Überstunden und Arbeitszeitkonto in der Arztpraxis (MFA)

Im Praxisalltag werden die Begriffe oft durcheinander verwendet. Ein Gesetz, das sie einheitlich definiert, gibt es nicht. Für die Arztpraxis ist diese Unterscheidung hilfreich:

Unabhängig vom Namen gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: höchstens 10 Stunden am Tag, im Durchschnitt 8 Stunden je Werktag, 11 Stunden Ruhezeit. Überstunden machen einen Verstoß nicht zulässig, nur weil sie bezahlt werden. Details im Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis. Und: Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag muss nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden.

Nicht jede Minute, die eine MFA länger in der Praxis ist, wird automatisch zur bezahlten Überstunde. Das Bundesarbeitsgericht verlangt zwei Dinge (BAG, 04.05.2022 – 5 AZR 359/21):

1. 1Die Überstunden wurden geleistet. Die Beschäftigte muss darlegen, an welchen Tagen sie von wann bis wann gearbeitet hat. Die Praxis muss dann im Einzelnen erwidern; tut sie das nicht, gelten die Stunden als zugestanden.
2. 2Die Praxis hat sie veranlasst. Überstunden müssen „vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sein".

Das BAG hat ausdrücklich entschieden, dass es an diesem zweiten Erfordernis auch nach dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung von 2019 festhält. Eine Zeiterfassung allein beweist also nicht, dass jede erfasste Minute eine zu bezahlende Überstunde ist. Was die einzelnen Formen der Veranlassung in einer Praxis bedeuten:

Der Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte (MTV MFA, gültig seit 01.01.2025) und der Gehaltstarifvertrag regeln Überstunden genauer. Sie gelten nur, wenn beide Seiten tarifgebunden sind oder der Arbeitsvertrag auf den Tarifvertrag verweist — allgemeinverbindlich sind sie nicht. Ohne Tarifbezug gilt allein der Arbeitsvertrag.

§ 7 Abs. 1 MTV MFA: erst ausgleichen, dann Überstunde

„Als Überstunden gelten die über die regelmäßige wöchentliche tarifliche Arbeitszeit hinaus geleisteten Arbeitsstunden, soweit innerhalb eines Zeitraumes von vier, längstens zwölf Wochen keine entsprechende Freizeit für diese Arbeitsstunden gewährt wird. Freizeitausgleich hat mit dem entsprechenden Zeitzuschlag zu erfolgen."

• Die Grenze ist die Woche, nicht der Tag: Stunden über 38,5 pro Woche zählen.
• Werden sie innerhalb von 4 (längstens 12) Wochen 1:1 durch Freizeit ausgeglichen, entsteht kein Zuschlag.
• Danach sind es zuschlagspflichtige Überstunden. Laut den FAQ der Tarifparteien kann der Ausgleich dann in Geld oder Zeit erfolgen — 4 Stunden werden zu 5 Stunden Freizeit.
• Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst innerhalb der wöchentlichen Arbeitszeit gelten nicht als Überstunden. Für die Vergütung zählt Bereitschaftsdienst zu 60 %, Rufbereitschaft zu 30 % als Arbeitszeit.

Zuschläge laut Gehaltstarifvertrag

Wichtig ist außerdem die Ausschlussfrist des § 21 MTV MFA: Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis müssen innerhalb von 12 Monaten nach ihrem Entstehen schriftlich geltend gemacht werden. Das trifft vor allem Stunden, die nie auf einem anerkannten Konto gelandet sind. Weist die Praxis einen Saldo dagegen vorbehaltlos auf dem Arbeitszeitkonto aus, gilt er nach dem BAG als „streitlos gestellt" und muss nicht eigens geltend gemacht werden (BAG, 20.11.2019 – 5 AZR 578/18). Der Mindestlohnanteil kann ohnehin nicht verfallen (§ 3 MiLoG).

