PraxisZeit-Handbuch für Administratoren

Das Admin-Dashboard zeigt alle aktiven Mitarbeitenden mit Wochenstunden, Soll, Ist, Saldo, kumuliertem Überstundenkonto sowie Urlaubs- und Kranktagen des gewählten Monats. Ein Umschalter wechselt zwischen Monats- und Wochenansicht.

Soll-Basis umschalten: „bis heute" / „Monatsende"

Über das Dropdown „Soll: bis heute / Monatsende" in der Monatsübersicht steuern Sie, wie das Monats-Soll gezählt wird:

Für abgeschlossene Monate sind beide Ansichten identisch. Der Stichtag betrifft ausschließlich die Live-Übersichten (MA-Dashboard, Admin-Team-Tabelle, Benutzerübersicht, Überstundenkonto samt Diagramm, Jahres-bis-heute-Summe). Die §16-Datei-Exporte, das Monatsjournal und der Jahresabschluss rechnen bewusst immer den vollen Zeitraum – als Rechtsbeleg dürfen sie sich nicht danach richten, an welchem Tag man sie sich ansieht.

Voraussichtlicher Überstundensaldo zum Jahresende

Neben dem aktuellen Saldo steht in der Übersicht, wie er zum Jahresende voraussichtlich aussieht: der Saldo bis heute abzüglich der bereits gebuchten künftigen Freizeitausgleich-Tage bis zum 31.12. So ist früh erkennbar, ob ein Konto durch die schon geplanten Ausgleichstage rechtzeitig abgebaut wird. Dieselbe Kennzahl sehen Mitarbeitende auf ihrem Dashboard.

Beim Anlegen eines Mitarbeiters sind Benutzername, Passwort, Rolle, Wochenstunden, Arbeitstage/Woche und Urlaubstage Pflicht. Der Urlaubsvorschlag skaliert automatisch mit den Arbeitstagen (30 × Arbeitstage ÷ 5) und ist frei überschreibbar. Der Urlaubsanspruch kann dabei mit einer Nachkommastelle (0,1-Tage-Schritte) erfasst werden, damit anteilige Teilzeit-Werte (z. B. 16,8 Tage) exakt statt gerundet hinterlegt sind. Optional: Eintritts-/Austrittsdatum (Soll gilt nur in diesem Fenster), Abteilung, Kalenderfarbe, individuelle Tagesstunden und ein Anfangssaldo Überstunden.

Bei individuellen Tagesstunden übernimmt das System die Wochenstunden automatisch als Summe der Tageswerte – der Wert im Wochenstunden-Feld selbst spielt dann keine Rolle. Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums (erster/letzter Arbeitstag) tragen in den Monats- und Jahresexporten Soll und Ist 0 und sind mit dem Hinweis „Außerhalb des Beschäftigungszeitraums" gekennzeichnet; erfasste Stempelzeiten bleiben dort sichtbar.

Diese Angaben lassen sich nur beim Anlegen direkt eintragen. Später ändern Sie Wochenstunden, Tagesstunden, Modus und Arbeitstage ausschließlich über den Dialog „Wochenstunden anpassen…" mit Wirkungsdatum (siehe unten).

Stundenzählung an/aus

Die Checkbox „Stundenzählung aktiv" (Standard an) steuert, ob Soll/Ist und Überstunden geführt werden. Deaktiviert, werden trotzdem Urlaub und Krankheit tagebasiert weitergeführt (1 freier Tag = 1 Urlaubstag). Diese Checkbox ist unabhängig von der separaten „ArbZG-Prüfungen aussetzen (§ 18 ArbZG)"-Option für leitende Angestellte – beide lassen sich frei kombinieren.

Arbeitszeit ändern (Dialog „Wochenstunden & Tagesplan" mit „Gültig ab")

Im Bearbeiten-Formular werden Wochenstunden, Tagesstunden, der Haken „Individuelle Tagesstunden" und „Arbeitstage pro Woche" nur noch angezeigt – seit Version 1.18.0 für alle Mitarbeitenden, auch bei individuellem Tagesplan. Geändert wird über den Button „Wochenstunden anpassen…" (alternativ das Uhr-Symbol in der Benutzerliste): Modus wählen, Werte eintragen, „Gültig ab" setzen, speichern. Der Verlauf im Dialog zeigt jeden Eintrag als „ab … bis …", der aktuellste läuft „bis heute" – bei Tagesplan z. B. „ab 01.03.2026 bis heute: Mo 8,0 / Di 5,0 / Mi 4,0 = 17,0 Std/Woche · 3 Tage/Woche".

