Krankheit im Praxisteam: Krankmeldung, eAU und Entgeltfortzahlung

In einer Praxis mit sechs oder acht Mitarbeitenden reißt jede Krankmeldung ein Loch in den Dienstplan — besonders in der Grippesaison, wenn mehrere MFA gleichzeitig fehlen. Rechtlich ist der Ablauf klar geregelt: Die Mitarbeiterin meldet sich unverzüglich krank, lässt die Arbeitsunfähigkeit spätestens ab dem vierten Kalendertag ärztlich feststellen, und die Praxis ruft bei gesetzlich Versicherten die eAU bei der Krankenkasse ab. Bis zu sechs Wochen zahlt die Praxis das Entgelt weiter, danach in der Regel die Krankenkasse Krankengeld.

Kleine Praxen bekommen den größten Teil der Entgeltfortzahlung über die Umlage U1 zurück. Für Teilzeitkräfte und Minijobs gelten dieselben Regeln wie für Vollzeitkräfte — nur die Berechnung der Höhe folgt dem individuellen Dienstplan. Dieser Ratgeber geht die Schritte der Reihe nach durch, mit Rechenbeispielen aus dem Praxisalltag.

§ 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) unterscheidet zwei Pflichten, die oft verwechselt werden: die Anzeige (Bescheid geben) und den Nachweis (ärztliche Bescheinigung).

Gezählt werden Kalendertage, nicht Arbeitstage. Erkrankt eine MFA am Freitag und ist bis einschließlich Montag krank, sind das vier Kalendertage. Nach der üblichen Auslegung ist der Nachweis dann schon am Montag fällig — dem ersten Arbeitstag nach Ablauf der drei Kalendertage Freitag bis Sonntag.

Hält sich die Mitarbeiterin bei Beginn der Krankheit im Ausland auf, muss sie die Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer und ihre Adresse am Aufenthaltsort auf dem schnellsten Weg mitteilen; die Kosten dafür trägt die Praxis (§ 5 Abs. 2 EFZG).

Seit dem 1. Januar 2023 legen gesetzlich versicherte Beschäftigte keine Papierbescheinigung mehr vor. Nach § 5 Abs. 1a EFZG müssen sie die Arbeitsunfähigkeit zu den oben genannten Zeitpunkten nur noch ärztlich feststellen und sich eine Bescheinigung aushändigen lassen. Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, und Sie als Arbeitgeberin rufen sie dort ab (§ 109 SGB IV). Die Krankmeldung bei Ihnen bleibt trotzdem Pflicht — ohne sie wissen Sie gar nicht, dass Sie etwas abrufen müssen.

So läuft der Abruf

1. 1Krankmeldung kommt: Die MFA meldet sich am Montag krank, voraussichtlich bis Mittwoch.
2. 2Abruf berechtigt: Nach der Verfahrensbeschreibung des GKV-Spitzenverbands darf der Arbeitgeber nur abrufen, wenn die Mitarbeiterin zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit bei ihm beschäftigt ist und ihm die Arbeitsunfähigkeit samt voraussichtlicher Dauer mitgeteilt hat. Ein routinemäßiger Abgleich „auf Verdacht" ist nicht vorgesehen.
3. 3Technischer Weg: Abgerufen wird mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe (§ 109 Abs. 1 SGB IV). Beauftragen Sie Lohnbüro oder Steuerberatung, darf der Dienstleister die Daten für Sie verarbeiten.
4. 4Antwort der Krankenkasse: Name, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, Datum der Feststellung, Erst- oder Folgemeldung und ein Hinweis, ob ein Unfall vorliegen könnte.

Eine Diagnose übermittelt die Krankenkasse nicht. Damit Ihr Lohnbüro abrufen kann, braucht es die Krankenkasse jeder Mitarbeiterin — auch bei Minijobs, wo Sie bisher oft nur mit der Minijob-Zentrale zu tun hatten. Lassen Sie sich einen Kassenwechsel mitteilen.

Wann es beim Papier bleibt

Legt eine Mitarbeiterin eine geforderte Papierbescheinigung nicht vor, darf die Praxis die Entgeltfortzahlung verweigern, solange sie fehlt — es sei denn, die Mitarbeiterin hat das Versäumnis nicht zu vertreten (§ 7 EFZG). Sobald der Nachweis nachgereicht ist, muss nachgezahlt werden.