Teilzeit ist in Praxen die Regel. § 14 Abs. 4 MTV MFA bestimmt: „Die von Teilzeitkräften geleistete Mehrarbeit ist zu vergüten. Ein Überstundenzuschlag fällt an, wenn die mit der/dem Teilzeitbeschäftigten vereinbarte individuelle Arbeitszeit überschritten wird." Die Teilzeit-MFA muss also nicht erst 38,5 Stunden erreichen.

Wie sich diese Regel mit dem 4-bis-12-Wochen-Ausgleich aus § 7 Abs. 1 verträgt, sagt der Tarifvertrag nicht ausdrücklich. Halten Sie im Arbeitsvertrag fest, ob Zusatzstunden zuerst auf ein Arbeitszeitkonto gehen und innerhalb welcher Frist sie ausgeglichen werden. Ohne Tarifvertrag gilt: Teilzeitkräfte dürfen nach § 4 Abs. 1 TzBfG nicht ohne sachlichen Grund schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitkräfte.

In Arztpraxen entstehen Überstunden selten durch eine ausdrückliche Anordnung. Meist wachsen sie still — und gelten dann womöglich als geduldet oder notwendig. Achten Sie besonders auf diese Situationen:

• Überzogene Sprechstunde: Die letzte Patientin wird um 18:20 Uhr aufgerufen, Dienstende ist 18:30 Uhr. Aufräumen, Desinfektion und Kasse kommen danach.
• Vor- und Nacharbeit: Praxis aufschließen, Geräte hochfahren, Sterilisation, Labor-Versand — wenn das regelmäßig vor Dienstbeginn passiert, ist es Arbeitszeit.
• Quartalsabrechnung: Abrechnungsarbeit am Abend oder zu Hause, weil sie in der Sprechstunde nicht zu schaffen ist.
• Teambesprechungen und Fortbildungen außerhalb der regulären Arbeitszeit, die die Praxis vorgibt.
• Personalausfall: Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Grippewelle, unbesetzte Stellen.
• Notdienst am Wochenende: Nach § 6 Abs. 4 MTV MFA darf die Praxis MFA an ihren eigenen Notfalldienst-Tagen auch außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit einsetzen — die Stunden zählen trotzdem.

Beispiel: Notdienst-Wochenende mit Zuschlägen

Die Praxis ist am Wochenende im Notdienst eingeteilt. Eine Vollzeit-MFA (Stundensatz 17,96 €, Tarifvertrag vereinbart) arbeitet zusätzlich zu ihren 38,5 Stunden:

Arbeitszeitrechtlich braucht die MFA für den Sonntagseinsatz innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Halten Sie bei jeder Überstunde fest, an welchem Tag sie von wann bis wann geleistet wurde, aus welchem Anlass und wer sie angeordnet oder freigegeben hat — dann ist die Veranlassung später kein Streitpunkt.

Ein Arbeitszeitkonto hält fest, wie viele Stunden eine Beschäftigte mehr oder weniger gearbeitet hat, als vereinbart. Abgesehen von der Mindestlohn-Regel in § 2 Abs. 2 MiLoG regelt kein Gesetz Arbeitszeitkonten im Detail — maßgeblich ist die Vereinbarung im Arbeitsvertrag (oder Tarifvertrag). Diese Punkte sollte sie regeln:

Das BAG betont, dass der Abbau eines Kontos nicht spiegelbildlich zum Aufbau erfolgen muss und sich nach der zugrunde liegenden Vereinbarung richtet; ist nichts anderes vereinbart, kann der Arbeitgeber Freizeitausgleich auch einseitig festlegen (BAG, 20.11.2019 – 5 AZR 578/18).

Eine Vollzeit-MFA mit 38,5 Stunden und einem angenommenen Bruttogehalt von 3.000 € pro Monat; der Tarifvertrag ist vereinbart. Ihr Stundensatz nach Tarif: 3.000 € ÷ 167 = rund 17,96 €.