• Zwei Modi: „Gleichmäßig" (Wochenstunden + Arbeitstage pro Woche) oder „Nach Tagen" (Stunden je Wochentag Mo–Fr). Im Modus „Nach Tagen" errechnet der Dialog Wochensumme und Arbeitstage automatisch aus den Tageswerten (Arbeitstage = Zahl der Wochentage mit eingetragenen Stunden, nicht frei wählbar). Auch der Wechsel zwischen den beiden Modi läuft über diesen Dialog.
• Vorschau vor dem Speichern: betroffener Zeitraum, Tagessoll je Wochentag (alter Wert → neuer Wert, Mo–Fr) und die Zahl betroffener Abwesenheiten; zusätzlich vergleicht eine Tabelle Überstundensaldo und Urlaub (mit Jahreszahl) vorher/nachher. Berührt der Zeitraum ein bereits abgeschlossenes Jahr, weist der Dialog darauf hin – der eingefrorene Jahresübertrag wird nicht automatisch neu berechnet und muss manuell geprüft werden.
• Bereits gebuchte Abwesenheiten im Wirkungszeitraum werden auf das neue Tagessoll umgestellt (Halbtag entsprechend zur Hälfte) – bei rückwirkendem und bei zukünftigem Datum, denn genehmigter Urlaub, Betriebsferien und Fortbildungen sind typischerweise im Voraus gebucht. Ausgenommen: Überstundenausgleich und Mitarbeitende ohne Stundenzählung. Die Urlaubstage bleiben unverändert (Tagesprinzip). Ändert eine Anpassung nur einen einzelnen Wochentag (z. B. nur Mittwoch), werden auch nur die an diesem Wochentag gebuchten Abwesenheiten umgerechnet.
• Das Löschen einer Änderung rechnet denselben Zeitraum wieder zurück – bei individuellem Tagesplan genauso wie bei gleichmäßiger Verteilung. Die früheste Änderung lässt sich nicht löschen, solange spätere bestehen – sie hält die davor gültige Regelung fest; zuerst die späteren Einträge entfernen.
• Im Änderungsprotokoll erscheint neben der zusammenfassenden Zeile je nachgezogener Abwesenheit eine eigene Protokollzeile mit altem und neuem Stundenwert. Der beim Buchen erfasste Ursprungswert bleibt intern unverändert gespeichert und wird von der Rückrechnung nie überschrieben.
• ⚠️ Fallstrick: Ändern Sie im Modus „Gleichmäßig" nur die Arbeitstage bei gleichbleibenden Wochenstunden (40 h auf 5 Tage → 40 h auf 4 Tage), nennt der Bericht die neue Arbeitstage-Zahl zwar dazu („… auf 4 Arbeitstage"), die Wochenstundenzahl selbst bleibt aber gleich – das Tagessoll verschiebt sich trotzdem still (8 h → 10 h). Verschieben Sie im Modus „Nach Tagen" Stunden zwischen Wochentagen, ohne die Wochensumme zu ändern, ändert sich stattdessen der Urlaubsverbrauch: ein am wegfallenden Wochentag gebuchter Urlaubstag zählt rückwirkend nicht mehr. Prüfen Sie immer die Vorschau, nicht nur die Wochenstundenzahl.

Soll-Arbeitszeit-Fenster

Im Bereich „Soll-Arbeitszeiten je Wochentag" hinterlegen Sie optional Soll-Beginn/-Ende pro Wochentag. Anwesenheit außerhalb dieses Fensters (± systemweiter Puffer, Standard 15 Min., einstellbar unter Einstellungen) wird auf den Fensterrand gekürzt – der tatsächliche Rohstempel bleibt für § 16 ArbZG erhalten. Ohne hinterlegte Soll-Zeiten ändert sich nichts; bei Mitarbeitern ohne Stundenzählung wird die Kappung übersprungen, bei §18-befreiten Mitarbeitern greift sie trotzdem (reine Anwesenheits-Policy).