Wer durch Krankheit arbeitsunfähig ist, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, hat nach § 3 Abs. 1 EFZG Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zur Dauer von sechs Wochen. Das gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einschließlich der Auszubildenden (§ 1 Abs. 2 EFZG). Vom Gesetz darf nicht zulasten der Beschäftigten abgewichen werden (§ 12 EFZG) — mit Ausnahme der Bemessungsgrundlage per Tarifvertrag (§ 4 Abs. 4 EFZG).

Beispiel: Fortsetzungserkrankung

Eine ZFA fällt im Februar drei Wochen wegen eines Bandscheibenvorfalls aus. Im Mai ist sie wegen desselben Leidens erneut vier Wochen arbeitsunfähig. Weder liegen sechs Monate dazwischen noch sind zwölf Monate seit Februar vergangen. Die Praxis zahlt im Mai deshalb nur noch die restlichen drei Wochen (6 − 3); für die vierte Woche zahlt bei gesetzlich Versicherten die Krankenkasse Krankengeld. Ist es eine andere Krankheit, beginnen im Mai neue sechs Wochen.

Woher wissen Sie, ob es dieselbe Krankheit ist? Die Diagnose erfahren Sie nicht. Ihr Lohnbüro kann aber bei der Krankenkasse anfragen, ob anrechenbare Vorerkrankungszeiten vorliegen (§ 107 Abs. 2 SGB IV); für Minijobs gibt es diese Mitteilung nicht.

Nach Ende der Entgeltfortzahlung zahlt die Krankenkasse gesetzlich Versicherten in der Regel Krankengeld. Wegen derselben Krankheit gibt es Krankengeld längstens 78 Wochen innerhalb von je drei Jahren (§ 48 Abs. 1 SGB V); nach Angaben des Bundesgesundheitsministeriums wird die Zeit der Entgeltfortzahlung dabei eingerechnet. Solange die Praxis Entgelt zahlt, ruht der Krankengeldanspruch (§ 49 Abs. 1 Nr. 1 SGB V).

§ 4 Abs. 1 EFZG folgt dem Lohnausfallprinzip: Fortzuzahlen ist „das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt" — die Mitarbeiterin wird also so gestellt, als hätte sie gearbeitet. Nicht dazu gehört nach § 4 Abs. 1a EFZG das zusätzlich für Überstunden gezahlte Entgelt sowie Aufwendungsersatz, der nur bei tatsächlichen Aufwendungen anfällt (etwa Fahrtkosten zu Hausbesuchen, die während der Krankheit nicht entstehen).

Teilzeitkräfte und Minijobberinnen haben denselben Anspruch. Ein Minijob ist arbeitsrechtlich eine Teilzeitbeschäftigung (§ 2 Abs. 2 TzBfG), und Teilzeitkräfte dürfen nicht schlechter behandelt werden als Vollzeitkräfte (§ 4 Abs. 1 TzBfG).

Rechenbeispiele

Maßgeblich ist also der Dienstplan der ausgefallenen Tage, nicht ein Durchschnitt aller Mitarbeitenden. Stand für die Krankheitstage ein langer Dienst wegen einer Fortbildungsvertretung im Plan, ist die zusätzlich vergütete Mehrarbeit nach § 4 Abs. 1a EFZG herauszurechnen. Ob dauerhaft geleistete Mehrarbeit zur „regelmäßigen Arbeitszeit" gehört, ist eine Einzelfallfrage — klären Sie Grenzfälle mit Ihrem Lohnbüro. Eine Ausnahme gilt bei Arbeit auf Abruf: Dort ist die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten drei Monate vor Beginn der Krankheit maßgeblich (§ 12 Abs. 4 TzBfG). Fällt ein gesetzlicher Feiertag in die Krankheit, bemisst sich das Entgelt für diesen Tag nach den Feiertagsregeln (§ 4 Abs. 2 EFZG).