1. 1KW 13: Die 4 Stunden aus KW 10 werden innerhalb von 4 Wochen 1:1 durch Freizeit ausgeglichen. Kein Zuschlag.
2. 2Die 3 Stunden aus KW 11 bleiben stehen. Werden sie bis spätestens KW 23 (12 Wochen) nicht ausgeglichen, sind es Überstunden mit 25 % Zuschlag.
3. 3Auszahlung: 3 × 17,96 € × 1,25 = 67,35 € brutto.
4. 4Oder Freizeit: 3 Stunden × 1,25 = 3,75 Stunden frei.
5. 5Arbeitszeitgesetz: 42,5 Stunden in KW 10 bei fünf Arbeitstagen sind 8,5 Stunden am Tag — erlaubt, aber die halbe Stunde über 8 muss jeweils nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet werden.

Dieselben 3 Stunden bei einer Teilzeit-MFA mit 25 Wochenstunden: Nach § 14 Abs. 4 MTV MFA fällt der Zuschlag schon an, weil sie ihre individuelle Arbeitszeit überschreitet — bei gleichem Stundensatz also ebenfalls 67,35 € brutto.

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden (BAG, 20.11.2019 – 5 AZR 578/18): Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses wird das Arbeitszeitkonto geschlossen, ein Freizeitausgleich ist dann nicht mehr möglich. Wer ein Arbeitszeitkonto einrichtet, vereinbart — wenn nichts anderes geregelt ist — stillschweigend, dass es spätestens zum Ende auszugleichen ist. Ein Guthaben, das bis dahin nicht durch Freizeit abgebaut wurde, ist in Geld auszuzahlen.

• Abbau in der Kündigungsfrist: möglich, wenn die Vereinbarung es zulässt — die Praxis kann Freizeitausgleich festlegen.
• Freistellung reicht nicht automatisch: Wird die MFA bis zum Ende freigestellt, ist das Konto nur dann abgebaut, wenn für sie erkennbar ist, dass die Freistellung auch dem Abbau des Guthabens dient. Schreiben Sie das ausdrücklich in die Freistellungserklärung oder den Aufhebungsvertrag.
• Urlaub getrennt behandeln: Resturlaub, der wegen des Endes nicht mehr genommen werden kann, ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten — siehe Urlaubsanspruch berechnen.
• Minusstunden: Ob die Praxis sie verrechnen darf, hängt von der Vereinbarung ab. Regeln Sie das schriftlich.

Die meisten Streitigkeiten um Überstunden entstehen, weil niemand den Kontostand kennt. Drei Gewohnheiten helfen:

1. 1Monatlich den Saldo jeder Mitarbeiterin prüfen und freigeben — oder begründet widersprechen.
2. 2Abbau früh planen, nicht erst im Dezember: geplante Ausgleichstage in den Urlaubskalender eintragen.
3. 3Bei Tarifbindung die 4-bis-12-Wochen-Frist im Blick behalten, damit kein Zuschlag aus Versehen entsteht.

In PraxisZeit sieht jede Mitarbeiterin ihren Saldo bis zum letzten abgeschlossenen Arbeitstag und eine Prognose zum Jahresende: Vom aktuellen Saldo wird das Tagessoll aller bereits gebuchten künftigen Ausgleichstage abgezogen. Die Formel und alle Sonderfälle sind öffentlich beschrieben unter So rechnet PraxisZeit. Wie die Zeiten überhaupt erfasst werden müssen, steht im Artikel Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis.

• BAG, Urteil vom 04.05.2022 – 5 AZR 359/21 (Überstundenvergütung, Darlegungslast)
• BAG, Urteil vom 20.11.2019 – 5 AZR 578/18 (Abgeltung des Arbeitszeitkontos)
• Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ab 01.01.2025 (BLÄK)
• FAQ zum Gehaltstarifvertrag für MFA vom 13.12.2024 (Bundesärztekammer)
• § 3 Arbeitszeitgesetz (Arbeitszeit der Arbeitnehmer)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (Aushang und Arbeitszeitnachweise)
• § 2 Mindestlohngesetz (Fälligkeit, Arbeitszeitkonto)
• § 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (Verbot der Diskriminierung)

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.