dem ersten bzw. nach dem letzten Block abgeschnittene Zeit. Netto ist die angerechnete Zeit; „Von"/„Bis" zeigen die gekürzten Zeiten. Beispiel: gestempelt 07:00–19:00 bei Blöcken 08–12 + 15–18 → Von 07:45, Bis 18:15, Netto 8,00, Nicht angerechnet 240. Die Abendzeit eines automatisch auf 23:59 geschlossenen Eintrags zählt dort nicht mit, ein anerkannter Eintrag hat 0; die Zusammenfassung nennt die Summe des Monats bzw. des Jahres.

Tatsächliche Stempelzeiten (ab 1.23.0): Excel und ODS (Monat und Jahres-Mitarbeiterblatt) haben dahinter drei neue Spalten: „Gestempelt (Von–Bis)" listet jeden Zeiteintrag des Tages mit der tatsächlich gestempelten Zeit, z. B. „07:00–19:00" – auch wenn „Von"/„Bis" wegen der Blöcke 07:45–18:15 zeigen (bei einem automatisch geschlossenen Eintrag das angerechnete Ende mit dem Zusatz „(automatisch geschlossen)"); „Anwesenheit laut Stempel (Std)" ist die gestempelte Zeit abzüglich erfasster Pausen, mehr als 10 Stunden sind in Excel rot, in ODS fett hervorgehoben; „Pausenausnahme (§4 ArbZG)" nennt die Begründung einer an diesem Tag erfassten Pflicht-Pause-Ausnahme. Im PDF stehen Stempel und Anwesenheit in der Spalte „Gestempelt (Anwesenheit)", die Begründung in der Bemerkung („§4-Ausnahme: …"). Die bisherigen Spalten bleiben unverändert – eigene Auswertungen laufen weiter.

Stundenänderungen im Berichtszeitraum: Wechselt die Arbeitszeit mitten im Zeitraum, weisen Monats- und Jahresbericht den zu Zeitraumsbeginn gültigen Wert aus und nennen die Änderung daneben („ab 15.03.2026: 20,0 Std/Woche"; bei individuellem Tagesplan „ab 01.03.2026: Mo 8,0 / Di 5,0 / Mi 4,0 = 17,0 h/Woche", bei reinem Arbeitstage-Wechsel „ab 16.03.2026: 40,0 Std/Woche auf 4 Arbeitstage", bei Arbeitszeit-Blöcken „ab 01.09.2026: Mo 08:00–12:00 + 15:00–18:00 (Pause 30 Min) / Di 08:00–13:00 = 11,5 h/Woche"). Das gilt für die Tabelle im Admin-Dashboard ebenso wie für Excel, ODS und PDF; die Jahresübersicht hat dafür die zusätzliche Spalte Stundenänderungen am Ende. So passt die ausgewiesene Wochenstundenzahl immer zu den historisch gerechneten Tageszeilen darunter.

Ist die Genehmigungspflicht für Urlaub aktiviert (Einstellungen oder direkt im Bereich „Anträge"), landen Urlaubsanträge als „Offen" beim Admin. Bei Genehmigung trägt das System automatisch Abwesenheiten für alle Werktage ein; bei Ablehnung können Sie einen Grund angeben. Eine bereits genehmigte, noch nicht begonnene Buchung lässt sich wieder stornieren — die erzeugten Abwesenheiten werden dabei automatisch entfernt.

„Arbeitstage" auf der Antragskarte zeigt, wie viele Tage der Antrag nach der Genehmigung tatsächlich kostet – nach denselben Regeln wie die Buchung: nur Tage, an denen die Person laut ihrem zum Datum gültigen Plan arbeitet; Wochenenden, Feiertage und „freie" Sondertage zählen nicht; ein halber Tag und ein „halber Feiertag" zählen 0,5. Mitarbeitende sehen dieselbe Zahl unter „Meine Anträge".

Die Genehmigung – ebenso eine direkt eingetragene Abwesenheit – bucht nur an den Arbeitstagen der Person; Zeiteinträge ersetzt sie nur dort. An freien Tagen, etwa bei einer Vertretung am freien Wochentag, bleibt die gestempelte Zeit stehen. Zeigt die Karte 0, lehnt PraxisZeit die Genehmigung ab (z. B. „Für ‹Tage› sind 0 Stunden geplant — an einem Tag ohne geplante Arbeitszeit kann keine Abwesenheit gebucht werden.") und der Antrag bleibt offen – ablehnen oder über „Bearbeiten" anpassen.