Kleine Arbeitgeber zahlen monatlich die Umlage U1 an die Krankenkassen und bekommen dafür einen Großteil der Entgeltfortzahlung erstattet. Nach § 1 Abs. 1 AAG erstatten die Krankenkassen Arbeitgebern, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen, 80 % des fortgezahlten Entgelts und der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die Satzung der Krankenkasse kann die Erstattung beschränken und verschiedene Erstattungssätze vorsehen, die 40 % nicht unterschreiten (§ 9 Abs. 2 Nr. 1 AAG).

So zählen Sie die 30 Beschäftigten

• Auszubildende zählen nicht mit (§ 1 Abs. 1 AAG), ebenso schwerbehinderte Menschen (§ 3 Abs. 1 Satz 5 AAG).
• Teilzeit anteilig (§ 3 Abs. 1 Satz 6 AAG): bis 10 Wochenstunden 0,25, bis 20 Stunden 0,5, bis 30 Stunden 0,75, darüber 1.
• Stichtag Vorjahr: Die Krankenkasse stellt zu Jahresbeginn fest, ob Sie teilnehmen. Maßgeblich ist, ob Sie im Vorjahr in mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Beschäftigte hatten (§ 3 Abs. 1 Satz 2 AAG).

Beispiel: Eine Hausarztpraxis beschäftigt fünf MFA in Vollzeit (5,0), drei MFA mit 25 Wochenstunden (3 × 0,75 = 2,25), zwei Minijobberinnen mit 9 Wochenstunden (2 × 0,25 = 0,5) und zwei Auszubildende (zählen nicht). Ergebnis: 7,75 — weit unter 30. Die Praxis nimmt an der U1 teil.

Die Erstattung gibt es nur auf Antrag, elektronisch aus dem Lohnprogramm an die Krankenkasse der erkrankten Mitarbeiterin (§ 2 AAG). Für Minijobs ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig, also die Minijob-Zentrale. Achten Sie darauf, dass Ihr Lohnbüro die Anträge tatsächlich stellt — sonst bleibt das Geld liegen.

§ 9 BUrlG ist kurz und eindeutig: „Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, so werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit auf den Jahresurlaub nicht angerechnet." Die Tage gehen zurück auf das Urlaubskonto, für sie gilt die Entgeltfortzahlung.

• Nachweis nötig: Ohne ärztliche Feststellung bleibt es Urlaub — auch bei einem Tag. Bei gesetzlich Versicherten rufen Sie die eAU wie sonst auch ab.
• Keine automatische Verlängerung: Die Mitarbeiterin hängt die Krankheitstage nicht eigenmächtig an den Urlaub an. Die Nachholtage legen Sie wie jeden Urlaub gemeinsam fest.
• Nur Arbeitstage zählen: Gutgeschrieben werden nur Krankheitstage, an denen sonst ein Urlaubstag verbraucht worden wäre. Ein krankes Wochenende oder ein laut Plan freier Tag ändert am Urlaubskonto nichts.

Wie Sie den Urlaubsanspruch für Teilzeit, Eintritt im Laufe des Jahres und Betriebsferien richtig berechnen, zeigt der Artikel Urlaubsanspruch berechnen.

Wird das Kind einer Mitarbeiterin krank, ist sie nicht selbst arbeitsunfähig — das EFZG greift also nicht. Stattdessen regelt § 45 SGB V das Kinderkrankengeld. Der Anspruch besteht, wenn nach ärztlichem Zeugnis die Betreuung des erkrankten, versicherten Kindes nötig ist, keine andere im Haushalt lebende Person einspringen kann und das Kind unter 12 Jahre alt oder behindert und auf Hilfe angewiesen ist.

Das Kinderkrankengeld beträgt in der Regel 90 % des ausgefallenen Nettoarbeitsentgelts (§ 45 Abs. 2 SGB V). Die erhöhten Tage sind ausdrücklich auf das Kalenderjahr 2026 befristet. Beschließt der Gesetzgeber nichts Neues, gelten ab Januar 2027 wieder die niedrigeren Werte. Prüfen Sie den Stand zum Jahreswechsel.

Muss die Praxis die Tage bezahlen?