Minijob-Arbeitszeitkonto (§ 2 Abs. 2 MiLoG)

Für Minijobber:innen mit Arbeitszeitkonto aktivieren Sie die Checkbox „Arbeitszeitkonto (§ 2 Abs. 2 MiLoG)". PraxisZeit zeigt den gültigen gesetzlichen Mindestlohn an (13,90 € seit 2026, 14,60 € ab 2027) und warnt weich, wenn die aufgelaufenen Plusstunden 50 % der vereinbarten Monatsarbeitszeit übersteigen, sowie wenn die 12-Monats-Ausgleichsfrist für ein Zeitguthaben bald abläuft oder bereits überfällig ist. Die vereinbarte Monatszeit lässt sich exakt hinterlegen oder wird aus den Wochenstunden abgeleitet (× 13/3). Nichts davon blockiert das Stempeln oder Buchen — PraxisZeit speichert keine Lohndaten.

Feste Monatsarbeitszeit (Minijob-Modus)

Zusätzlich zum Arbeitszeitkonto aktivierbar: Die Checkbox „Feste Monatsarbeitszeit" macht das Monats- Soll fix = die vereinbarte Monatsarbeitszeit (kalendertäglich anteilig bei Ein-/Austritt im Monat) statt der schwankenden Tagessoll-Summe. Die individuellen Tagesstunden werden zur reinen „geplanten Anwesenheit" – beim Anlegen direkt im Formular eingetragen, bei bestehenden Mitarbeitenden ausschließlich über den Dialog „Wochenstunden anpassen…" (Modus „Nach Tagen") mit Wirkungsdatum:

• Feiertag, Urlaub oder bezahlte Freistellung auf einem geplanten Tag schreiben die geplanten Stunden dem Ist gut (Konto bleibt neutral statt ins Minus zu rutschen).
• Unbezahlt entschuldigte Tage (z. B. „Kind krank") mindern stattdessen das feste Soll selbst.
• Übersteigt das Monats-Ist die vereinbarte Zeit, erscheint eine weiche Warnung.

Bekannte Grenze: Fällt ein ganzer Monat durch Urlaub oder Krankheit aus und liegen die geplanten Tagesstunden deutlich unter der vereinbarten Monatszeit, deckt die Gutschrift nur den geplanten Anteil ab — der flexible Rest bleibt ein Konto-Defizit, das manuell korrigiert werden muss. Einzelne Fehltage sind vollautomatisch korrekt. Für alle anderen Mitarbeitenden ändert der Modus nichts.

DSGVO: Anonymisierung & Löschung (Art. 17)

Reihenfolge: Deaktivieren → 14-tägige Sperrfrist → Anonymisieren (Zeiteinträge bleiben nach § 16 ArbZG erhalten, Personendaten werden entfernt) → nach insgesamt 730 Tagen seit der jüngsten aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnung endgültige Löschung möglich. Beide Vorgänge werden im Änderungsprotokoll dokumentiert.

Optional lässt sich „Krankheitsdaten einschließen" aktivieren (Art. 9 DSGVO, besondere Kategorie personenbezogener Daten) – jeder Export mit dieser Option wird im Änderungsprotokoll vermerkt. Alle Datei-Exporte rechnen bewusst den vollen Zeitraum ohne Stichtag (§ 16-Rechtsbeleg) und zählen Abwesenheitstage konsistent tagebasiert.

Stundenänderungen im Berichtszeitraum: Wechselt die Arbeitszeit mitten im Zeitraum, weisen Monats- und Jahresbericht den zu Zeitraumsbeginn gültigen Wert aus und nennen die Änderung daneben („ab 15.03.2026: 20,0 Std/Woche"; bei individuellem Tagesplan „ab 01.03.2026: Mo 8,0 / Di 5,0 / Mi 4,0 = 17,0 h/Woche", bei reinem Arbeitstage-Wechsel „ab 16.03.2026: 40,0 Std/Woche auf 4 Arbeitstage"). Das gilt für die Tabelle im Admin-Dashboard ebenso wie für Excel, ODS und PDF; die Jahresübersicht hat dafür die zusätzliche Spalte Stundenänderungen am Ende. So passt die ausgewiesene Wochenstundenzahl immer zu den historisch gerechneten Tageszeilen darunter.

