Vorlage
Stundenzettel-Vorlage für die Arztpraxis (Excel, kostenlos)
Ein Arbeitszeitnachweis zum Herunterladen, der Stunden und Überstunden selbst rechnet und Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz markiert — plus Anleitung für geteilte Dienste, Urlaub und Feiertage.
Stand: · Lesezeit ca. 9 Minuten · Redaktion: PraxisZeit (MR Development)
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Die Stundenzettel-Vorlage ist kostenlos und ohne Anmeldung. Sie ist für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen gebaut, funktioniert aber in jedem Betrieb. Eine Datei reicht für einen Monat und eine Person: Kopieren Sie sie für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter und legen Sie jeden Monat eine neue Kopie an.
Die Formeln sind sprachunabhängig aufgebaut und rechnen in deutschem wie englischem Excel und in LibreOffice gleich. Die Vorlage ist kein Rechtsrat; Stand ist Oktober 2026.
Was die Vorlage enthält
Kopfbereich
Oben tragen Sie einmal pro Monat ein: Praxis, Mitarbeiter/in, Monat (als Zahl von 1 bis 12), Jahr, das Soll je Arbeitstag in Stunden und den Übertrag Vormonat, also den Stand des Arbeitszeitkontos aus dem letzten Stundenzettel. Datum und Wochentag füllt die Tabelle danach selbst aus; Samstage und Sonntage sind grau hinterlegt.
Die Spalten
| Spalte | Inhalt | Wer füllt aus |
|---|---|---|
| Datum, Tag | alle Kalendertage des gewählten Monats mit Wochentag | automatisch |
| Beginn, Ende | Uhrzeit, z. B. 07:45 — Eingaben außerhalb einer Uhrzeit lehnt die Tabelle ab | Mitarbeiter/in |
| Pause (Min) | Pausen des Tages in ganzen Minuten, z. B. 30 | Mitarbeiter/in |
| Netto (Std) | Ende − Beginn − Pause, in Dezimalstunden (8,00 = 8 Stunden); Dienste über Mitternacht werden richtig gerechnet | automatisch |
| Soll (Std) | Montag bis Freitag das Tages-Soll aus dem Kopf, Samstag und Sonntag 0 | automatisch, an Feiertagen und Abwesenheiten von Hand anpassen |
| Differenz | Netto − Soll: Plus- oder Minusstunden des Tages | automatisch |
| Abwesenheit / Bemerkung | Urlaub, krank, Feiertag, Fortbildung, Arbeitsblöcke eines geteilten Dienstes | Mitarbeiter/in oder Praxisleitung |
| Hinweis ArbZG | Warnung bei möglichen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, rot markiert | automatisch |
Summen und Arbeitszeitkonto
Unter den Tageszeilen stehen Summe Netto, Summe Soll, der Saldo Monat und der Stand Arbeitszeitkonto — Übertrag aus dem Vormonat plus Saldo dieses Monats. Darunter folgen zwei Unterschriftszeilen (Mitarbeiter/in und Praxisleitung). Ein zweites Tabellenblatt „Hinweise" fasst die Anleitung und die geprüften Regeln zusammen. Beim Drucken passt das Blatt im Querformat auf die Seitenbreite, die Kopfzeile der Tabelle wird auf jeder Seite wiederholt.
Was die Hinweis-Spalte prüft — und was nicht
| Prüfung | Regel | Hinweis in der Tabelle |
|---|---|---|
| mehr als 10 Stunden netto | § 3 ArbZG | „über 10 Std (§ 3)" |
| mehr als 9 Stunden und weniger als 45 Minuten Pause | § 4 ArbZG | „Pause unter 45 Min (§ 4)" |
| mehr als 6 Stunden und weniger als 30 Minuten Pause | § 4 ArbZG | „Pause unter 30 Min (§ 4)" |
| Pause zwischen 1 und 14 Minuten | § 4 ArbZG: Pausenblöcke mindestens 15 Minuten | „Pausenblock unter 15 Min (§ 4)" |
| Arbeit an einem Sonntag | §§ 9–11 ArbZG | „Sonntagsarbeit (§ 9–11)" |
| 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen | § 5 ArbZG | nicht geprüft |
| Durchschnitt von 8 Stunden je Werktag | § 3 ArbZG | nicht geprüft |
| Arbeit an Feiertagen | §§ 9–11 ArbZG | nicht geprüft — Feiertage bitte selbst beachten |
Treffen mehrere Punkte zu, zeigt die Spalte den ersten aus der Liste an. Ein Hinweis bedeutet nicht automatisch einen Verstoß — Sonntagsarbeit ist etwa im Notdienst erlaubt —, er ist ein Anlass, den Tag anzusehen. Die Regeln im Detail erklärt der Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis.