Mitarbeitende können außerdem Korrekturanträge für gesperrte Zeiteinträge sowie Abwesenheits-Änderungsanträge (z. B. Fortbildung, Urlaub) stellen. Prüfen Sie den aktuellen und gewünschten Eintrag im Vergleich und genehmigen oder lehnen Sie mit optionaler Begründung ab. Eine Krankmeldung ist per Antrag gesperrt – diese trägt ausschließlich der Admin ein. Verletzt ein korrigierter Eintrag die Pausenpflicht (§ 4 ArbZG), kann der Antrag statt einer Blockade eine dokumentierte Ausnahme mit Begründung erhalten – sofern die Pflicht-Pause-Ausnahme in den Einstellungen erlaubt ist (Abschnitt 7). Die Genehmigung prüft den Beschäftigungszeitraum erneut: Liegt der Tag eines neuen oder verschobenen Eintrags vor dem ersten bzw. nach einem inzwischen eingetragenen letzten Arbeitstag, lehnt PraxisZeit sie ab („Datum liegt nach dem letzten Arbeitstag"); die Korrektur eines bestehenden Eintrags an dessen Tag bleibt genehmigbar.

Mehrere Anträge auf einmal: Offene Anträge lassen sich über die Kästchen links (oder alle über das Kästchen oben) markieren und gemeinsam genehmigen oder ablehnen. Seit Version 1.19.3 zeigt die Sammel-Genehmigung dieselben Hinweise wie die Einzel-Genehmigung – Kappung durch die Arbeitszeit-Blöcke, Wochen- oder Nachtarbeitszeit, Kind-krank-Kontingent –, jeweils mit dem Namen der Person davor. Ein Antrag, der nur Pause oder Ausnahmegrund korrigiert, bewahrt bei der Genehmigung die ursprünglich gestempelte Zeit.

Anrechnung beantragt (ab 1.20.0): Ein Antrag über „Anrechnung beantragen" trägt das Kennzeichen „Anrechnung beantragt" und hat in der Prüfung zwei Knöpfe: „Genehmigen und anerkennen" – die beantragten Zeiten (vorbelegt sind die gestempelten) werden ungekappt angerechnet, dauerhaft – oder „Ohne Anerkennen genehmigen" – nur die beantragten Zeiten werden übernommen, die Zeit vor, nach oder zwischen den Blöcken bleibt nicht angerechnet. Die Prüfung nennt unter „Aktuell" die nicht angerechnete Lücke und die Stempel des Eintrags. Bei anderen Anträgen zu Einträgen mit nicht angerechneter Zeit gibt es neben „Genehmigen" zusätzlich „Genehmigen und anerkennen". Die Sammel-Genehmigung nennt die Zahl der Anrechnungsanträge und fragt vor dem Absenden nach („Alle genehmigen"); einen davon ohne Anerkennen zu genehmigen geht nur einzeln.

Unter Abwesenheiten → Tab „Betriebsferien" legen Sie betriebsweite Schließzeiten an (Bezeichnung, Von/Bis, Verrechnung). Alle Mitarbeitenden mit der Option „Nimmt an Betriebsferien teil" (Standard an, unabhängig von der Rolle) erhalten für jeden ihrer tatsächlichen Arbeitstage im Zeitraum automatisch einen Abwesenheitseintrag — nicht an Wochenenden, Feiertagen, freien Wochentagen, in Zeiträumen mit 0 Wochenstunden (z. B. Elternzeit), an „Frei"-Sondertagen oder außerhalb des Beschäftigungsfensters. Vor Version 1.20.0 eingetragene Betriebsferien können an Tagen mit 0 Wochenstunden noch Einträge mit 0 Stunden enthalten: einmal öffnen und erneut speichern, dann werden sie entfernt.

Freigewordene Schließtage (seit 1.20.3): Tage, an denen jemand schon eine andere Abwesenheit hat, lassen die Betriebsferien aus. Fällt diese Abwesenheit später weg – Urlaubsantrag zurückgezogen oder storniert, Abwesenheit gelöscht oder per Änderungsantrag gelöscht bzw. auf einen anderen Tag verschoben –, bucht PraxisZeit den Schließtag automatisch nach. Steht am Tag inzwischen ein Arbeitszeit-Eintrag, bleibt die Arbeit stehen. Einen Schließtag, den Sie selbst löschen, bucht PraxisZeit nicht wieder nach.

Abgeschlossenes Jahr: Ändern Anlegen, Speichern oder Löschen von Betriebsferien Buchungen in einem Jahr, für das der Jahresabschluss schon erstellt ist (etwa beim erneuten Speichern, das alte 0-Stunden-Einträge entfernt), weist PraxisZeit auf den veralteten Übertrag hin. Der eingefrorene Übertrag ändert sich nicht von selbst – prüfen Sie ihn unter „Jahresabschluss" und korrigieren Sie ihn bei Bedarf von Hand.

