Dienstplan in der Arztpraxis: Wochenplan erstellen, Mindestbesetzung sichern

Ein Dienstplan beantwortet für jede Woche drei Fragen: Wer arbeitet wann, an welchem Arbeitsplatz, und reicht das? In einer Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder Therapiepraxis heißt „reicht das" vor allem: Ist der Tresen während der Sprechzeiten immer besetzt, steht für Blutentnahmen, Assistenz und Telefon genug Personal bereit, und sind Auszubildende, Teilzeitkräfte und Minijobs so eingeplant, wie es ihre Verträge vorsehen?

Rechtlich ist der Dienstplan eine Weisung der Praxisleitung zur Lage der Arbeitszeit. Er muss das Arbeitszeitgesetz einhalten, die Berufsschule von Auszubildenden berücksichtigen und — falls vorhanden — mit dem Betriebsrat abgestimmt sein. Und er ersetzt nicht die Zeiterfassung: Was tatsächlich gearbeitet wurde, müssen Sie gesondert aufzeichnen. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie einen Wochenplan Schritt für Schritt aufbauen, und enthält ein durchgerechnetes Beispiel.

Sprechzeiten sind nicht Besetzungszeiten

Der häufigste Planungsfehler: Die Dienstzeiten werden aus den Sprechzeiten abgeschrieben. Tatsächlich beginnt die Arbeit vorher — Rechner hochfahren, Labor vorbereiten, Anrufbeantworter abhören — und endet später, wenn die letzten Patientinnen gegangen, Proben verschickt und Räume aufbereitet sind. Planen Sie deshalb für jedes Zeitfenster eine Vor- und Nachlaufzeit ein, zum Beispiel 15 Minuten vor und nach der Sprechstunde. Sonst entstehen Tag für Tag Minuten, die niemand geplant hat, die aber Arbeitszeit sind.

Arbeitsplätze statt nur Namen

Ein Plan, der nur „Anna 8–12" sagt, beantwortet nicht, ob jemand am Empfang sitzt. Definieren Sie die Arbeitsplätze Ihrer Praxis und teilen Sie Personen diesen Arbeitsplätzen zu. Typisch sind:

• Tresen / Anmeldung: Patientenaufnahme, Telefon, Terminvergabe, Rezepte.
• Labor / Blutentnahme: oft nur in den Morgenstunden nötig.
• Behandlung / Assistenz: Assistenz bei Untersuchungen, EKG, Verbände; in der Zahnarztpraxis Stuhlassistenz je Behandlungszimmer.
• Backoffice: Abrechnung, Post, Hygiene und Aufbereitung, Bestellwesen.

Mindestbesetzung je Zeitfenster

Legen Sie für jeden Arbeitsplatz fest, wie viele Personen in welchem Zeitfenster mindestens da sein müssen: etwa „Tresen: 1 Person während aller Sprechzeiten, montags von 8 bis 10 Uhr 2 Personen" oder „Labor: 1 Person von 8 bis 10 Uhr". Diese Zahlen sind der Maßstab, an dem Sie jeden Plan prüfen. Zusätzlich lohnt ein Blick darauf, wer für welchen Arbeitsplatz eingewiesen ist — eine neue Kollegin am Tresen ist in der ersten Woche nicht dasselbe wie eine erfahrene MFA.

Feste Größen, die zuerst in den Plan gehören

• Berufsschultage der Auszubildenden — sie sind gesetzlich freizustellen.
• Vertraglich festgelegte Zeiten von Teilzeitkräften, etwa „nur vormittags" oder „nicht freitags".
• Minijobs mit fester Stundenzahl — mehr dazu unter Minijob in der Arztpraxis.
• Genehmigter Urlaub und bekannte Abwesenheiten wie Fortbildungen.
• Geteilte Dienste mit Mittagspause zwischen Vormittags- und Nachmittagssprechstunde — mit klar festgelegter Pause.

