Kostenlose Zeiterfassung für die Arztpraxis: Was „gratis" wirklich heißt

Eine kostenlose Zeiterfassung für die Arztpraxis gibt es — die Frage ist nur, was „kostenlos" im Einzelfall bedeutet. Hinter dem Wort stecken sehr unterschiedliche Modelle: ein Gratis-Tarif mit Grenzen, eine Testphase, nach der ein Abo beginnt, Open-Source-Software, die Sie selbst betreiben, oder der klassische Stundenzettel auf Papier und in Excel.

Für kleine Praxen mit 2 bis 20 Beschäftigten — Hausarzt, Zahnarzt, Physiotherapie — zählen dabei zwei Dinge mehr als der Preis auf dem Etikett: Erfüllt die Lösung die gesetzlichen Mindestanforderungen? Und wie viel Arbeitszeit kostet sie Sie selbst? Eine Lösung ohne Lizenzgebühr, bei der die Praxismanagerin jeden Monat Stunden addiert, ist nicht gratis. Eine Lösung ohne Abo, die auf einem eigenen Rechner läuft, braucht jemanden, der Backups und Updates im Blick behält.

Dieser Artikel ist die ausführliche Fassung des Abschnitts „Zeiterfassung kostenlos" aus unserem Vergleich der Zeiterfassungs-Systeme für Arztpraxen. Er erklärt die Modelle, die Pflichten und die Kosten, die auch bei einer Gratis-Lösung anfallen.

Wir nennen hier bewusst keine einzelnen Produkte und Preise — Tarife ändern sich häufig, und Sie sollten die aktuellen Bedingungen immer direkt beim Anbieter prüfen. Die Modelle dahinter sind aber erstaunlich stabil:

Freemium: gratis, solange Sie klein bleiben

Freemium-Tarife sind für Anbieter ein Weg, neue Kunden zu gewinnen. Typische Grenzen sind eine Höchstzahl an Mitarbeitenden, fehlende Module (etwa Urlaubsverwaltung oder Export für das Lohnbüro) oder Werbung für den bezahlten Tarif. Für eine Praxis mit drei Beschäftigten kann das passen. Planen Sie aber ein, dass die nächste Einstellung — eine Auszubildende, eine Minijobberin am Empfang — den Wechsel in einen bezahlten Tarif auslösen kann.

Testphase: kostenlos auf Zeit

Eine Testphase ist keine kostenlose Zeiterfassung, sondern eine Probefahrt. Sie ist sinnvoll, um eine Software im Praxisalltag auszuprobieren. Entscheidend ist der Tag danach: Was passiert mit den Daten, wenn Sie nicht verlängern? Weil Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind, brauchen Sie einen vollständigen Export — nicht nur die letzte Monatsübersicht.

Open Source: die Software gehört nicht Ihnen, aber die Daten

Bei Open-Source-Software ist der Quellcode öffentlich. Sie können die Software auf einem eigenen Rechner installieren und nutzen, ohne an einen Anbieter gebunden zu sein. Das Modell erklären wir weiter unten im Abschnitt „Open Source erklärt" ausführlicher.

Papier und Tabelle: rechtlich zulässig, praktisch mühsam

Der Stundenzettel ist die älteste kostenlose Zeiterfassung — und nach geltendem Recht weiterhin zulässig. Eine fertige Vorlage, die Netto-Stunden, Soll, Saldo und das Arbeitszeitkonto rechnet, finden Sie in unserer Stundenzettel-Vorlage für Arztpraxen.

Das Gesetz kennt keinen Rabatt für kostenlose Werkzeuge. Egal ob Papier, Tabelle oder Software: Die Praxis als Arbeitgeberin muss diese Mindestanforderungen erfüllen.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Zugleich hat es festgehalten, dass die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen muss; je nach Tätigkeit und Betrieb können Aufzeichnungen in Papierform genügen. Die Aufzeichnung selbst darf an die Beschäftigten delegiert werden — die Verantwortung für das System bleibt bei der Praxis.

Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Danach müssen Arbeitgeber verpflichtet werden, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann". Die Form überlässt der EuGH den Mitgliedstaaten.

Ob und wann eine Pflicht zur elektronischen Erfassung kommt, hängt von der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes ab. Wer heute auf Papier oder Excel setzt, sollte die Entwicklung im Blick behalten — und bei der Wahl einer Software darauf achten, dass ein späterer Umstieg ohne Datenverlust möglich ist.