Verrechnung: Urlaub oder bezahlte Freistellung

Schalter „Überzählige Betriebsferien als Überstundenabbau"

Übersteigen als Urlaub gewertete Betriebsferien das Resturlaub-Budget einer Person, steuert dieser globale Schalter (Einstellungen → „Betriebsferien & Urlaub", Standard aus) das Verhalten:

• Aus (Standard): Alle Schließtage zählen als Urlaub — reicht der Resturlaub nicht, entstehen Minus-Urlaubstage (Pflichturlaub).
• An: Pro Mitarbeiter wird zuerst der Urlaub aufgezehrt, dann auf Überstundenabbau umgestellt — die überzähligen Tage werden als Überstundenausgleich gebucht (Konto darf ins Minus). Es entsteht nie Minus-Urlaub. Dabei gilt kalenderchronologische Zuteilung (frühere Schließung zuerst, unabhängig von der Eingabereihenfolge) und privater Urlaub im selben Jahr wird mit berücksichtigt.

Halbtags-Sondertage (24./31.12. im Modus „Halbtag") verrechnen innerhalb der Betriebsferien nur 0,5 Urlaubs- bzw. Überstundentage — passend zum halben Tagessoll.

Der Schalter wirkt beim Anlegen bzw. erneuten Speichern von Betriebsferien; für bereits eingetragene Schließzeiten öffnen und erneut speichern, dann werden die Tage nach der neuen Regel umverteilt.

Unter Einstellungen → „Feiertage" wählen Sie das Bundesland für die automatische Berechnung gesetzlicher Feiertage und können zusätzliche eigene Feiertage anlegen.

Ein Wechsel des Bundeslands berechnet die gesetzlichen Feiertage aller Jahre neu – auch zurückliegender; Soll, Überstundenkonto und Exporte dieser Jahre richten sich danach. Eigene Feiertage bleiben erhalten. Betrifft der Wechsel ein Jahr, für das der Jahresabschluss schon erstellt ist, weist PraxisZeit auf den veralteten Übertrag hin – prüfen Sie ihn unter „Jahresabschluss" und korrigieren Sie ihn bei Bedarf von Hand. Denselben Hinweis zeigt PraxisZeit, wenn Sie einen eigenen Feiertag in einem solchen Jahr anlegen, verschieben oder löschen; ein reines Umbenennen löst ihn nicht aus.

Heiligabend & Silvester

24.12. und 31.12. sind keine gesetzlichen Feiertage. Unter „Sondertage (24./31.12.)" legen Sie je Tag getrennt einen Modus fest:

Bei „Verkürzt auf X Stunden" erscheint das Feld „Höchstens (Stunden)": erlaubt sind 0,25 bis 12 Stunden in Schritten von 0,25, ohne gültigen Wert gilt 4 Stunden. Wer an dem Tag ohnehin weniger Soll hat, behält es; ein Feiertag geht vor, am Wochenende wirkt der Tag nicht. Krank und Fortbildung zählen mit dem passenden Anteil (8 h Soll, X = 4: 4 h Soll, 4 h Gutschrift, Saldo bleibt 0). Angerechnet wird weiter die gestempelte Zeit, sie wird nicht auf X gekappt; die Arbeitszeit-Blöcke des Wochentags gelten unverändert. Betriebsferien buchen an einem solchen Tag das verkürzte Soll und verbrauchen 0,5 Urlaubstage.

Die Einstellung gilt für alle Jahre, auch zurückliegende. Ändert sie ein Jahr, für das der Jahresabschluss schon erfolgt ist, weist PraxisZeit nach dem Speichern auf den veralteten Übertrag hin. Wechselt ein Tag zwischen „Frei" und Arbeitstag bzw. Halbtag, nennt PraxisZeit außerdem bestehende Zeiteinträge an diesem Tag, deren Anrechnung gegen die Arbeitszeit-Blöcke sich ändern müsste – unverändert neu speichern berechnet sie neu.

Betriebsferien werden automatisch neu gebucht: Ändern Sie die 24./31.12.-Einstellung oder einen verkürzten Tag, bucht PraxisZeit die betroffenen Betriebsferien beim Speichern selbst neu (nur aktive Teilnehmende an Tagen ohne Zeiteintrag; im Änderungsprotokoll: „Sondertag oder verkürzter Tag geändert, wird neu gebucht"). In abgeschlossenen Jahren wird nichts neu gebucht, dort erscheint nur der Hinweis auf den veralteten Übertrag.