Was ein Stundenzettel enthalten muss
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfassen — für jeden Arbeitstag und jede angestellte Person. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor: Papier, Tabelle oder Software sind nach Stand Oktober 2026 gleichermaßen zulässig. Hintergründe stehen im Artikel Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis.
| Angabe | Pflicht? | Grundlage |
|---|---|---|
| Name, Datum | ja | sonst lässt sich die Aufzeichnung niemandem zuordnen |
| Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit | ja | BAG 1 ABR 22/21; für Minijobs § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag | ja | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Pausen | nicht ausdrücklich | nötig, um Dauer und § 4 ArbZG nachzuweisen |
| Urlaub, Krankheit, Feiertage | nicht ausdrücklich | nötig, damit Soll und Überstunden stimmen |
| Unterschrift | nein | weder § 16 ArbZG noch § 17 MiLoG verlangen sie — empfehlenswert |
Minijob: 7-Tage-Frist
So füllen Sie den Stundenzettel aus
- Kopf ausfüllen: Praxis, Name, Monat (z. B. 2 für Februar) und Jahr eintragen. Die Tageszeilen passen sich an — im Februar 2027 enden sie am 28.
- Soll je Arbeitstag eintragen: Wochenstunden geteilt durch Arbeitstage. Bei 38,5 Stunden an 5 Tagen sind das 7,7 Stunden (der voreingestellte Wert). Bei 20 Arbeitstagen im Februar 2027 ergibt das ein Monats-Soll von 154 Stunden.
- Übertrag eintragen: den Stand des Arbeitszeitkontos aus dem Vormonat, z. B. +3,5 oder −2. Im ersten Monat 0.
- Täglich eintragen: Beginn, Ende und Pause in Minuten — am besten noch am selben Tag, bei Minijobs spätestens nach 7 Tagen.
- Abwesenheiten vermerken: an Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen Beginn und Ende leer lassen, das Soll in Spalte G auf 0 setzen und den Grund in Spalte I notieren.
- Hinweise prüfen: rot markierte Tage mit der Mitarbeiterin besprechen — war die Pause wirklich zu kurz, oder fehlt nur ein Eintrag?
- Abschließen: am Monatsende Summen kontrollieren, beide Seiten unterschreiben, den Stand des Arbeitszeitkontos in den nächsten Monat übernehmen.
Saldo erst am Monatsende aussagekräftig
Geteilter Dienst: Beispiel mit Mittagspause
In vielen Praxen ist der geteilte Dienst die Regel: Vormittagssprechstunde, lange Mittagspause, Nachmittagssprechstunde. Die Vorlage hat bewusst eine Zeile je Tag mit einem Beginn und einem Ende — die Datumszeilen werden per Formel erzeugt, deshalb sollten Sie keine Zeilen einfügen. Die Unterbrechung tragen Sie als Pause ein, denn die Tabelle rechnet Netto = Ende − Beginn − Pause.