Ein eigenes „Dienstplangesetz" gibt es nicht. Der Rahmen ergibt sich aus mehreren Vorschriften, die Sie kennen sollten:

Weisungsrecht und billiges Ermessen

Nach § 106 GewO kann die Praxisleitung die Zeit der Arbeitsleistung „nach billigem Ermessen näher bestimmen", soweit sie nicht durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, anwendbaren Tarifvertrag oder Gesetz festgelegt ist. Steht im Vertrag „Arbeitszeit montags bis mittwochs vormittags", können Sie die Kollegin nicht per Dienstplan auf den Donnerstagnachmittag setzen. Billiges Ermessen heißt außerdem, dass Sie die berechtigten Interessen der Beschäftigten mit abwägen — Kinderbetreuung, Pflege von Angehörigen, eine zweite Beschäftigung. Auf Behinderungen ist nach § 106 Satz 3 GewO ausdrücklich Rücksicht zu nehmen.

Betriebsrat

Hat Ihre Praxis oder Ihr MVZ einen Betriebsrat, können Sie Dienstpläne nicht allein festlegen: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Pausen und die Verteilung auf die Wochentage sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig, Überstunden nach Nr. 3. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Grundsätze und Fristen der Dienstplanung regelt. Ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt.

Arbeitszeitgesetz

Für den Dienstplan sind vor allem drei Grenzen relevant: höchstens 8 Stunden je Werktag (mit Ausgleich bis zu 10), im Voraus feststehende Pausen und 11 Stunden Ruhezeit. Die Ruhezeit beginnt nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit — wer nach der Abendsprechstunde um 19:30 Uhr geht, darf am nächsten Morgen frühestens um 6:30 Uhr anfangen. Die lange Mittagspause eines geteilten Dienstes zählt dabei nicht als Ruhezeit. Alle Details mit Rechenbeispielen stehen im Artikel Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis.

Arbeit auf Abruf

Planen Sie Aushilfen „nach Bedarf" ein, liegt oft Arbeit auf Abruf im Sinne von § 12 TzBfG vor. Dann muss die Vereinbarung eine bestimmte wöchentliche und tägliche Arbeitszeit festlegen, und die Beschäftigten sind nur zur Arbeit verpflichtet, wenn Sie ihnen die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilen und der Einsatz im vereinbarten Zeitrahmen liegt. Ein Anruf am Montagmorgen „Können Sie heute einspringen?" ist erlaubt — verpflichtet aber niemanden.

Auszubildende und Berufsschule

§ 15 BBiG gilt für alle Auszubildenden, unabhängig vom Alter: Sie dürfen vor einem Berufsschulunterricht, der vor 9 Uhr beginnt, nicht beschäftigt werden und sind für den Unterricht freizustellen. An einem Berufsschultag mit mehr als fünf Unterrichtsstunden von mindestens je 45 Minuten sind sie einmal pro Woche ganz freizustellen; dieser Tag wird mit der durchschnittlichen täglichen Ausbildungszeit angerechnet. Bei kürzeren Berufsschultagen wird die Unterrichtszeit einschließlich Pausen und notwendiger Wegezeiten zwischen Schule und Praxis angerechnet — die Auszubildende kann danach also noch in die Praxis kommen, aber nur mit der verbleibenden Zeit. Für Auszubildende unter 18 gilt nach § 15 Abs. 3 BBiG das Jugendarbeitsschutzgesetz (Berufsschule: § 9 JArbSchG) mit zusätzlichen Grenzen bei Tagesarbeitszeit, Pausen und Freizeit.

1. 1Besetzungsbedarf festlegen: Sprechzeiten plus Vor- und Nachlauf je Tag notieren, Arbeitsplätze definieren und für jedes Zeitfenster die Mindestbesetzung eintragen.
2. 2Feste Größen eintragen: Berufsschultage, vertraglich festgelegte Arbeitstage, genehmigten Urlaub und Fortbildungen zuerst — sie sind nicht verhandelbar.
3. 3Kernbesetzung planen: Für die Zeitfenster mit dem höchsten Bedarf (meist Montagvormittag und die Blutentnahme-Zeit) zuerst die erfahrenen und eingewiesenen Personen einteilen.
4. 4Restliche Stunden verteilen: Teilzeit- und Minijobkräfte so einplanen, dass ihre vertraglichen Stunden erreicht, aber nicht überschritten werden.
5. 5Pausen fest eintragen: Bei geteilten Diensten die Mittagspause mit Uhrzeit, bei durchgehenden Diensten über 6 Stunden eine feste Pause von mindestens 30 Minuten.
6. 6Gegenprüfen: Je Zeitfenster Ist- gegen Mindestbesetzung; je Person Wochenstunden gegen Vertrag, Tageshöchstzeit, Pausen und 11 Stunden Ruhezeit zum Folgetag.
7. 7Veröffentlichen und ablegen: Plan rechtzeitig aushängen oder digital bereitstellen; Änderungen nachvollziehbar festhalten.