Verkürzte Tage

Für einzelne weitere Tage (z. B. Rosenmontag) gibt es unter Einstellungen → „Verkürzte Tage" eine eigene Liste: Jahr wählen, Datum, Bezeichnung und Höchstens (Stunden) eintragen, „Hinzufügen". Es gilt dieselbe Regel wie bei „Verkürzt auf X Stunden". Für den 24. und 31.12. nimmt PraxisZeit dort keinen Eintrag an („Für den 24. und 31.12. bitte die Einstellung Sondertage verwenden."); pro Datum gibt es genau einen Eintrag. Mitarbeitende sehen den Tag im Kalender als „verkürzter Tag (max. 4 h)" (bei benanntem Tag mit Namen), auf der Stempelkarte ohne Namen.

Auf der Berichte-Seite überwacht PraxisZeit automatisch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:

Was als Ersatzruhetag zählt (§ 11, ab 1.23.0): ein vergangener freier Tag Mo–Sa, an dem die Person sonst gearbeitet hätte – kein ohnehin freier Samstag einer Fünf-Tage-Kraft, kein Feiertag, kein Urlaub, keine Krankheit, keine Fortbildung. Jeder Ruhetag gleicht genau einen Sonn- oder Feiertagseinsatz aus. Bis 1.22 wurden echte Verstöße teils als eingehalten gemeldet.

Wer in den Berichten erscheint: alle aktiven Mitarbeitenden und ausgeschiedene, die im ausgewerteten Zeitraum Einträge oder Abwesenheiten haben. Ausgeblendete Mitarbeitende erscheinen nur mit dem Schalter „Ausgeblendete Mitarbeitende einbeziehen"; fehlen welche mit Einträgen, nennt jede Auswertung ihre Zahl.

XLS-Import: Einen Tag, dessen angerechnete Arbeitszeit mehr als 10 Stunden beträgt, übernimmt der Import nicht („Wird übersprungen — die Tagesarbeitszeit beträgt 11:15 h und überschreitet die Höchstgrenze von 10 h nach § 3 ArbZG. Bitte den Tag von Hand erfassen."); eine Zeile, die sich mit einem vorhandenen Eintrag oder einer früheren Zeile desselben Tages überschneidet, überspringt er einzeln. Höchstarbeitszeit, Pause und Überschneidungen rechnet der Server bei der Bestätigung selbst neu.

Keine Dienste über Mitternacht: PraxisZeit erfasst und prüft je Kalendertag – ein Eintrag endet spätestens um 23:59; Höchstarbeitszeit, Pause, Ruhezeit und Nachtarbeit werden je Kalendertag bewertet. Notdienste über Mitternacht bildet PraxisZeit nicht ab.

Die Pflicht-Pause-Ausnahme lässt sich unter Einstellungen (Schalter „Ausnahme ‚Pflicht-Pause war nicht möglich' erlauben", Standard an) ganz abschalten (dann lassen sich Tage über 6 bzw. 9 Stunden nur noch mit eingetragener Pause speichern oder ausstempeln, auch für Admins) oder für Einträge in der Zeiterfassung und beim Ausstempeln genehmigungspflichtig schalten (Schalter „Genehmigung erforderlich"; 4-Augen-Prinzip: ein Admin darf seine eigene Ausnahme nicht selbst genehmigen – in einer Praxis mit nur einem Admin lässt sich ein solcher eigener Antrag nur ablehnen). Beim Ausstempeln wird der Eintrag dann sofort mit der tatsächlichen Ausstempelzeit geschlossen, die Ausnahme ist aber nur beantragt; bis Version 1.22 wirkte eine Begründung beim Ausstempeln immer sofort. Eine Bearbeitung, die Datum, Zeiten und Pause unverändert lässt (z. B. nur die Notiz), ist keine neue Ausnahme: Sie wird sofort gespeichert, eine schon dokumentierte Begründung bleibt stehen. Das Änderungsprotokoll (Audit-Log) zeichnet alle Aktionen unveränderlich auf und dient als Nachweis bei Betriebsprüfungen – neben Zeit- und Abwesenheits-Änderungen, Korrekturanträgen, Betriebsferien und § 4-Pausenausnahmen auch Stundenänderungen: eine Sammelzeile je Änderung oder Löschung plus je nachgezogener Abwesenheit eine Einzelzeile mit altem und neuem Stundenwert. Auch Anlegen und Bearbeiten über die Zeiterfassung stehen dort – Mitarbeitende am selben Tag, Admins an eigenen Einträgen jedes Tages (bis 1.19.3 nur bei einer Pflicht-Pause-Ausnahme). Die Spalte „Quelle" zeigt dann – wie bei Korrekturen durch die Verwaltung – „Manuell" (bis 1.19.3 „Admin", auch wenn Mitarbeitende selbst gehandelt hatten; wer gehandelt hat, nennt „Geändert von"), dazu „Ausstempeln" und „Automatisch geschlossen". §18-befreite Mitarbeitende (leitende Angestellte) sind von den ArbZG-Prüfungen ausgenommen.