Beispiel: MFA mit geteiltem Dienst
Eine MFA arbeitet am Montag von 07:45 bis 12:30 Uhr und von 15:00 bis 18:15 Uhr. Eine weitere Pause macht sie an diesem Tag nicht. So tragen Sie den Tag ein:
| Beginn | Ende | Pause (Min) | Netto (Std) | Soll (Std) | Differenz | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 07:45 | 18:15 | 150 | 8,00 | 7,70 | +0,30 | 07:45–12:30, 15:00–18:15 |
Rechnung: 07:45 bis 18:15 Uhr sind 10,5 Stunden. Die Lücke von 12:30 bis 15:00 Uhr sind 150 Minuten = 2,5 Stunden. 10,5 − 2,5 = 8,00 Stunden Arbeitszeit. Bei einem Soll von 7,7 Stunden bleiben 0,3 Plusstunden — das sind 18 Minuten. Würde man die Mittagspause vergessen (Pause 0), stünden 10,5 Stunden in der Zeile und die Tabelle meldete „über 10 Std (§ 3)". Hat die MFA zusätzlich nachmittags 15 Minuten Pause gemacht, tragen Sie 165 Minuten ein.
Was die Tabelle bei geteilten Diensten nicht sieht
Soll, Feiertage, Urlaub und Teilzeit
Die Vorlage setzt montags bis freitags dasselbe Tages-Soll an. Für alles, was davon abweicht, überschreiben Sie den Wert in Spalte G von Hand:
- Feiertage: Die Tabelle kennt keine Feiertage, auch nicht je Bundesland. Setzen Sie das Soll am Feiertag auf 0 und vermerken Sie „Feiertag".
- Urlaub und Krankheit: Soll auf 0, Beginn und Ende leer, Grund in Spalte I. Die Tage zählen dann weder als Plus- noch als Minusstunden. Den Urlaubsanspruch führen Sie getrennt — siehe Urlaubsanspruch berechnen.
- Teilzeit an weniger als 5 Tagen: Tragen Sie als Tages-Soll die Stunden eines Arbeitstags ein (z. B. 30 Stunden an 4 Tagen = 7,5) und setzen Sie das Soll am freien Wochentag auf 0.
- Unterschiedlich lange Tage: Arbeitet jemand montags 8 und mittwochs 4 Stunden, passen Sie das Soll an jedem Tag einzeln an.
Beispiel: Minijob
Bei einer Verdienstgrenze von 603 € im Monat und einem Mindestlohn von 13,90 € (Stand 2026) sind höchstens rund 43 Stunden im Monat möglich (603 € ÷ 13,90 € = 43,38). Ab 2027 gelten 633 € und 14,60 € — das ergibt wieder rund 43 Stunden. Die Summe Netto der Vorlage zeigt Ihnen am Monatsende, ob die Grenze eingehalten ist. Wie Plus- und Minusstunden über Monate ausgeglichen werden, erklärt der Artikel Überstunden und Arbeitszeitkonto.
Prüfen, unterschreiben, aufbewahren
Die Praxis darf das Aufschreiben an die Mitarbeitenden delegieren, bleibt aber verantwortlich dafür, dass die Zeiten vollständig und richtig sind. Eine kurze monatliche Kontrolle durch die Praxisleitung ist deshalb sinnvoll.
- Unterschrift: gesetzlich nicht vorgeschrieben — § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG verlangen nur Aufzeichnung und Aufbewahrung. Die Unterschrift beider Seiten ist aber als Bestätigung empfehlenswert, gerade wenn es um Überstunden geht.
- Aufbewahrung: mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG). Nutzen Sie die Stundenzettel auch für die Lohnabrechnung, fragen Sie Ihre Steuerberatung nach längeren Fristen.
- Ablage: unterschriebene Ausdrucke im verschlossenen Schrank oder die Dateien in einem Ordner, auf den nur Praxisleitung und Lohnbuchhaltung zugreifen. Arbeitszeiten sind Beschäftigtendaten — siehe Zeiterfassung und Datenschutz.
- Kontrolle: Die Aufsichtsbehörde für den Arbeitsschutz kann die Unterlagen einsehen, bei Minijobs zusätzlich der Zoll.
Grenzen einer Tabelle — und wann Software sich lohnt
Für eine kleine Praxis mit festen Zeiten ist die Vorlage eine solide Lösung. Mit jeder Teilzeitkraft, jedem Minijob und jedem geteilten Dienst wächst aber die Handarbeit — und einige Schwächen lassen sich mit einer Tabelle nicht beheben:
- Keine Nachvollziehbarkeit: Jeder Wert lässt sich überschreiben, ohne dass festgehalten wird, wer wann was geändert hat. Der EuGH verlangt ein verlässliches System; nachträgliche Änderungen, die niemand bemerkt, passen dazu schlecht.