Eine Hausarztpraxis hat montags, dienstags und donnerstags von 8 bis 12 Uhr und von 15 bis 18 Uhr Sprechstunde, mittwochs und freitags von 8 bis 12:30 Uhr. Mindestbesetzung: Tresen 1 Person und Assistenz 1 Person während aller Sprechzeiten, Labor 1 Person von 8 bis 10 Uhr. Das Team: Anna (MFA, 38,5 Stunden), Ben (MFA, 30 Stunden), Carla (Auszubildende, 19 Jahre, Berufsschule dienstags mit mehr als fünf Unterrichtsstunden) und Dana (Minijob am Empfang, montags und donnerstags nachmittags).

Labor bedeutet hier: Blutentnahme bis 10 Uhr, danach wechselt die Person zur Assistenz bzw. am Freitag an den Tresen. Die Vorlaufzeit von 15 bis 30 Minuten ist in allen Diensten enthalten, die Nachlaufzeit in allen, die bis zum Ende der Sprechstunde gehen.

Prüfung der Mindestbesetzung

Der Plan deckt eine Lücke auf: Dienstag ist Berufsschultag, und von 8 bis 10 Uhr stehen nur zwei Personen für drei Arbeitsplätze zur Verfügung. Mögliche Lösungen sind, dienstags die Blutentnahme auf eine Stunde zu verkürzen, in dieser Zeit keine assistenzpflichtigen Termine zu vergeben oder Dana als zusätzlichen Termin anzufragen — bei Arbeit auf Abruf mindestens vier Tage im Voraus und nur, wenn ihre vereinbarte Stundenzahl das zulässt.

Prüfung je Person

• Höchstarbeitszeit: Einige Tage liegen leicht über 8 Stunden: bei Anna Montag, Dienstag und Donnerstag mit 8:15 und Mittwoch mit 8:30 Stunden, bei Ben Dienstag und Donnerstag mit 8:15. Das erlaubt § 3 ArbZG bis zu 10 Stunden, solange im Durchschnitt von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden je Werktag nicht überschritten werden — bei 38,5 bzw. 30 Wochenstunden ist das der Fall, ein Tag über 10 Stunden wäre es nie.
• Pausen: Mittwochs hat Anna zwischen 12:45 und 13:30 Uhr 45 Minuten Pause — mehr als die nötigen 30 Minuten bei über 6 bis 9 Stunden, und kein Block ist länger als 6 Stunden. An den geteilten Tagen liegen 2:30 Stunden Mittagspause dazwischen.
• Ruhezeit: Der späteste Dienst endet um 18:15 Uhr, der früheste beginnt um 7:30 Uhr. Dazwischen liegen 13:15 Stunden — mehr als die 11 Stunden nach § 5 ArbZG.
• Vertragsstunden: Anna 38:30, Ben 30:00 und Dana 7:00 Stunden passen. Bei Carla wird der Berufsschultag mit der durchschnittlichen täglichen Ausbildungszeit angerechnet; bei 38,5 Stunden an fünf Tagen sind das 7:42 Stunden, zusammen also 36:42. Die fehlenden 1:48 Stunden müssen noch eingeplant werden, etwa als zusätzliche Lernzeit unter Anleitung.

Der beste Wochenplan hält nur, bis die erste Kollegin krank wird. Bauen Sie deshalb die Vertretung schon in die Planung ein, statt sie jeden Morgen neu zu improvisieren:

• Vertretungsmatrix: Für jeden Arbeitsplatz mindestens zwei Personen, die eingewiesen sind. Wer nur den Tresen kann, kann im Labor nicht einspringen.
• Urlaubsplanung mit Besetzungsblick: Urlaubsanträge gegen die Mindestbesetzung prüfen, bevor Sie sie genehmigen — vor allem in den Schulferien.
• Notfallregel bei Krankheit: Vorher festlegen, welche Leistungen bei Unterbesetzung zuerst entfallen (etwa planbare Check-ups) und wer Patientinnen umbestellt.
• Mehrarbeit sauber behandeln: Wer einspringt, macht oft Überstunden. Die gehören auf das Arbeitszeitkonto und nicht in eine Schattenliste — siehe Überstunden und Arbeitszeitkonto.