Eine Lizenzgebühr ist nur ein Teil der Kosten. Bei jeder kostenlosen Lösung fallen andere Posten an — manche offensichtlich, manche erst nach Monaten:

• Zeit fürs Nachrechnen: Bei Papier und Tabelle addiert jemand die Stunden, trägt Urlaub und Krankheit nach, prüft Pausen und Ruhezeiten und überträgt am Monatsende alles ans Lohnbüro. Das ist bezahlte Arbeitszeit, meist der Praxisinhaberin oder der Praxismanagerin.
• Ein Rechner, der läuft: Selbst betriebene Software braucht einen Praxis-PC, einen kleinen Server oder einen Mac, der während der Öffnungszeiten erreichbar ist — plus Strom und gelegentlich Ersatz.
• Datensicherung: Weil Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG), müssen die Daten einen Festplattendefekt überleben. Bei Papier heißt das: Ordner, die nicht verloren gehen. Bei Software: regelmäßige Backups, die Sie auch einmal testweise zurückspielen.
• Updates: Software auf eigener Hardware wird nur sicher, wenn Sie Updates einspielen — für die Zeiterfassung selbst und für das Betriebssystem darunter.
• Datenschutz-Aufwand bei Cloud-Diensten: Auch ein Gratis-Tarif ist Auftragsverarbeitung. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt, dass die Verarbeitung „auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments" erfolgt. Diesen Vertrag müssen Sie abschließen, ablegen und prüfen.
• Wechselkosten: Endet eine Testphase oder ändert sich ein Freemium-Tarif, kostet der Umzug Zeit — besonders, wenn sich Daten nur unvollständig exportieren lassen.

Welche datenschutzrechtlichen Unterschiede zwischen Cloud und eigenem Server bestehen, lesen Sie im Artikel Zeiterfassung und Datenschutz in der Praxis.

Eine Hausarztpraxis beschäftigt 8 Personen: drei MFA in Vollzeit, zwei in Teilzeit, eine Auszubildende und zwei Minijobberinnen. Wir nehmen an:

Unter diesen Annahmen spart die Software rund 21 Stunden im Jahr. Multiplizieren Sie diese Zahl mit dem Stundensatz der Person, die die Arbeit heute erledigt — dann sehen Sie, was der „kostenlose" Stundenzettel tatsächlich kostet und wie viel eine Software-Lösung höchstens kosten dürfte, damit sie sich rechnet.

1. 1Eigene Zeiten messen: Notieren Sie einen Monat lang, wie lange die Auswertung der Stundenzettel wirklich dauert.
2. 2Fehlerkosten mitdenken: Ein übersehener 11-Stunden-Tag oder eine nicht notierte Minijob-Schicht fällt erst bei einer Prüfung auf.
3. 3Einmalaufwand ansetzen: Einrichtung und Einarbeitung einer Software kosten zu Beginn einige Stunden; sie verteilen sich über die Jahre.

Für sehr kleine Teams mit festen Zeiten kann das Ergebnis auch umgekehrt ausfallen: Wer zwei Vollzeitkräfte ohne Überstunden beschäftigt, hat mit einer Tabelle wenig Arbeit.

„Open Source" ist kein Preismodell, sondern eine Lizenzform: Der Quellcode der Software ist öffentlich, und die Lizenz erlaubt, ihn zu nutzen, zu prüfen und zu verändern. Eine verbreitete Lizenz ist die GNU Affero General Public License, Version 3 (AGPL v3). Für eine Praxis bedeutet das im Kern:

• Quellcode einsehbar: Jede und jeder kann nachlesen, wie die Software rechnet und welche Daten sie speichert. Ein IT-Dienstleister kann das prüfen, ohne den Hersteller fragen zu müssen.
• Kein Lock-in: Die Software ist nicht an ein Konto bei einem Anbieter gebunden. Verschwindet der Hersteller, kann sie weiter betrieben und von anderen gepflegt werden.
• Daten bleiben bei Ihnen: Bei Selbstbetrieb liegen die Zeitdaten auf Ihrem eigenen Rechner — kein Cloud-Konto, kein Auftragsverarbeiter, solange niemand von außen Zugriff hat.
• Netzwerk-Klausel der AGPL: Wer eine veränderte Fassung anderen über ein Netzwerk zur Verfügung stellt, muss diesen Nutzerinnen und Nutzern auch den Quellcode der veränderten Fassung anbieten. Für eine Praxis, die die Software unverändert nutzt, ändert sich dadurch nichts.