Angerechnet und laut Stempel (ab 1.20.0): Die Sperren nach § 3 und § 4 rechnen mit der angerechneten Zeit; ein Lückenabschnitt ab 15 Minuten zwischen zwei Arbeitszeit-Blöcken zählt als Pause. Damit eine Kappung keinen Verstoß verdeckt, weisen zusätzliche Hinweise auf die Anwesenheit laut Stempel hin (über 10 Stunden am Tag, durchgestempelt ohne Pause, über 48 Stunden in der Woche – nie blockierend); die 24-Wochen-Auswertung zeigt einen zweiten Wert „Anwesenheit laut Stempel". Das Änderungsprotokoll führt Arbeitszeit-Änderungen mit einer Zeile „Neukappung (Arbeitszeit-Änderung)" je neu berechnetem Eintrag und Anerkennungen als „Anrechnung anerkannt".

Änderungsprotokoll als Beweismittel (ab 1.23.0): Jede Zeile trägt eine Prüfsumme, die Zeilen werden jede Nacht zu einer Kette versiegelt, und PraxisZeit selbst kann Zeilen nur anfügen, nie ändern oder löschen. Eine Veränderung oder Entfernung außerhalb von PraxisZeit (z. B. direkt in der Datenbank) wird dadurch erkannt – verhindern kann sie nur der Schutz des Servers. Zeilen zu Zeiteinträgen nennen auch die tatsächlichen Stempel („gestempelt 06:00 – 18:00"), auch beim Löschen. Unter der Tabelle steht die Karte „Prüfung des Änderungsprotokolls": PraxisZeit prüft jede Nacht (03:15 Uhr) jede Zeile gegen ihre Prüfsumme, versiegelt die neuen Zeilen und prüft, ob Glieder fehlen; „Jetzt prüfen" prüft sofort.

• „In Ordnung": keine Zeile verändert, keine entfernt. Ältere Zeilen ohne prüfbare Prüfsumme (Altbestand) werden nur gezählt.
• „Abweichung gefunden": Zeilen wurden außerhalb von PraxisZeit verändert oder entfernt. Der Vorgang steht zusätzlich unter „Konto-Vorgänge" und im Fehler-Monitoring. Bewahren Sie die Datensicherungen auf und informieren Sie den Support.
• „Kettenende fehlt" bzw. „Kettenende ungültig": Der gesiegelte Abschluss der Kette ist weg oder verändert – so ließe sich das Entfernen der neuesten Zeilen verdecken. PraxisZeit legt ihn deshalb nicht von selbst neu an. Bis zur Klärung sind das endgültige Löschen von Personen und das automatische Entfernen nach der Aufbewahrungsfrist gesperrt, und neue Zeilen werden nicht versiegelt. Erst wenn die Ursache geklärt ist (z. B. Datensicherung geprüft), setzen Sie es mit „Kettenende neu setzen…" und einem Grund (mindestens 10 Zeichen) neu. Das Neusetzen steht danach dauerhaft im Protokoll und unter „Konto-Vorgänge"; ob vorher Zeilen entfernt wurden, lässt sich nicht mehr feststellen.

Die Prüfsummen hängen am geheimen Schlüssel des Servers (SECRET_KEY). Geht er verloren (z. B. Neuinstallation ohne die Datei config/.secret-key), lassen sich die Prüfsummen nicht mehr prüfen. Neu im Protokoll sind außerdem manuelle Überträge, Jahresabschlüsse, geänderte Einstellungen, eigene Feiertage, verkürzte Tage sowie Änderungen an § 18 ArbZG, Nachtarbeit und Beschäftigungszeitraum einer Person – jeweils mit altem und neuem Wert.

Konto-Vorgänge (seit 1.19.3): Unter der Tabelle der Zeiteintrags-Änderungen steht eine eigene Liste: wer wann welches Konto deaktiviert, reaktiviert, die Rolle gewechselt oder ein fremdes Passwort neu gesetzt hat, seit 1.20.2 auch, wer seine Zwei-Faktor-Anmeldung im Profil ein- oder abgeschaltet hat. Seit 1.23.0 stehen dort außerdem neu angelegte Konten (mit Rolle) und geänderte Benutzernamen, die durch die Verwaltung zurückgesetzte Zwei-Faktor-Anmeldung, jeder falsche Zwei-Faktor-Code und die Sperre nach 10 falschen Codes in einer Stunde, die Abmeldung nach 5 falschen Passworteingaben in einer offenen Sitzung sowie Erstellen, Herunterladen und Löschen von Datenbank-Sicherungen und geänderte Sicherungs-Einstellungen – dazu die Notfall-Vorgänge über die Kommandozeile (Abschnitt 12). Das eigene Passwort setzen Sie nicht über die Benutzerverwaltung, sondern unter Profil → Passwort ändern (mit dem bisherigen Passwort). Vorher war nur zu sehen, dass ein Konto deaktiviert war, nicht durch wen. Fehlgeschlagene Passwort-Anmeldungen stehen nicht im Änderungsprotokoll, sondern im Protokoll des Servers.