1. 1Freistellung ist Pflicht: Für die Dauer des Kinderkrankengeld-Anspruchs hat die Mitarbeiterin Anspruch auf unbezahlte Freistellung. Dieser Anspruch kann vertraglich weder ausgeschlossen noch beschränkt werden (§ 45 Abs. 3 SGB V). Auch privat Versicherte ohne Kinderkrankengeld haben den Freistellungsanspruch (§ 45 Abs. 5 SGB V).
2. 2Bezahlung nur bei eigenem Anspruch: Unbezahlt bleibt die Freistellung, soweit nicht aus dem gleichen Grund ein Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht (§ 45 Abs. 3 Satz 1 SGB V).
3. 3§ 616 BGB prüfen: Danach behält eine Beschäftigte ihren Lohn, wenn sie „für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit" ohne Verschulden aus persönlichen Gründen verhindert ist. Das kann die Betreuung eines kranken Kindes für wenige Tage erfassen. § 616 BGB gilt als abdingbar: Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag können ihn einschränken oder ausschließen; ein arbeitsvertraglicher Ausschluss sollte klar formuliert sein. Schauen Sie in Ihre Verträge und klären Sie Zweifelsfälle mit Ihrer Rechtsberatung.

Führen Sie ein Arbeitszeitkonto, stellt sich bei jedem Krankheitstag die Frage: Wie viele Stunden werden gebucht? Die Antwort folgt aus dem Lohnausfallprinzip. Weil die Mitarbeiterin so gestellt wird, als hätte sie gearbeitet, wird der Krankheitstag mit dem Soll gutgeschrieben, das an diesem Tag angefallen wäre. Das Konto bleibt unverändert — weder Plus- noch Minusstunden.

Wie das Konto im Übrigen geführt wird — Plusstunden, Ausgleichszeiträume, Grenzen —, erklärt der Artikel Überstunden und Arbeitszeitkonto. Für Minijobs gelten zusätzlich die Regeln aus § 2 Abs. 2 MiLoG, siehe Minijob in der Arztpraxis.

Dass jemand krank ist, ist ein Gesundheitsdatum und gehört zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Verarbeiten dürfen Sie es, soweit das zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten erforderlich ist — etwa für Entgeltfortzahlung, U1-Antrag und Urlaubskonto (§ 26 Abs. 3 BDSG). Daraus folgen einfache Regeln:

• Keine Diagnose erfragen oder notieren. Für die Abrechnung genügt „krank von … bis …". Erzählt eine Mitarbeiterin von sich aus mehr, gehört das nicht in die Personalakte.
• Kolleginnen sehen nur „abwesend". Für den Dienstplan reicht die Information, dass jemand fehlt — nicht, warum.
• Zugriff beschränken. Nur Praxisinhaberin, Praxismanagerin und Lohnbüro brauchen die Krankheitstage. Die Beschränkung des Zugangs nennt § 22 Abs. 2 BDSG ausdrücklich als Schutzmaßnahme, auf die § 26 Abs. 3 BDSG verweist.
• Exporte bewusst erstellen. Eine Monatsliste fürs Lohnbüro braucht Krankheitstage, eine Teamübersicht nicht.

Mehr zur Rechtsgrundlage, zu Löschfristen und zur Rollenverteilung lesen Sie im Artikel Zeiterfassung und Datenschutz.

BEM nach sechs Wochen

Ist eine Mitarbeiterin innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss die Praxis ihr ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Das gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für schwerbehinderte. Ziel ist zu klären, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. Das BEM läuft nur mit Zustimmung und Beteiligung der Mitarbeiterin; vorher ist sie auf die Ziele und die dafür erhobenen Daten hinzuweisen. Sie darf eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen.

Für die Sechs-Wochen-Grenze kommt es nicht auf die Ursache an: Auch mehrere kurze Krankheiten innerhalb eines Jahres können sie erreichen. Deshalb lohnt es sich, Krankheit sauber als eigene Abwesenheitsart zu erfassen — und Kind-krank-Tage getrennt davon.

PraxisZeit ruft keine eAU ab — das erledigt Ihr Lohnprogramm oder Lohnbüro. Die Zeiterfassung sorgt aber dafür, dass Krankheitstage richtig im Konto landen und nicht bei den falschen Personen.