Auch beim Einspringen gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: Wer nach einem Spätdienst den Frühdienst einer erkrankten Kollegin übernimmt, unterschreitet schnell die 11 Stunden Ruhezeit. Prüfen Sie jede Vertretung deshalb auch gegen den Vortag und den Folgetag.

Ein verbreitetes Missverständnis: „Wir haben einen Dienstplan, also ist die Arbeitszeit dokumentiert." Das stimmt nicht. Der Dienstplan ist eine Planung — er sagt, wann gearbeitet werden soll. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Gemeint ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, einschließlich Überstunden.

Ein Plan kann allenfalls Ausgangspunkt sein — etwa wenn die Mitarbeiterin die geplanten Zeiten bestätigt und jede Abweichung einträgt. Praktischer ist eine getrennte Erfassung per Stempeluhr oder Stundenzettel. Wie Sie das umsetzen, erklärt der Artikel Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis.

Für eine Tabelle als Vorlage genügen wenige Spalten: Datum, Person, Arbeitsplatz, Beginn, Ende, Pause und Bemerkung. Ein zweites Tabellenblatt mit den Zeitfenstern und der Mindestbesetzung je Arbeitsplatz macht Lücken sichtbar. Welche Software-Lösungen es für die Zeiterfassung in Praxen gibt, vergleicht der Artikel Zeiterfassung in der Arztpraxis im Vergleich.

Schichtplanung in PraxisZeit

PraxisZeit bringt ein optionales Modul „Schichtplanung" mit, das die Administration unter Einstellungen → Schichtplanung einschaltet. Sie legen Standorte und farbige Arbeitsplätze an, pflegen mehrere benannte Wochenpläne (etwa „Normalzustand" und „Schulferien") mit Zeitslots und optionaler Mindestbesetzung und teilen Personen per Drag & Drop im 15-Minuten-Raster ein. Unterbesetzte Slots und Einteilungen ohne Einweisung werden als Hinweis markiert; der Plan lässt sich als PDF drucken, und jede Mitarbeiterin sieht ihre Einteilung des Tages auf dem Dashboard. Wichtig: Die Schichtplanung ist ein reines Planungswerkzeug. Sie verändert keine Soll- oder Ist-Stunden und löst keine Arbeitszeitgesetz-Prüfung aus — das übernimmt die getrennte Zeiterfassung, in der sich geteilte Dienste mit bis zu drei Arbeitszeit-Blöcken je Wochentag (Montag bis Freitag) abbilden lassen.

• Arbeitsplätze definiert und Mindestbesetzung je Zeitfenster festgelegt.
• Vor- und Nachlaufzeiten der Sprechstunden eingeplant.
• Berufsschultage, vertragliche Arbeitszeiten, Urlaub und Fortbildungen zuerst eingetragen.
• Jede Person höchstens 8 Stunden am Tag, mehr nur mit Ausgleich auf durchschnittlich 8 Stunden.
• Pausen mit Uhrzeit im Plan: 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden, 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden.
• 11 Stunden Ruhezeit zwischen Dienstende und nächstem Dienstbeginn, auch bei Vertretungen.
• Wochenstunden je Person mit Arbeits- oder Ausbildungsvertrag abgeglichen.
• Bei Arbeit auf Abruf: Einsatz mindestens vier Tage vorher mitgeteilt.
• Für jeden Arbeitsplatz mindestens zwei eingewiesene Personen.
• Falls ein Betriebsrat besteht: Mitbestimmung eingeholt.
• Tatsächliche Arbeitszeit getrennt vom Plan erfasst.

• § 106 Gewerbeordnung (Weisungsrecht des Arbeitgebers)
• § 3 Arbeitszeitgesetz (Arbeitszeit der Arbeitnehmer)
• § 4 Arbeitszeitgesetz (Ruhepausen)
• § 5 Arbeitszeitgesetz (Ruhezeit)
• § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (Arbeit auf Abruf)
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz (Mitbestimmungsrechte)
• § 15 Berufsbildungsgesetz (Freistellung, Anrechnung)
• § 9 Jugendarbeitsschutzgesetz (Berufsschule)
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung)

Dieser Ratgeber gibt einen sorgfältig recherchierten Überblick, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Kammer.