Im Bereich „Eigene Abwesenheitsgründe" legen Sie zusätzliche, frei benannte Gründe mit eigener Farbe an. Jeder Grund bekommt ein Basis-Verhalten, das die Berechnung bestimmt und nach dem Anlegen fix ist:

Über „Vorlagen (1-Klick aktivieren)" legen Sie gängige Gründe direkt an, u. a. Kind krank (unbezahlt frei), Todesfall naher Angehöriger, eigene Hochzeit, Geburt eines Kindes, Umzug (betrieblich), Arztbesuch, Pflege naher Angehöriger.

Kind-krank-Jahreslimit (§ 45 SGB V)

Für den Grund „Kind krank" zählt PraxisZeit die genommenen Tage pro Kalenderjahr. Den Standard-Jahresanspruch stellen Sie unter „Kind-krank-Standardanspruch" ein (Voreinstellung 15 Tage); pro Mitarbeiter:in ist ein individueller Wert im Benutzerformular möglich. Wird der Anspruch überschritten, erscheint ein Hinweis — die Abwesenheit wird trotzdem erfasst, nicht blockiert.

Datenschutz: Da ein eigener Grund sensibel sein kann (z. B. „Reha"), werden Abwesenheiten mit eigenem Grund im Team-Kalender für andere Mitarbeitende nur als „abwesend" angezeigt — nur Admins sehen die Bezeichnung.

Unterhalb der Monatsübersicht im Admin-Dashboard finden Sie die Jahresübersicht mit dem Button „Jahresabschluss". Er berechnet für jeden aktiven Mitarbeiter den Überstunden-Saldo zum 31.12. und den Resturlaub des gewählten Jahres und speichert beides als Vorjahresübernahme für das Folgejahr — das ist die Grundlage für das kumulierte Überstundenkonto und den Urlaubsanspruch im neuen Jahr.

Hinweis zu 1.21.1: Bis Version 1.21.0 brach der Jahresabschluss mit „Interner Serverfehler" ab. Aktualisieren Sie auf 1.21.1 oder neuer, bevor Sie den Jahresabschluss ausführen.

Ein versehentlich erstellter Abschluss lässt sich über „Abschluss löschen" wieder entfernen — das entfernt die vom Abschluss erzeugten Übernahmen für das Folgejahr; von Hand eingetragene oder korrigierte Werte bleiben stehen. Ein erneuter Abschluss überschreibt dagegen die Übernahmen aller Mitarbeitenden, auch von Hand korrigierte. Als abgeschlossen gilt ein Jahr seit 1.21.1 nur, wenn der Jahresabschluss tatsächlich lief – eine von Hand eingetragene Vorjahresübernahme zählt nicht.

Unter Admin → Datensicherung verwalten Sie Backups ohne Kommandozeile — sowohl in der Docker- als auch in der nativen Installation:

• Jetzt sichern — erstellt umgehend ein vollständiges, komprimiertes Plain-SQL-Backup.
• Geplante Sicherung — tägliche automatische Sicherung zur eingestellten Stunde, mit Aufbewahrungsdauer und optionalem Speicherort.
• Liste — vorhandene Sicherungen herunterladen (für eine externe Kopie) oder löschen. Vor dem Herunterladen fragt PraxisZeit seit 1.23.0 nach Ihrem Passwort (Dialog „Sicherung herunterladen") – die Datei enthält die gesamte Datenbank mit allen Gesundheitsdaten. Erstellen, Herunterladen, Löschen und geänderte Einstellungen stehen unter „Konto-Vorgänge".

Sicherungen sind nicht verschlüsselt: Sie enthalten die ganze Datenbank einschließlich Krankheitstagen. Eine Kopie außer Haus nur verschlüsselt ablegen (z. B. 7-Zip mit AES-256, BitLocker-USB-Stick), heruntergeladene Dateien danach aus dem Download-Ordner löschen und nur eigene Sicherungen einspielen. Für einen neuen Rechner zusätzlich den Schlüssel SECRET_KEY (config/.secret-key bzw. .env) einmal getrennt und verschlüsselt aufbewahren — ohne ihn müssen alle die Zwei-Faktor-Anmeldung neu einrichten.