Ist die Genehmigungspflicht für Urlaub aktiviert (Einstellungen oder direkt im Bereich „Anträge"), landen Urlaubsanträge als „Offen" beim Admin. Bei Genehmigung trägt das System automatisch Abwesenheiten für alle Werktage ein; bei Ablehnung können Sie einen Grund angeben. Eine bereits genehmigte, noch nicht begonnene Buchung lässt sich wieder stornieren — die erzeugten Abwesenheiten werden dabei automatisch entfernt.

Mitarbeitende können außerdem Korrekturanträge für gesperrte Zeiteinträge sowie Abwesenheits-Änderungsanträge (z. B. Fortbildung, Urlaub) stellen. Prüfen Sie den aktuellen und gewünschten Eintrag im Vergleich und genehmigen oder lehnen Sie mit optionaler Begründung ab. Eine Krankmeldung ist per Antrag gesperrt – diese trägt ausschließlich der Admin ein. Verletzt ein korrigierter Eintrag die Pausenpflicht (§ 4 ArbZG), kann der Antrag statt einer Blockade eine dokumentierte Ausnahme mit Begründung erhalten.

Unter Abwesenheiten → Tab „Betriebsferien" legen Sie betriebsweite Schließzeiten an (Bezeichnung, Von/Bis, Verrechnung). Alle Mitarbeitenden mit der Option „Nimmt an Betriebsferien teil" (Standard an, unabhängig von der Rolle) erhalten für jeden ihrer tatsächlichen Arbeitstage im Zeitraum automatisch einen Abwesenheitseintrag — nicht an Wochenenden, Feiertagen, freien Wochentagen, „Frei"-Sondertagen oder außerhalb des Beschäftigungsfensters.

Verrechnung: Urlaub oder bezahlte Freistellung

Schalter „Überzählige Betriebsferien als Überstundenabbau"

Übersteigen als Urlaub gewertete Betriebsferien das Resturlaub-Budget einer Person, steuert dieser globale Schalter (Einstellungen → „Betriebsferien & Urlaub", Standard aus) das Verhalten:

• Aus (Standard): Alle Schließtage zählen als Urlaub — reicht der Resturlaub nicht, entstehen Minus-Urlaubstage (Pflichturlaub).
• An: Pro Mitarbeiter wird zuerst der Urlaub aufgezehrt, dann auf Überstundenabbau umgestellt — die überzähligen Tage werden als Überstundenausgleich gebucht (Konto darf ins Minus). Es entsteht nie Minus-Urlaub. Dabei gilt kalenderchronologische Zuteilung (frühere Schließung zuerst, unabhängig von der Eingabereihenfolge) und privater Urlaub im selben Jahr wird mit berücksichtigt.

Halbtags-Sondertage (24./31.12. im Modus „Halbtag") verrechnen innerhalb der Betriebsferien nur 0,5 Urlaubs- bzw. Überstundentage — passend zum halben Tagessoll.

Der Schalter wirkt beim Anlegen bzw. erneuten Speichern von Betriebsferien; für bereits eingetragene Schließzeiten öffnen und erneut speichern, dann werden die Tage nach der neuen Regel umverteilt.

Unter Einstellungen → „Feiertage" wählen Sie das Bundesland für die automatische Berechnung gesetzlicher Feiertage und können zusätzliche eigene Feiertage anlegen.

Heiligabend & Silvester

24.12. und 31.12. sind keine gesetzlichen Feiertage. Unter „Sondertage (24./31.12.)" legen Sie je Tag getrennt einen Modus fest:

Auf der Berichte-Seite überwacht PraxisZeit automatisch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:

Die Pflicht-Pause-Ausnahme lässt sich unter Einstellungen optional genehmigungspflichtig schalten (4-Augen-Prinzip: ein Admin darf seine eigene Ausnahme nicht selbst genehmigen). Das Änderungsprotokoll (Audit-Log) zeichnet alle Aktionen unveränderlich auf und dient als Nachweis bei Betriebsprüfungen – neben Anmeldungen, Zeit- und Abwesenheits-Änderungen, Benutzerverwaltung, Korrekturanträgen, Betriebsferien und § 4-Pausenausnahmen auch Stundenänderungen: eine Sammelzeile je Änderung oder Löschung plus je nachgezogener Abwesenheit eine Einzelzeile mit altem und neuem Stundenwert. §18-befreite Mitarbeitende (leitende Angestellte) sind von den ArbZG-Prüfungen ausgenommen.