Mit diesen Fragen prüfen Sie jede kostenlose Lösung — Papier eingeschlossen:

• Werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jede Person erfasst — auch bei geteilten Diensten mit Mittagspause?
• Bleiben die Daten mindestens zwei Jahre verfügbar, auch nach Ende einer Testphase oder einem Tarifwechsel?
• Können Beschäftigte ihre eigenen Zeiten einsehen?
• Werden nachträgliche Änderungen nachvollziehbar protokolliert?
• Warnt die Lösung bei mehr als 10 Stunden am Tag, zu kurzen Pausen oder zu kurzer Ruhezeit?
• Gibt es ein Urlaubskonto, das Teilzeit anteilig rechnet, und einen Überstundensaldo?
• Lassen sich Minijobs mit der 7-Tage-Frist nach § 17 MiLoG sauber führen?
• Wie viele Mitarbeitende sind im kostenlosen Modell erlaubt — und was passiert bei der nächsten Einstellung?
• Gibt es einen vollständigen Export (z. B. Excel oder PDF) für Lohnbüro und Archiv?
• Wo liegen die Daten? Bei Cloud-Diensten: Liegt ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO vor?
• Wer kümmert sich um Datensicherung und Updates — und wie lange dauert das im Monat?
• Wie bekommen Sie Hilfe, wenn etwas nicht funktioniert?

Eine ausführlichere Checkliste mit allen fünf Systemen — inklusive Stempeluhr-Terminal und Cloud im Abo — finden Sie im Vergleich der Zeiterfassungs-Systeme.

Kostenlos ist nicht immer die bessere Wahl. Eine bezahlte Lösung kann sich für Ihre Praxis lohnen, wenn …

• niemand in der Praxis einen Rechner betreuen möchte und Sie Datensicherung und Updates vollständig an einen Anbieter abgeben wollen;
• Sie ein Hardware-Terminal mit Chip-Karte am Eingang möchten;
• Sie eine direkte Schnittstelle zum Lohnprogramm brauchen, statt eine Datei zu übergeben;
• Sie mehrere Standorte haben und von unterwegs ohne eigene Netzwerk-Einrichtung zugreifen wollen;
• Sie vertraglich zugesicherten Support mit festen Reaktionszeiten brauchen.

Umgekehrt spricht viel für eine kostenlose, selbst betriebene Lösung, wenn ohnehin ein Praxis-PC dauerhaft läuft, ein IT-Dienstleister die Praxis betreut und Sie die Daten Ihres Teams lieber im eigenen Haus behalten. Vergleichen Sie ehrlich: Ihre eigene Arbeitszeit für Betrieb und Pflege gegen die Gebühr eines Dienstes.

PraxisZeit ist eine On-Premise-Zeiterfassung für Praxen, also Software, die auf einem Rechner in Ihrer Praxis läuft. Während der öffentlichen Beta kostet sie 0 €: keine Lizenz, kein Abo, keine Kosten je Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, voller Funktionsumfang, unbegrenzt viele Mitarbeitende. Der Quellcode ist unter der GNU AGPL v3 öffentlich.

Was enthalten ist

• Stempeluhr im Browser — ohne zusätzliche Hardware;
• Arbeitszeit-Blöcke für geteilte Dienste: bis zu 3 Blöcke je Wochentag (Montag bis Freitag);
• Urlaubs- und Überstundenkonto;
• Warnungen zum Arbeitszeitgesetz;
• Minijob-Arbeitszeitkonto nach MiLoG;
• Export als Excel, ODS oder PDF für Lohnbüro oder Steuerberatung;
• Support über Forum und Bug-Tracker.

Was Sie wissen sollten

• Sie brauchen einen Rechner, der in der Praxis dauerhaft läuft: Windows, Linux, macOS oder Docker, mindestens 2 GB RAM, ab etwa 10 Mitarbeitenden 4 GB.
• Es gibt kein Hardware-Terminal — gestempelt wird im Browser.
• Es gibt keine direkte Schnittstelle zum Lohnprogramm, nur den Export.
• Datensicherung und Updates liegen in Ihrer Hand oder der Ihres IT-Dienstleisters.

Was nach der Beta passiert

Ein Lizenzmodell folgt später. Registrierte Praxen erfahren die Konditionen vorher per E-Mail. Ihre Installation läuft weiter, und alle erfassten Daten bleiben erhalten. Der Quellcode bleibt unter der GNU AGPL v3 öffentlich. Die aktuellen Bedingungen stehen unter Preise, die Installationspakete für alle Systeme unter Download.

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (Pressemitteilung Nr. 61/19)
• § 3 Arbeitsschutzgesetz (Grundpflichten des Arbeitgebers)
• § 3 Arbeitszeitgesetz (Arbeitszeit der Arbeitnehmer)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (Aushang und Arbeitszeitnachweise)
• § 22 Arbeitszeitgesetz (Bußgeldvorschriften)
• § 17 Mindestlohngesetz (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten)
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28 Auftragsverarbeiter — EUR-Lex
• GNU Affero General Public License v3

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.