§ 16 ArbZG: Zeitaufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren — Aufbewahrungsdauer entsprechend setzen, eine Kopie außerhalb des Servers vorhalten und vor jedem Update zusätzlich sichern.

Wiederherstellung: im Docker-Betrieb mit bash restore.sh <datei> neben der docker-compose.yml. Das Script legt die Datenbank frisch an, spielt die Sicherung ein und startet das Backend neu – erst dieser Start hebt eine Sicherung einer älteren Version per Migration auf den Stand der installierten Version. Native unter Linux und macOS den Dienst anhalten, die Sicherung mit praxiszeit-server.py restore <datei> einspielen und den Dienst wieder starten – auch hier migriert erst dieser Start; scheitert das Einspielen, bleibt die bisherige Datenbank unverändert. Unter Windows restore-backup.bat <datei>. Eingespielt wird seit 1.23.0 nur eine Sicherung mit passender Signatur (PraxisZeit signiert jede Sicherung mit dem SECRET_KEY der Installation); eine Sicherung einer älteren Version – also jede von vor 1.23.0 – oder vom alten Rechner nur mit dem Zusatz --force-unverified, und nur, wenn sie sicher aus der eigenen Praxis stammt. Alle Kommandozeilen-Varianten stehen in der BACKUP.md (Link unten).

Mit der Schichtplanung erstellen Sie wöchentliche Einsatzpläne (wer steht wann an welchem Arbeitsplatz). Standardmäßig deaktiviert — aktivieren Sie sie unter Einstellungen → Schichtplanung. Erst danach erscheinen Menüpunkte und Dashboard-Widget.

Legen Sie Standorte und Arbeitsplätze an, erstellen Sie beliebig viele benannte Wochenpläne und verteilen Sie im Wochen-Editor Zeitslots per Drag & Drop. Im Reiter „Einweisungen" pflegen Sie eine Matrix, wer für welchen Arbeitsplatz qualifiziert ist (weiche Warnung bei Fehlzuweisung). „Automatisch füllen" verteilt eingewiesene, verfügbare Mitarbeitende als Entwurf auf die Slots.

Freigabe für Mitarbeitende (ab Version 1.19.0): In den Plan-Einstellungen macht der Schalter „Für Mitarbeitende sichtbar" einen Plan unabhängig vom Aktiv-Datums-Fenster sichtbar — schon vor seinem Beginn ebenso wie nach seinem Ende. Falle: ein befristeter Plan bleibt nach Ablauf sichtbar (dann als „Nicht mehr gültig" gekennzeichnet), solange Sie den Schalter nicht zurücknehmen. Freigegebene Pläne erkennen Sie am Augen-Symbol in der Planliste und am Abzeichen „Sichtbar" im Plan-Kopf; eine Kopie erbt die Freigabe bewusst nicht.

Hinweis je Einteilung (bis 500 Zeichen, z. B. „Einarbeitung Azubi") erscheint mit vorangestelltem » im Wochenraster, im PDF und auf der Dashboard-Karte der betroffenen Mitarbeitenden — rein informativ. Achtung: für alle sichtbar, die den Plan sehen dürfen, und im Aushang mitgedruckt: keine Gesundheitsangaben oder anderen sensiblen Daten eintragen.

PDF-Aushang: Der Knopf „PDF" erzeugt eine Querformat-Tabelle Arbeitsplatz × Wochentag fürs Schwarze Brett — auch Mitarbeitende können den Plan drucken, den sie sehen. Gilt der gedruckte Plan gerade nicht, trägt die Kopfzeile fett den Vermerk „Vorschau — gilt derzeit nicht" bzw. „Nicht mehr gültig". Haben alle Arbeitsplätze denselben Standort, steht er einmal in der Kopfzeile; bei gemischten Standorten hinter jedem Arbeitsplatznamen („Tresen (Hauptstelle)").

Der Praxisname in der Kopfzeile des Aushangs ist der bei der Installation angegebene – nativ der Eintrag name im Abschnitt [practice] der Datei config/praxiszeit.conf, bei Docker PRACTICE_NAME in der .env; ohne eigenen Eintrag steht dort „Praxis". Eine Änderung gilt nach einem Neustart des Dienstes. Bis Version 1.19.3 stand dort bei vielen Installationen „Default".

Die Schichtplanung ist ein reines Planungswerkzeug und verändert nicht Zeiterfassung, Soll/Ist-Stunden, ArbZG-Prüfungen, Urlaub oder Überstunden.