Im Bereich „Eigene Abwesenheitsgründe" legen Sie zusätzliche, frei benannte Gründe mit eigener Farbe an. Jeder Grund bekommt ein Basis-Verhalten, das die Berechnung bestimmt und nach dem Anlegen fix ist:

Über „Vorlagen (1-Klick aktivieren)" legen Sie gängige Gründe direkt an, u. a. Kind krank (unbezahlt frei), Todesfall naher Angehöriger, eigene Hochzeit, Geburt eines Kindes, Umzug (betrieblich), Arztbesuch, Pflege naher Angehöriger.

Kind-krank-Jahreslimit (§ 45 SGB V)

Für den Grund „Kind krank" zählt PraxisZeit die genommenen Tage pro Kalenderjahr. Den Standard-Jahresanspruch stellen Sie unter „Kind-krank-Standardanspruch" ein (Voreinstellung 15 Tage); pro Mitarbeiter:in ist ein individueller Wert im Benutzerformular möglich. Wird der Anspruch überschritten, erscheint ein Hinweis — die Abwesenheit wird trotzdem erfasst, nicht blockiert.

Datenschutz: Da ein eigener Grund sensibel sein kann (z. B. „Reha"), werden Abwesenheiten mit eigenem Grund im Team-Kalender für andere Mitarbeitende nur als „abwesend" angezeigt — nur Admins sehen die Bezeichnung.

Unterhalb der Monatsübersicht im Admin-Dashboard finden Sie die Jahresübersicht mit dem Button „Jahresabschluss". Er berechnet für jeden aktiven Mitarbeiter den Überstunden-Saldo zum 31.12. und den Resturlaub des gewählten Jahres und speichert beides als Vorjahresübernahme für das Folgejahr — das ist die Grundlage für das kumulierte Überstundenkonto und den Urlaubsanspruch im neuen Jahr.

Ein versehentlich erstellter Abschluss lässt sich über „Abschluss löschen" wieder entfernen — das entfernt alle Übernahmen für das Folgejahr, auch manuell eingetragene. Prüfen Sie das vor dem Löschen.

Unter Admin → Datensicherung verwalten Sie Backups ohne Kommandozeile — sowohl in der Docker- als auch in der nativen Installation:

• Jetzt sichern — erstellt umgehend ein vollständiges, komprimiertes Plain-SQL-Backup.
• Geplante Sicherung — tägliche automatische Sicherung zur eingestellten Stunde, mit Aufbewahrungsdauer und optionalem Speicherort.
• Liste — vorhandene Sicherungen herunterladen (für eine externe Kopie) oder löschen.

§ 16 ArbZG: Zeitaufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren — Aufbewahrungsdauer entsprechend setzen, eine Kopie außerhalb des Servers vorhalten und vor jedem Update zusätzlich sichern.

Mit der Schichtplanung erstellen Sie wöchentliche Einsatzpläne (wer steht wann an welchem Arbeitsplatz). Standardmäßig deaktiviert — aktivieren Sie sie unter Einstellungen → Schichtplanung. Erst danach erscheinen Menüpunkte und Dashboard-Widget.

Legen Sie Standorte und Arbeitsplätze an, erstellen Sie beliebig viele benannte Wochenpläne und verteilen Sie im Wochen-Editor Zeitslots per Drag & Drop. Im Reiter „Einweisungen" pflegen Sie eine Matrix, wer für welchen Arbeitsplatz qualifiziert ist (weiche Warnung bei Fehlzuweisung). „Automatisch füllen" verteilt eingewiesene, verfügbare Mitarbeitende als Entwurf auf die Slots.

Die Schichtplanung ist ein reines Planungswerkzeug und verändert nicht Zeiterfassung, Soll/Ist-Stunden, ArbZG-Prüfungen, Urlaub oder Überstunden.