• Eigene Abwesenheitsart: Krank, Urlaub, Fortbildung, Überstundenausgleich, bezahlte Freistellung und Sonstiges werden getrennt geführt.
• Soll-Gutschrift: Ein Krankheitstag wird mit dem Tagessoll laut Arbeitsplan gutgeschrieben, das Konto bleibt bei ±0.
• Kind krank: als unbezahlte Freistellung mit Jahreskontingent je Person (voreingestellt 15 Tage, anpassbar etwa für Alleinerziehende oder mehrere Kinder). Wird das Kontingent überschritten, gibt es einen Hinweis, keine Sperre.
• Datensparsam: Kolleginnen sehen nur „abwesend". Exporte enthalten Krankheitsdaten nur, wenn Sie die Option „Krankheitsdaten einschließen" ausdrücklich wählen; das wird protokolliert. Die Daten bleiben auf dem Rechner Ihrer Praxis.

Die Rechenregeln sind offen beschrieben unter So rechnet PraxisZeit.

• Krankmelde-Weg festlegen: wer, bis wann, auf welchem Kanal — nicht über die Team-Chatgruppe.
• Entscheiden, ob der ärztliche Nachweis schon ab dem ersten Tag verlangt wird, und das schriftlich festhalten.
• Krankenkasse jeder Mitarbeiterin, auch der Minijobberinnen, an das Lohnbüro geben; Kassenwechsel melden lassen.
• eAU nur nach Krankmeldung abrufen lassen; bei Privatversicherten und Privatärzten Papiernachweis anfordern.
• Entgeltfortzahlung nach dem Dienstplan der ausgefallenen Tage berechnen, ohne Überstundenvergütung.
• Sechs-Wochen-Frist je Krankheit im Blick behalten; bei Verdacht auf Fortsetzungserkrankung Anfrage über das Lohnbüro.
• U1-Teilnahme prüfen und Erstattungsanträge für jede Entgeltfortzahlung stellen lassen.
• Krankheit im Urlaub mit Nachweis zurück aufs Urlaubskonto buchen.
• Kind-krank-Tage getrennt von Krankheit führen; 2026 bis 15 Tage je Kind, 30 bei Alleinerziehenden; § 616 BGB im Vertrag prüfen.
• Krankheitstage im Arbeitszeitkonto mit dem Tagessoll gutschreiben — keine Minusstunden.
• Keine Diagnosen speichern, Zugriff auf Krankheitsdaten auf die Personalverantwortlichen beschränken.
• Nach mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in zwölf Monaten ein BEM anbieten.

• § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (Anspruch, sechs Wochen, Wartezeit)
• § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz (Höhe des fortzuzahlenden Entgelts)
• § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (Anzeige- und Nachweispflichten)
• § 7 Entgeltfortzahlungsgesetz (Leistungsverweigerungsrecht)
• § 109 SGB IV (Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten an den Arbeitgeber)
• § 107 SGB IV (Mitteilung über anrechenbare Vorerkrankungszeiten)
• GKV-Spitzenverband: Grundsätze und Verfahrensbeschreibung eAU (gkv-datenaustausch.de)
• Minijob-Zentrale Magazin: eAU im Minijob
• BAG, Urteil vom 11.12.2019 – 5 AZR 505/18 (Einheit des Verhinderungsfalls)
• § 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (Erstattung, U1)
• § 3 Aufwendungsausgleichsgesetz (Feststellung der Teilnahme, 30 Beschäftigte)
• § 9 Aufwendungsausgleichsgesetz (Satzung, Erstattungssätze)
• § 9 Bundesurlaubsgesetz (Erkrankung während des Urlaubs)
• § 45 SGB V (Krankengeld bei Erkrankung des Kindes)
• § 48 SGB V (Dauer des Krankengeldes)
• Bundesgesundheitsministerium: Krankengeld und Kinderkrankengeld
• § 616 BGB (Vorübergehende Verhinderung)
• § 167 SGB IX (Betriebliches Eingliederungsmanagement)
• § 26 BDSG (Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis)
• Datenschutz-Grundverordnung, Art. 9 (EUR-Lex)

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.