Kommt niemand mehr mit einem Administrator-Konto in die Anwendung, hilft ab Version 1.19.0 ein Kommando auf dem Server selbst — es setzt das Passwort direkt in der Datenbank neu und braucht dafür keine Anmeldung. Unter Linux(Installationsordner /opt/praxiszeit):

sudo -u praxiszeit /opt/praxiszeit/bin/python/bin/python3 /opt/praxiszeit/praxiszeit-server.py reset-admin-password

Unter macOS (Installationsordner /usr/local/praxiszeit; das Dienstkonto heißt hier _praxiszeit – mit Unterstrich):

sudo -u _praxiszeit /usr/local/praxiszeit/bin/python/bin/python3 /usr/local/praxiszeit/praxiszeit-server.py reset-admin-password

Unter Windows in einer Eingabeaufforderung als Administrator im Installationsordner (z. B. C:\PraxisZeit):

bin\python\python.exe praxiszeit-server.py reset-admin-password

Die lange Form ist nötig: Die Programmbibliotheken stecken nur im mitgelieferten Python unter bin/python. Die kurze Form sudo praxiszeit-server.py …, die bis Version 1.19.2 hier stand, funktionierte auf keiner Installation.

Das Kommando fragt das neue Passwort zweimal ab (es wird nicht mitgetippt, landet also nicht in der Befehls-Historie) und prüft dieselben Regeln wie die Anwendung: mindestens 10 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstabe, Ziffer. Danach sind alle laufenden Sitzungen dieses Kontos ungültig.

• Ist auch der zweite Faktor verloren, reicht das neue Passwort nicht — der Login fragt weiter nach einem Code. Dann --disable-2fa ergänzen und anschließend im Profil eine neue Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten.
• Ist das Konto deaktiviert, genügt ein neues Passwort nicht – die Anmeldung bleibt gesperrt. Dann --reactivate ergänzen (seit 1.19.3): setzt das Passwort neu und aktiviert das Konto wieder (ebenfalls protokolliert).
• Betrifft es ein anderes Konto als admin: --username <name> (ohne Unterscheidung von Groß- und Kleinschreibung, wie bei der Anmeldung).
• Unter Docker lautet derselbe Befehl docker compose exec backend python -m app.cli.reset_admin_password (Optionen wie oben).

Was protokolliert wird: Jeder Vorgang wird mit Zeitpunkt, betroffenem Konto und dem auslösenden Betriebssystem-Konto dauerhaft festgehalten (Nachweispflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Ein Passwort-Reset ist also kein stiller Vorgang — und genau deshalb ist ein Eingriff von Hand in die Datenbank weder nötig noch empfohlen: dabei entfiele die Protokollzeile.

Vorher prüfen – ist das Passwort wirklich falsch? Die Anmeldung geht nur mit dem Benutzernamen, nicht mit der E-Mail-Adresse (Passwortmanager setzen gern die E-Mail ein). Nach 5 Fehlversuchen in 15 Minuten von demselben Rechner sperrt PraxisZeit den Benutzer an diesem Rechner vorübergehend; an anderen Rechnern geht die Anmeldung weiter. Erst nach 50 Fehlversuchen insgesamt ist der Benutzer überall gesperrt (seit 1.20.2). Ausgenommen sind seit 1.23.0 Browser, in denen sich das Konto schon einmal erfolgreich angemeldet hat: Sie dürfen trotz fremder Fehlversuche weiter das Passwort eingeben (mit eigenen 5 Versuchen in 15 Minuten) – so sperren fremde Fehlversuche die Verwaltung nicht aus. Nach einem Passwortwechsel, einem von der Verwaltung gesetzten Passwort, einer zurückgesetzten Zwei-Faktor-Anmeldung oder „Sitzungen beenden" gilt das erst nach der nächsten erfolgreichen Anmeldung wieder. Nach 10 falschen Zwei-Faktor-Codes in einer Stunde ist die Anmeldung des Kontos für eine Stunde gesperrt („Zu viele falsche 2FA-Codes …"); das übersteht auch einen Neustart – in dem Fall ist das Passwort bekannt geworden, ändern Sie es. Läuft die Docker-Installation hinter einem eigenen Reverse-Proxy, muss dieser die echte Rechner-Adresse weiterreichen – sonst trifft die Sperre alle Rechner zugleich. Welcher Fall vorliegt, steht im Protokoll des Servers: reason=bad_password (Passwort falsch) bzw. reason=unknown_user (Benutzername unbekannt oder Konto deaktiviert – dann hilft --reactivate). Bei unknown_user steht der Name nur verkürzt da (erste zwei Zeichen und eine Prüfkennung), weil ins Namensfeld oft versehentlich das Passwort getippt wird.

Der Eintrag [admin] password in config/praxiszeit.conf ist keine Antwort auf die Frage — er ist nur der Startwert der Erstinstallation und wird bei einer späteren Passwortänderung nicht nachgeführt.