- Kein Urlaubskonto: Anspruch, genommene und restliche Tage führen Sie getrennt.
- Keine Feiertagslogik: Feiertage je Bundesland und Feiertage an freien Tagen von Teilzeitkräften müssen Sie selbst beachten.
- Lückenhafte ArbZG-Prüfung: Ruhezeit von 11 Stunden und der 8-Stunden-Durchschnitt werden nicht geprüft.
- Viele Dateien: eine Datei je Person und Monat — bei acht Beschäftigten fast hundert Dateien im Jahr, die alle zwei Jahre aufbewahrt werden müssen.
Welche Alternativen es gibt und was sie kosten, vergleicht der Artikel Zeiterfassung für Arztpraxen: 5 Wege im Vergleich. PraxisZeit rechnet Urlaub für Teilzeit anteilig, kennt die Feiertage je Bundesland, protokolliert jede Änderung und exportiert die Monatsnachweise als Excel, ODS oder PDF — wie genau, steht unter So rechnet PraxisZeit.
Häufige Fragen
Ist ein Stundenzettel auf Papier erlaubt?
Ja, nach geltendem Recht (Stand Oktober 2026). Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 festgehalten, dass die Arbeitszeit nicht zwingend elektronisch erfasst werden muss und Papier genügen kann. Der noch nicht beschlossene Entwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht eine elektronische Erfassung vor, mit einer dauerhaften Papier-Ausnahme für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten.
Muss der Stundenzettel unterschrieben werden?
Gesetzlich ist das nicht vorgeschrieben: Weder § 16 Abs. 2 ArbZG noch § 17 MiLoG verlangen eine Unterschrift, sondern nur Aufzeichnung und Aufbewahrung. Empfehlenswert ist sie trotzdem, weil beide Seiten damit die Stunden bestätigen und spätere Streitigkeiten über Überstunden seltener werden. Die Vorlage enthält deshalb Unterschriftszeilen für Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Praxisleitung.
Was muss auf einem Stundenzettel stehen?
Mindestens Name, Datum sowie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — so verlangen es das Bundesarbeitsgericht und für Minijobs § 17 MiLoG. Sinnvoll sind außerdem Pausen, Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit und das Soll, damit sich Überstunden nachvollziehen lassen.
Wie trage ich einen geteilten Dienst mit Mittagspause ein?
Die Vorlage hat eine Zeile je Tag. Tragen Sie als Beginn den Start der Vormittagssprechstunde und als Ende das Ende der Nachmittagssprechstunde ein und die Unterbrechung dazwischen als Pause in Minuten. Beispiel: 07:45 bis 18:15 Uhr mit 150 Minuten Pause ergibt 8,00 Stunden. Die genauen Blöcke können Sie in der Spalte Bemerkung notieren.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre. Das verlangen § 16 Abs. 2 ArbZG für die Arbeitszeit über acht Stunden am Tag und § 17 MiLoG für Minijobs. Werden die Stundenzettel auch für die Lohnabrechnung verwendet, können längere steuerrechtliche Fristen gelten; das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Kann ich die Vorlage auch in LibreOffice oder Google Tabellen nutzen?
In LibreOffice Calc ja, die Formeln sind sprachunabhängig aufgebaut und rechnen dort wie in Excel. Google Tabellen kann .xlsx-Dateien ebenfalls öffnen; dort haben wir die Vorlage nicht getestet. Bitte beachten Sie bei Cloud-Diensten, dass Sie Beschäftigtendaten an einen Dienstleister geben.
Quellen
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
- § 16 Arbeitszeitgesetz (Aushang und Arbeitszeitnachweise)
- § 3 Arbeitszeitgesetz (Arbeitszeit der Arbeitnehmer)
- § 4 Arbeitszeitgesetz (Ruhepausen)
- § 5 Arbeitszeitgesetz (Ruhezeit)
- § 17 Mindestlohngesetz (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten)
- Minijob-Zentrale: Mindestlohn im Minijob
Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.
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